formateur informatique

Opération commerciale, exercice Word débutant

Accueil  >  Bureautique  >  Word  >  Word Débutant  >  Opération commerciale, exercice Word débutant
Livres à télécharger


Pour partager cette vidéo sur les réseaux sociaux, voici son url absolue :

Pour l'intégrer sur votre site internet ou blog, vous pouvez l'embarquer :

Sujets et formations similaires :


Exercice Word débutant : Opération commerciale

Ce troisième exercice Word, niveau débutant, est l'occasion de peaufiner l'apprentissage des techniques de mise en forme et de mise en page. Forts des acquis précédemment consolidés, nous proposons de franchir de nouveaux paliers.

Document commercial Word à reproduire par mise en forme et mise en page



La capture ci-dessus expose le modèle finalisé à atteindre. Nous y retrouvons des mises en forme classiques avec quelques réglages de mise en page, destinés à bien équilibrer le courrier. A cela, nous devons additionner les techniques de mise en forme par les bordures et les trames. L'objectif est de produire un document commercial clair et percutant.

Source et présentation de la problématique
Pour réaliser ces travaux, nous proposons bien entendu de récupérer le texte, afin de concentrer nos efforts sur les méthodes à assimiler. Nous récupérons en effet le contenu textuel du document commercial, logiquement dénué de toute mise en forme et de toute mise en page.

Outils de conception
Comme vous le savez désormais pertinemment, le premier réflexe avant de débuter la conception d'un ouvrage professionnel, est d'afficher les caractères masqués.
  • Cliquer sur le bouton Afficher tout dans la section Paragraphe du ruban Accueil,
Afficher tous les caractères masqués en conception de document professionnel Word

Nous visualisons ainsi les actions utilisateur qui renseignent sur la structure du document. Chaque paragraphe est clairement ponctué par cette marque de paragraphe, encerclée de rouge à trois reprises sur la capture ci-dessus. Cette notion de paragraphe est fondamentale pour les options de mise en forme, puisque de nombreux réglages y sont liés. Souvenez-vous, un nouveau paragraphe est créé dès lors que le concepteur enfonce la touche Entrée, engendrant ainsi une rupture dans le flux des informations. Une ligne vierge est elle aussi un paragraphe à part entière dans la mesure où elle a été créée de la sorte.

Règles et marques de paragraphes en conception du document Word

Pour nos réglages de mise en page, les règles doivent être présentes. La règle horizontale, située au-dessus du document, offre des outils précieux. Il s'agit des retraits matérialisés par des petits curseurs situés aux extrémités. Les retraits permettent de réaliser des décalages pour offrir des ajustements et présentations bien calibrés. Si ces règles ne sont pas visibles, vous devez les afficher :
  • Cliquer sur l'onglet Affichage en haut de la fenêtre Word pour activer son ruban,
  • Dans la section Afficher du ruban, cocher la case Règle,
A 0 cm sur la règle, vous notez la présence du retrait gauche. Souvenez-vous, il se décompose en trois outils, selon la partie sélectionnée : Retrait de première ligne par le haut, retrait négatif par le milieu et retrait gauche par le bas.



Construction chronologique
Jusqu'à présent, nous avons décomposé nos travaux en deux parties. Nous nous soucions dans un premier temps de régler les attributs de police, pour les regrouper dans la mesure du possible. Et puis, nous réalisions ensuite les travaux de mise en forme de paragraphes mêlés aux réglages de page, comme ceux des retraits.

Ici, nous proposons une démarche différente. Les réglages à reproduire demeurent relativement simples. Nous possédons désormais quelques bases solides. Donc, nous allons réaliser tous les réglages à la fois, en prenant les paragraphes dans l'ordre où ils interviennent.

Il s'agit néanmoins de parvenir à reproduire quelques mises en valeur spécifiques, pour honorer la vocation de ce document commercial. Nous devons produire un résultat percutant et alléchant.

