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Automatiser la correction des défauts dans un document

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Corriger un document mal formé

Il arrive que l'on ait à poursuivre la construction d'un document Word offrant des défauts de conception. Pour aérer le document, les paragraphes vierges sont doublés par exemple, des sauts de ligne sont intercalés et des tabulations peuvent trainer. Il est possible d'intervenir sur ces éléments spéciaux pour les remplacer sur toute ou une partie du document.



Source et procédure
Pour la démonstration de cette nouvelle astuce, nous suggérons de récupérer un document présentant ces particularités. Nous découvrons un texte plutôt consistant composé de plusieurs paragraphes. Il s'agit du même que celui que nous avons exploité à l'occasion de la découverte de nombreuses astuces. Il a été inséré automatiquement grâce à la fonction Rand. Pour visualiser les défauts à corriger, les caractères masqués doivent impérativement être visibles. Ce sont eux qui permettent entre autres de déceler la présence des marques de paragraphes, sauts de ligne et tabulations. S'ils ne sont pas visibles dans votre document, vous devez cliquer sur le bouton Afficher tout dans la section Paragraphe du ruban Accueil.

Afficher les caractères masqués dans un document Word pour visualiser les actions au clavier et marques de paragraphes

Dans le premier paragraphe notamment, vous notez la présence inappropriée de deux tabulations entre deux phrases ( ...thème choisi.        Quand vous... ). Grâce aux caractères masqués, ces tabulations sont chacune matérialisées par une flèche horizontale orientée à droite. Au beau milieu du deuxième paragraphe, vous constatez la présence d'un retour à la ligne qui n'a pas sa place. Il impose une rupture non souhaitée à l'intérieur du paragraphe. Ce saut de ligne qui n'est pas le seul, est matérialisé par une flèche de retour vers le bas. Enfin, on peut remarquer que chaque paragraphe est séparé d'un autre par un paragraphe vierge. Ce sont les deux marques de paragraphe consécutives qui renseignent sur cet état. Ce type de construction n'est pas heureux. Nous l'avons appris, pour bien maîtriser sa mise en page avec Word, il est préférable de définir en amont l'espace devant séparer chaque paragraphe.

Défauts de conception dans le document Word visibles grâce aux caractères masqués

Nous l'avons dit, ces défauts de conception se multiplient dans ce document. Nous devons les corriger. Pour cela, nous devons supprimer les tabulations. Nous devons supprimer les sauts de ligne. Enfin, nous devons éliminer l'une des marques de paragraphe lorsqu'elles sont doublées. Et bien entendu, ces traitements doivent être automatisés. Il n'est pas question d'intervenir manuellement dans chaque paragraphe.



Remplacer les retours à la ligne
Il est question d'exploiter une technique dérivée du remplacement automatique que nous avions démontré à l'occasion d'une astuce pour appliquer globalement des attributs de format à des termes précis.
  • Réaliser le raccourci clavier CTRL + H,
Nous affichons ainsi la boîte de dialogue Rechercher et Remplacer.
  • Dans la zone Rechercher, enfoncer tout d'abord la touche de l'accent circonflexe,
Rien ne se produit pour l'instant. Usuellement, cet accent attend la voyelle à suivre qu'il doit recouvrir. Mais l'exploitation est dérivée ici.
  • Inscrire la lettre P, ce qui donne : ^p,
Ce code représente un retour à la ligne, soit une marque de paragraphe. Nous souhaitons remplacer la succession de deux retours à la ligne par un seul.
  • Dans la zone Rechercher, doubler ce code, soit : ^p^p,
  • Dans la zone Remplacer par, l'inscrire de nouveau mais une seule fois,
Automatiser le remplacement des retours à la ligne dans un document Word

Il est important de comprendre que nous allons agir sur tout le document puisque nous n'avons défini aucune sélection préalable.
  • Cliquer sur le bouton Remplacer tout pour procéder,
  • Puis, valider l'alerte et fermer la boîte de dialogue de recherche et de remplacement,
De retour sur le document, vous constatez que les paragraphes sont désormais délimités par une seule marque de paragraphe. Tous les doubles retours à la ligne ont été remplacés par un seul. Il s'agit donc d'une méthode surprenante mais particulièrement efficace pour automatiser la correction des défauts de conception dans un document Word.

Supprimer automatiquement les tabulations
Désormais, nous souhaitons supprimer les tabulations. Et c'est encore un code qui permet de les représenter.
  • Réaliser de nouveau le raccourci clavier CTRL + H,
  • Dans la zone Rechercher, inscrire le code suivant : ^t,
  • Puis, vider le contenu (Suppr) de la zone Remplacer par,
En remplaçant chaque tabulation par une chaîne vide, nous devrions les supprimer toutes.
  • Cliquer sur le bouton Remplacer tout pour procéder,
  • Puis, fermer la boîte de dialogue en cliquant sur sa croix,
De retour sur le document, vous observez que tous les décalages malheureux occasionnés par ces tabulations intercalées ont bien disparu. Nous pourrions très bien conserver la boîte de dialogue active pour procéder à plusieurs remplacements dans l'enchaînement. Mais dans cette phase de démonstration, il est important de constater l'incidence des actions que nous engageons.



Supprimer automatiquement les sauts de ligne
Enfin, nous souhaitons supprimer les sauts de ligne intercalés au beau milieu des paragraphes. Ils brisent la logique de l'énoncé et occasionnent des défauts de présentation du fait de l'alignement justifié. C'est un autre code tout aussi simple qui représente un saut de ligne.
  • Réaliser le raccourci clavier CTRL + H,
  • Dans la zone Rechercher, saisir le code suivant : ^l,
  • Dans la zone Remplacer par, saisir un espace,
Les lignes incriminées sont en effet destinées à remonter sur celles des textes précédents. Il convient de séparer d'un espace une fin et un début de phrase.
  • Puis, cliquer sur le bouton Remplacer tout,
  • Fermer la boîte de dialogue,
Certaines lignes sont en effet remontées dans leur bloc. C'est donc la lettre L précédée du symbole de l'accent circonflexe qui représente un saut de ligne. Pour rappel, un saut de ligne impose le retour à la ligne tout en conservant le texte dans le même paragraphe. Il se réalise avec la combinaison de touches MAJ + Entrée.

Tous les défauts du document ont donc été corrigés en trois actions automatisées. Et pour finir, nous allons comprendre que les possibilités sont encore plus nombreuses et spécifiques. De plus, Word livre ces codes qu'il n'est donc pas nécessaire de mémoriser.

Codes Word pour corriger et remplacer des actions réalisées au clavier dans le document
  • Réaliser une dernière fois le raccourci clavier CTRL + H,
  • En bas à gauche de la boîte de dialogue, cliquer sur le bouton Plus,
  • En bas à gauche de la boîte de dialogue étendue, cliquer sur le bouton Spécial,
La liste des éléments spéciaux est effectivement longue. Tout en haut de la liste, si vous cliquez sur l'option Marque de paragraphe, le code ^p s'insère en effet dans la zone Rechercher. Vous constatez qu'il est possible d'agir de la même façon sur les sauts de section, sauts de page ou encore espaces insécables. Tous les codes sont systématiquement rappelés au clic. Bref, il s'agit d'une méthode définitivement précieuse pour agir de façon automatisée sur les éléments qui ont permis d'influer sur la mise en page du document.

 
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