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Traduire automatiquement les chiffres en lettres avec Word

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Convertir les nombres en texte

Word n'est pas avare en surprise. Cette nouvelle astuce montre comment il est capable de traduire automatiquement les montants numériques dans leur équivalent en texte. L'utilité n'est plus à démontrer. De nombreux pays et contextes imposent d'afficher la somme d'une transaction à la fois en nombres et en lettres.

Conversion automatique des totaux en lettres avec les codes de champs Word

Dans l'exemple illustré par la capture, nous oeuvrons à partir des travaux aboutis à l'occasion de la présentation d'une précédente astuce. Elle avait démontré comment réaliser des calculs dynamiques dans les tableaux Word, ici en l'occurrence pour des commandes. Et comme vous le constatez, le montant total de la facture est traduit dans son équivalent en texte sur la dernière ligne. Mieux encore, si nous modifions des quantités et actualisons les calculs, les montants s'ajustent, qu'ils soient numériques ou textuels.



Source et procédure
Pour la mise en place de cette astuce, nous proposons de récupérer ce tableau Word. Les totaux hors taxes par article sont calculés en dernière colonne en fonction du prix unitaire et de la quantité achetée pour chacun. Le montant total de la facture est consolidé juste en-dessous. C'est cette information numérique que nous devons transcrire automatiquement en toutes lettres sur la dernière ligne à la place du texte qui figure devant la devise Euros. Un protocole précis doit être respecté. Tout d'abord, l'information numérique à traduire doit être répliquée, mais pas n'importe comment. La copie doit être liée à la source. Ainsi lorsque les calculs s'actualiseront, la traduction textuelle en fera de même.
  • Double cliquer dans le montant total (208) de la facture pour le sélectionner,
  • Le copier avec le raccourci clavier CTRL + C,
  • Double cliquer dans le texte Texte de la dernière ligne du tableau,
  • Tout à fait à gauche du ruban Accueil, cliquer sur la flèche du bouton Coller,
  • Dans les propositions, choisir Collage spécial,
  • Dans la boîte de dialogue qui suit, cocher la case Coller avec liaison,
  • Dans la liste, sélectionner l'option Texte sans mise en forme,
Coller une information Word avec liaison pour actualiser automatiquement les données lors des changements

Cette dernière option est importante pour que la transcription automatique puisse opérer.
  • Enfin, cliquer sur le bouton Ok de la boîte de dialogue,
  • Puis, ajouter un espace pour séparer le montant numérique de sa devise,
  • Double cliquer dans ce montant répliqué pour le sélectionner,
  • Lui attribuer une couleur de texte rouge foncé,
  • Puis, augmenter la taille de sa police à 14 pt,
  • Réaliser alors le raccourci clavier CTRL + F9,


Transformer une donnée numérique dans un code de champ Word pour la traduction en toutes lettres

Cette action a pour effet d'encapsuler l'information dans un code de champ, comme en atteste la présence des accolades aux extrémités. Nous devons paramétrer ce code de champ de manière à ce qu'il traduise automatiquement le nombre en toutes lettres.
  • Cliquer juste devant le chiffre 2 du nombre 208 pour y placer le point d'insertion,
  • Taper le symbole égal (=),
C'est grâce à lui que nous indiquons qu'une opération est à entreprendre. Mais nous devons encore préciser de laquelle il s'agit.
  • Cliquer après le chiffre 8 du nombre 208 pour y placer le point d'insertion,
  • Inscrire un antislash suivi d'une étoile, soit *,
  • Puis, ajouter la mention CardText,
Code de champ Word CardText pour traduire automatiquement les chiffres en textes

C'est ce code particulier (*CardText), encapsulé dans un code de champ qui intime l'ordre de procéder à la transcription textuelle.
  • Pour terminer, enfoncer la touche F9 du clavier,
Transcription automatique des montants numériques et nombres en textes et lettres avec Word

Comme vous pouvez le voir, nous obtenons bien la transcription automatique du montant numérique de la facture en toutes lettres. Et grâce à la liaison que nous avons établie, cette transcription est dynamique.
  • Dans le tableau, sélectionner la deuxième quantité,
  • Remplacer sa valeur 1 par 3,
Les résultats de calculs Word ne s'actualisent pas automatiquement comme dans Excel. Nous devons forcer le recalcul intégral.
  • Réaliser le raccourci clavier CTRL + A pour tout sélectionner,
  • Réaliser un clic droit sur la sélection,
  • Dans le menu contextuel, choisir Mettre à jour les champs,
Instantanément, en même temps que les résultats numériques s'ajustent, le traduction en texte du montant total s'adapte parfaitement.



Calculs dynamiques actualisés en fonction des modifications dans les tableaux Word

Sachez néanmoins que cette traduction automatique ne fonctionne pas sur les valeurs décimales. Dans sa transcription, Word les arrondit à l'entier supérieur. La solution consisterait à détacher la partie entière de la partie décimale pour entreprendre deux traductions simultanées.

 
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