Les trois premiers paragraphes (de Pôle Technologique à 06000 NICE) possèdent des attributs de mise en page et de mise en forme communs. Tout en conservant leur alignement à gauche, ils doivent être décalés à 10 cm sur la droite. De plus, l'espace naturel entre chacune des lignes doit disparaitre.
  • Sélectionner ces trois paragraphes en cliquant et glissant en regard dans la marge gauche,
  • Sur la règle, glisser le curseur du retrait gauche, par sa base inférieure, à 10 cm,
Décaler les paragraphes sur la droite du document Word grâce au retrait gauche sur la règle horizontale
  • Dans la section Paragraphe du ruban Accueil, cliquer sur le bouton Interligne et espacement,
  • Tout en bas de la liste qui apparaît, choisir Supprimer l'espace après le paragraphe,
Rapprocher les paragraphes Word en supprimant espaces entre les lignes

Comme vous le constatez, les trois paragraphes sélectionnés apparaissent désormais rapprochés ou resserrés. L'espace naturel entre chacun a disparu. Cette présentation est plus conventionnelle pour un bloc d'adresse. Et par définition, un bloc d'adresse doit aussi se démarquer par une mise en forme de texte explicitement différente. Les caractères doivent être grossis. De plus, le premier des trois paragraphes doit apparaître en gras.
  • Cliquer dans la marge gauche en regard du premier paragraphe pour le sélectionner seul,
  • Réaliser le raccourci clavier CTRL + G pour le mettre en gras,
  • Dans la zone Taille de police du ruban Accueil, saisir le nombre 13,
  • Puis, valider la saisie par la touche Entrée du clavier,
Mise en forme du titre dans bloc adresse du document commercial Word

Comme cette taille de police n'est pas proposée dans les choix par défaut, si vous ne validez pas la saisie par la touche Entrée, la valeur n'est pas prise en compte.
  • Sélectionner désormais les deux paragraphes du dessous en glissant depuis la marge gauche,
  • Puis, cliquer une fois sur le bouton Augmenter la taille de la police,
Les deux paragraphes passent de la taille 11 pt à 12 pt. Ce bouton est matérialisé par un A majuscule. Il est placé à droite de la zone taille de police, dans la section Police du ruban Accueil. Il permet d'augmenter la taille des caractères par clics successifs. Son raccourci clavier que nous avions déjà évoqué est : CTRL + MAJ + >. Sur sa droite, le bouton Diminuer la taille de la police permet l'action inverse. Son raccourci est : CTRL + <. Bien sûr, nous aurions aussi pu choisir la taille directement depuis la liste déroulante Taille de la police. Word propose toujours plusieurs méthodes pour parvenir au même résultat. A nous de choisir la plus appropriée, selon le contexte et les affinités.

Les deux paragraphes qui suivent représentent l'objet de la démarche. Ils font office d'accroche. Ils doivent certes êtres mis en valeur. Mais nous devons aussi les détacher du bloc d'adresse pour aérer la présentation. Nous pourrions bien sûr ajouter un espace avant le paragraphe suivant, en adaptant sa taille. Mais dans le contexte d'un courrier classique, ne présentant pas de difficulté particulière ou de contenu trop dense à ajuster sur une seule et même page, nous pouvons nous permettre certaines approximations. Et donc, nous proposons simplement d'intercaler des paragraphes vierges.
  • Cliquer au début du quatrième paragraphe pour placer le point d'insertion devant la lettre O,
  • Enfoncer deux fois la touche Entrée du clavier pour créer deux paragraphes vierges,
  • Cliquer dans sa marge pour le sélectionner intégralement,
  • Cliquer sur le bouton Augmenter la taille de la police dans le ruban Accueil,
  • Réaliser le raccourci clavier CTRL + G suivi du raccourci CTRL + U,
  • Cliquer sur le bouton Interligne et espacement dans le ruban Accueil,
  • En bas de la liste, choisir Supprimer l'espace après le paragraphe,
Régler les mises en forme de police et de paragraphe Word

Nous obtenons un paragraphe collé au suivant, en taille 12 pt, souligné et en gras. Pour rappel, le point d'insertion est matérialisé par une petite barre verticale qui clignote, positionnée à l'endroit du dernier clic. Il indique l'emplacement précis à partir duquel la saisie doit reprendre.

