Extraire les informations remarquables des chaînes de texte

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Extraire les informations remarquables

Dans le volet précédent, nous avons découvert la fonction intelligente GPT_EXTACT pour découper les informations d'adresses postales. La mise en oeuvre a été un grand succès tellement nous nous sommes aperçus à quel point le traitement des informations spécifiques devenait simple par rapport aux débauches d'énergie et d'imbrications de fonctions que nous étions obligés de mettre en place autrefois.

Dans ce nouveau chapitre, nous allons l'exploiter pour isoler des informations remarquables parsemées au milieu de différents textes, construits différemment.



Sur l'exemple illustré par la capture, nous travaillons à partir d'informations clients dans un tableau sur la gauche de la feuille. Ces chaînes ne suivent pas de construction logique. Les éléments importants peuvent s'y trouver éparpillés n'importe comment. Et pourtant sur la droite, nous parvenons à dénicher et à isoler dans des cellules indépendantes, toutes les données importantes pour chaque client. Et pour cela, nous allons le voir, il suffit de bâtir une formule GPT triviale.

Classeur Excel à télécharger
Nous suggérons d'appuyer la démonstration sur un classeur Excel existant.

• Télécharger le classeur extraire-remarquables.xlsx en cliquant sur ce lien,
• Double cliquer sur le fichier réceptionné pour l'ouvrir dans Excel,
• Puis, cliquer sur le bouton Activer la modification dans le bandeau de sécurité,

Nous retrouvons bien les deux tableaux de la présentation mais le second est fort naturellement vide à ce stade. En revanche, ses entêtes fournissent les indications que nous devrons transmettre à la fonction GPT pour exprimer ce que nous souhaitons extraire.

Isoler des données précises
La fonction GPT_EXTRACT peut accepter quatre paramètres. Les deux premiers sont essentiels. Tout d'abord, il s'agit de la chaîne de texte à traiter, tant qu'à faire représentée par une cellule. Il s'agit ensuite d'une indication, en langage courant, pour lui expliquer ce que nous souhaitons isoler.

• Cliquer sur la première case vide du second tableau pour sélectionner la cellule F4,
• Taper le symbole égal (=) pour débuter la construction de la formule,
• Inscrire la fonction intelligente d'extraction, suivie d'une parenthèse, soit : GPT_EXTRACT(,
• Désigner la première chaîne à traiter en cliquant sur la cellule B4,
• Enfoncer trois fois la touche F4 du clavier pour la figer en colonne, ce qui donne : $B4,

En effet, nous allons répliquer cette formule sur la droite pour extraire tour à tour le téléphone, le code postal, le mail et la ville.

• Taper un point-virgule (;) pour passer dans le deuxième argument de la fonction,
• Lui passer la première indication en cliquant sur la cellule F3,
• Enfoncer deux fois la touche F4 du clavier pour la figer seulement en ligne, soit : F$3,

En effet, nous allons aussi répliquer cette formule sur les lignes du dessous pour traiter tous les clients.

• Fermer la parenthèse de la fonction GPT_EXTRACT,
• Valider la formule par le raccourci clavier CTRL + Entrée,

De cette manière, nous conservons active la case du résultat pour l'exploiter dans l'enchaînement. Nous obtenons bien le premier numéro de téléphone.

• Tirer la poignée de ce résultat sur la droite jusqu'en colonne I,

Pour le premier client, nous identifions désormais clairement, le téléphone, le code postal, le Mail et la ville.

• Tirer alors la poignée de la sélection vers le bas jusqu'en ligne 10,

Le miracle s'accomplit sous vos yeux. Toutes les données remarquables sont parfaitement isolées pour chaque client, désormais prêtes à être traitées. Imaginez le gain de temps phénoménal que procure cette solution lorsqu'il s'agit de traiter des bases de données volumineuses.