Extraire dans Excel avec l'intelligence artificielle

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AI - Copilot - GPT_EXTRACT

Avec l'avènement de l'intelligence artificielle dans Excel, il est bien loin le temps où il fallait se creuser la tête, parfois pendant des heures, pour arriver à bâtir des formules alambiquées capables d'analyser des données complexes.

Dans ce premier volet de nombreuses pérégrinations à venir dans les méandres de l'IA, nous allons démontrer les prouesses permises par la fonction GPT_EXTRACT.

Classeur Excel à télécharger
Pour débuter la découverte d'un monde fascinant, nous suggérons d'appuyer ces premiers travaux sur un classeur Excel existant.

• Télécharger le fichier fractionner-adresse-postale-copilot.xlsx en cliquant sur ce lien,
• Double cliquer sur le fichier réceptionné pour l'ouvrir dans Excel,
• Puis, cliquer sur le bouton Activer la modification dans le bandeau de sécurité,

Nous découvrons un classeur fait de deux feuilles.

• En bas de la fenêtre Excel, cliquer sur l'onglet decouperAdresse-Autrefois,

Ainsi, nous activons la seconde feuille de ce classeur. Il s'agit d'une ancienne solution que nous avions bâtie pour parvenir à découper les informations d'adresses postales. Et nous allons redécouvrir comment nous avions été contraints de batailler autrefois, pour parvenir à nos moyens et automatiser le processus d'extraction.



Les adresses complètes sont livrées dans un second tableau sur la droite. Et nous avions décortiqué ces données avec pas moins de trois formules dans un premier tableau sur la gauche. Pour le début de l'adresse, nous avions bâti la syntaxe suivante :

=GAUCHE(H4; EQUIV(VRAI; ESTNUM(STXT(H4; LIGNE($1:$255); 6)*1); 0))

Pour le code postal, nous avions construit une autre syntaxe :

=STXT(H4; EQUIV(VRAI; ESTNUM(STXT(H4; LIGNE($1:$255); 6)*1); 0)+1; 5)

Et enfin une dernière pour la ville :

=STXT(H4; EQUIV(VRAI; ESTNUM(STXT(H4; LIGNE($1:$255); 6)*1);0)+6; 200)

Nous avions donc parcouru un chemin périlleux pour bâtir des formules qui ont de quoi donner mal à la tête.

Extraire intelligemment
Qu'en est-il désormais avec l'avènement de l'intelligence artificielle et notamment de cette fonction GPT_EXTRACT.

• En bas de la fenêtre Excel, cliquer sur l'onglet decouperAdresse,

Nous revenons ainsi sur la première feuille. Cette fois, les adresses complètes sont données dans un premier tableau. Les découpes sont attendues sur la droite dans un second tableau.



Et comme vous le constatez, nous avons travaillé les entêtes de ce tableau de manière à fournir des explications suffisamment claires à GPT. Nous souhaitons récupérer l'adresse placée avant le code postal, le code postal lui-même et la ville placée après le code postal.

• Cliquer sur la première case vide du second tableau pour sélectionner la cellule F4,
• Taper le symbole égal (=) pour débuter la construction de la formule,
• Inscrire la fonction d'extraction, suivie d'une parenthèse, soit : GPT_EXTRACT(,
• Désigner la première adresse à découper en cliquant sur la cellule D4,
• Enfoncer trois fois la touche F4 du clavier pour lagarder figée seulement en colonne : $D4,

En effet, nous allons répliquer ce calcul sur la droite et vers le bas.

• Taper un point-virgule (;) pour passer dans l'argument des explications,
• Désigner la première étiquette en cliquant sur sa cellule F3,
• Enfoncer deux fois la touche F4 du clavier pour la garder figée seulement en ligne : F$3,
• Fermer la parenthèse de la fonction GPT_EXTRACT,
• Puis, valider la formule par le raccourci clavier CTRL + Entrée,
• Tirer la poignée de la formule sur la droite jusqu'en colonne H,
• Puis, tirer la poignée de la sélection vers le bas jusqu'en ligne 11,

La magie opère avec une syntaxe on ne peut plus simple : =GPT_EXTRACT($D4;F$3), grâce à l'intelligence artificielle. Imaginez le gain de temps et la productivité en comparaison de l'ancienne méthode que nous avions bâtie autrefois.