Remarque : Vous notez la présence de guillemets disgracieux encadrant le texte Portes ouvertes. La formation Word sur les préférences de saisie, explique comment paramétrer l'environnement afin d'obtenir des guillemets droits classiques au cours de la frappe.
  • Placer ce point d'insertion devant le paragraphe suivant : Messieurs,
  • Enfoncer la touche Entrée du clavier pour créer une ligne vide de séparation,
Certains des paragraphes suivants proposent un alignement spécial. Ils sont justifiés. La justification permet d'adapter l'espace entre les mots, pour équilibrer au mieux les blocs de texte dans la largeur de la page. La dernière ligne d'un paragraphe n'est jamais impactée par cet alignement. En effet, si elle n'est composée que de deux mots, ils ne peuvent et ne doivent pas être répartis sur la largeur. Par conséquent, un paragraphe d'une ligne n'est pas concerné non plus. A des fins d'optimisation, nous proposons de justifier l'ensemble des paragraphes qui suivent. Chronologiquement, nous devrons de toutes façons adapter ceux qui proposent des mises en forme spécifiques dont les alignements.
  • Placer le point d'insertion au tout début du paragraphe suivant, avant : La société,
  • Puis, tout en maintenant la touche MAJ enfoncée, cliquer à la fin du paragraphe se terminant par : nos salutations distinguées,
  • Réaliser alors le raccourci clavier CTRL + J,
Justifier les paragraphes Word de textes denses pour une présentation équilibrée et harmonieuse

Pour justifier les paragraphes sélectionnés, vous pouvez aussi cliquer sur le bouton Justifier, dans la section Paragraphe du ruban Accueil. Pour rappel, la touche Maj est généralement matérialisée par une flèche verticale dirigée vers le haut. Elle est située au-dessus de la touche CTRL. Sa désignation anglaise est Shift.

Quoiqu'il en soit, les paragraphes semblent désormais répartis de façon plus harmonieuse sur la largeur de la page. Et comme vous le constatez, les paragraphes composés d'une seule ligne n'ont pas été impactés.

Deux termes apparaissent en gras dans les deux premiers paragraphes de cette sélection (Mirmaille Tech et M3DTech). Nous pouvons optimiser la mise en valeur en les regroupant dans la même sélection. Le premier terme est composé de deux mots. Nous proposons de répliquer une technique efficace de sélection précise.
  • Cliquer devant le M de Mirmaille Tech pour y placer le point d'insertion,
  • Avec la touche MAJ enfoncée, cliquer juste après le h de Mirmaille Tech,
  • Relâcher la touche MAJ,
Vous constatez que les mots de la première expression sont parfaitement et précisément sélectionnés. Mais ce n'est pas fini, nous devons compléter cette sélection.
  • En maintenant la touche CTRL enfoncée, double cliquer dans le mot M3DTech,
  • Réaliser alors le raccourci CTRL + G pour passer les termes sélectionnés en gras,
Il s'agit de techniques professionnelles et efficaces que nous avons apprises et exploitées au cours des exercices précédents. Le double clic au milieu des lettres d'un mot permet de sélectionner rapidement ce dernier. La touche CTRL maintenue enfoncée, permet d'additionner des sélections pour les regrouper et optimiser les opérations de mise en forme.
  • Enregistrer les modifications (CTRL + S),
Vous pouvez aussi cliquer sur le symbole de la disquette dans la barre d'accès rapide. Cette dernière est située au-dessus des rubans. Rappelez-vous, un raccourci clavier se réalise généralement avec la touche CTRL suivie de la première lettre du mot américain désignant l'action à accomplir : CTRL + Save, CTRL + Print, CTRL + Underline, etc... Mais parfois cette lettre est déjà empruntée par un autre raccourci. Il en faut donc une autre.

Regrouper la mise en forme de plusieurs textes dans Word par des sélections précises et rapides

Les deux paragraphes suivants (De : Mardi 04 à Sophia Antipolis), malgré leur aspect sensiblement différent, présentent des similitudes. Nous proposons donc de grouper les opérations communes. Puis, nous les traiterons spécifiquement et indépendamment. Ils sont tous deux centrés sur la largeur de la page, apparaissent en gras et en taille 14 pt.
  • Sélectionner ces deux paragraphes en cliquant et glissant depuis la marge gauche,
  • Réaliser successivement les raccourcis CTRL + G et CTRL + E,
Souvenez-vous, le raccourci CTRL + E, comme le rappelle l'info-bulle de son bouton, permet de centrer les paragraphes sélectionnés. Cet alignement centré dépend de la position du retrait gauche et du retrait droit sur la règle. Comme ils n'ont pas été déplacés, ils sont situés aux extrémités. De fait, les deux paragraphes sont centrés sur la largeur du document. La taille de police peut aussi être réglée au clavier (CTRL + MAJ + >). Si vous jugez ce raccourci trop complexe, il est préférable de passer par le ruban.
  • Cliquer deux fois de suite sur le bouton Augmenter la taille de la police,
Centrer les paragraphes Word sélectionnés sur la largeur de la page

Les réglages communs sont terminés. Le premier des deux paragraphes est finalisé. Le second en revanche doit proposer une trame de fond. A l'instar des bordures, la largeur des trames dépend de la position des retraits. Comme vous le constatez en consultant le modèle finalisé, cette trame doit s'étendre sur la largeur du document. Donc, la position des retraits ne doit pas être modifiée. En revanche, la couleur de police doit être adaptée pour faire ressortir l'information sur un arrière-plan foncé. De plus, l'espacement entre les caractères doit être augmenté. De cette manière, l'accroche occupe plus de place sur la largeur disponible. Il ne s'agit pas d'un alignement mais d'un réglage spécifique de police.
  • Cliquer dans la marge de ce second paragraphe pour le sélectionner,
  • Avec le bouton Couleur de Police du ruban Accueil, choisir un blanc pour le texte,
  • A l'aide du bouton Trame de fond dans la section Paragraphe, choisir un gris foncé,
Appliquer une trame de fond au paragraphe Word pour faire ressortir le titre

Nous nous rapprochons du résultat à atteindre. Pour un message percutant, comme nous l'avons dit, l'espace entre les caractères doit être agrandi. Le paragraphe étant toujours sélectionné :
  • Cliquer sur le petit bouton d'options situé en bas à droite de la section Police du ruban Accueil,
Options et réglages spécifiques de police

La boîte de dialogue des options spécifiques de police apparaît.
  • Activer l'onglet Paramètres avancés de la boîte de dialogue,
  • Dans la zone Espacement, choisir Etendu,
  • Puis, augmenter l'écart à 1,5 pt à l'aide de la zone située sur sa droite,
Vous constatez la présence d'un aperçu en bas de la boîte de dialogue. Il retranscrit l'effet des réglages sur une portion du texte sélectionné.
  • Valider ces paramètres en cliquant sur le bouton Ok,
Augmenter espace et distance entre les lettres du paragraphe Word sélectionné



Notre présentation commerciale commence à avoir du style. Nous nous rapprochons du but fixé par le modèle. Les éléments importants attirent immédiatement l'oeil. L'aspect global apparaît suffisamment aéré pour une consultation claire et agréable.

Sous le paragraphe suivant, les trois lignes doivent être énumérées. Il s'agit de faire ressortir les avantages commerciaux de façon explicite. Comme nous l'avons déjà appris, les listes énumérées par les puces, subissent un décalage qu'il est possible d'ajuster avec les curseurs des retraits.
  • Sélectionner ces trois paragraphes (De Imprimantes 3D à PC portables),
  • Puis, cliquer sur le bouton Puces dans la section Paragraphe du ruban Accueil,
Listes énumérées Word préfixées avec symbole graphique de puce

Le décalage n'est pas suffisant. De même, les puces ne correspondent pas à celles proposées par le modèle. Mais nous allons les conserver, elles sont plus avenantes. Dans l'exercice précédent, nous avions appris ces deux techniques. Les trois paragraphes étant toujours sélectionnés :
  • Glisser le curseur du retrait gauche, en le saisissant par sa base inférieure (Cf. capture ci-dessous), jusqu'à 2 cm sur la règle,
Décaler les listes à puces du bord de la page avec le retrait gauche sur la règle Word

De cette façon, vous devez constater que le curseur du retrait de première ligne (Situé au-dessus à gauche ici), suit le mouvement. Souvenez-vous, dans le contexte des listes à puces, le retrait de première ligne permet de définir la position des puces. Le retrait négatif permet de définir la position du texte par rapport à la puce. Le retrait gauche déplace les deux à la fois. De fait, nous avons augmenté le décalage de la liste énumérée par rapport au bord gauche du document.

Au fur et à mesure, nous atteignons la fin de ce document commercial. Quelques petits arrangements restent à réaliser. Le paragraphe qui suit cette liste énumérée (De Bénéficiera à 12 mois) est bordé. Mais cette bordure est spécifique. Elle n'est pas fermée sur les côtés. Souvenez-vous, la largeur d'une bordure dépend une fois encore, de la position des retraits. Ici, nous ne devons pas les toucher pour que la bordure s'étale sur la largeur du document.
  • Cliquer dans la marge de ce paragraphe pour le sélectionner,
  • Cliquer sur la flèche du bouton Bordures dans la section Paragraphe du ruban Accueil,
  • Tout en bas de la liste, choisir Bordure et trame,
Accéder aux options de bordures de paragraphes Word pour personnaliser les traits

Paramétrer style et emplacement des traits de bordure pour un paragraphe Word

Dans la boîte de dialogue qui suit, l'onglet Bordures doit être activé.
  • Choisir 1 pt dans la zone Largeur, en bas à gauche de la boîte de dialogue,
Les bordures du modèle imposent en effet une épaisseur plus importante que celle proposée par défaut. Dans la partie droite de la boîte de dialogue, un aperçu schématique est disponible pour rendre compte de l'emplacement des traits de bordure placés.
  • Sur cet aperçu, cliquer sur la partie supérieure puis sur la partie inférieure,
De fait, vous indiquez, comme l'illustre la capture ci-dessus, que la bordure est seulement composée de deux traits horizontaux. Il est aussi possible d'utiliser les boutons présents sur la gauche et en dessous de l'aperçu.
  • Cliquer ensuite sur le bouton Options en bas à droite de la boîte de dialogue,
  • Dans la nouvelle boîte de dialogue, régler les distances Haut et Bas sur 3 pt,
Aérer la présentation en augmentant la distance entre la bordure de paragraphe et le texte

De cette manière, nous augmentons la distance entre le texte et les bordures. Cette option permet d'aérer la présentation.
  • Cliquer sur Ok pour valider ces options de bordures,
  • De retour sur la première boîte de dialogue, cliquer sur Ok pour accepter tous les réglages,
  • De retour sur le document, réaliser les raccourcis CTRL + E puis CTRL + G,
Mise en forme paragraphe Word avec bordures ajustées et trame de fond

Ainsi, l'accroche de l'offre commerciale apparaît mise en valeur de façon évidente et attrayante. Le lecteur ne peut pas la rater. Sur l'exemple de la capture ci-dessus, le paragraphe est encore sélectionné. Cette surbrillance n'est pas une trame de fond.

Trois paragraphes restent à agencer. Nous allons commencer par le groupe des deux paragraphes du bloc de signature (De Le Directeur à FROISSARD). Ils doivent être décalés à droite. Et pour que le document soit bien équilibré, nous devons réaliser un retrait gauche identique à celui du bloc d'adresse, en haut du document.
  • Sélectionner ces deux paragraphes en glissant depuis la marge gauche,
  • Glisser le curseur du retrait gauche, par sa base inférieure, à 10 cm sur la règle,
  • Cliquer sur le bouton Interligne et espacement dans la section Paragraphe du ruban Accueil,
  • Tout en bas de la liste, choisir Supprimer l'espace après le paragraphe,
Retrait gauche sur bloc signature identique à décalage bloc adresse pour équilibrer document Word

Pour le premier de ces paragraphes, nous devons grossir la taille des caractères et appliquer un style gras.
  • Sélectionner seulement le premier des deux paragraphes précédents,
  • Réaliser le raccourci clavier CTRL + G,
  • Puis, cliquer sur le bouton Augmenter la taille de la police dans le ruban Accueil,
  • Cliquer ensuite devant le premier de ces deux paragraphes pour y placer le point d'insertion,
  • Enfoncer la touche Entrée du clavier à deux reprises pour créer deux paragraphes vierges,
Nous aérons ainsi la présentation en décollant le bloc de signature du reste du document.
  • Placer maintenant le point d'insertion devant le dernier paragraphe (P.J.),
  • Enfoncer deux fois la touche Entrée pour le séparer du bloc de signature,
  • Puis, sélectionner l'intégralité du paragraphe et réaliser le raccourci clavier CTRL + I,
La conception du document commercial est terminée. Dès lors, nous pouvons désactiver les caractères masqués.

Finalisation de la conception du courrier commercial Word

Nous obtenons un courrier professionnel bien équilibré et bien présenté. Les accroches commerciales sont percutantes. Le rendu final est fidèle au modèle qu'il s'agissait d'atteindre.

 
Sur Facebook
Sur G+
Sur Youtube
Les livres
Contact
Mentions légales



Partager la formation
Partager sur Facebook
Partager sur Google+
Partager sur Twitter
Partager sur LinkedIn