Organiser des listes en lignes ou en colonnes avec Excel

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Orga.Lignes et Orga.Cols

Nous entamons une nouvelle série autour des fonctions Excel Orga.Lignes et Orga.Cols. Nous allons le voir, elles réservent de belles surprises. Elles permettent de réorganiser notamment des listes de données en lignes ou en colonnes, pour construire automatiquement des tableaux maîtrisés.



Sur ce premier exemple illustré par la capture, à partir d'une liste horizontale des douze mois de l'année, nous réorganisons automatiquement les informations de différentes façons. Nous construisons deux tableaux pour regrouper les mois par trimestre, en lignes puis en colonnes. De même, nous les réunissons par semestre. Dans le premier cas, nous ordonnons une réorganisation à trois par ligne puis à trois par colonne. Dans le second cas, le changement de ligne ou de colonne doit intervenir après la sixième donnée.



Sur ce second exemple illustré, à partir d'une liste de dates placée sur la droite de la feuille et débutant avant le mois qui nous intéresse et se prolongeant jusqu'au dernier jour de ce dernier, nous construisons automatiquement son planning ou calendrier. Pour cela, nous exigeons une réorganisation des informations à raison de sept dates par ligne. Dans le calendrier ainsi construit, c'est un format personnalisé qui réduit l'affichage de chaque date à son numéro de jour.

Classeur Excel à télécharger
Nous suggérons d'entamer la découverte de ces fonctions à l'aide d'un classeur Excel offrant ces listes ainsi que des tableaux formatés destinés à la réception des données à réorganiser.

• Télécharger le classeur orga-lignes-colonnes.xlsx en cliquant sur ce lien,
• Double cliquer sur le fichier réceptionné pour l'ouvrir dans Excel,
• Puis, cliquer sur le bouton Activer la modification du bandeau de sécurité,

Nous débouchons sur la première feuille de ce classeur. Elle est nommée Mois. Sur la ligne 3, elle offre effectivement une liste procédant à l'énumération des douze mois de l'année. Quatre tableaux vides, aux structures différentes, sont en attente des formules pour réorganiser les informations grâce aux fonctions Orga.Lignes et Orga.Cols.

En bas de la fenêtre Excel, si vous cliquez sur l'onglet nommé Calendrier, vous activez sa feuille. Vous notez la présence d'une série de dates en colonne K. Elle débute au Lundi précédent le mois de Juin pour rallier le dernier jour de ce mois. Ce sont ces informations que nous devons réorganiser en lignes et en colonnes pour produire des calendriers automatiques, dans les deux tableaux vides dont les structures sont déjà formatées. Cette plage de dates est nommée dates.

Regrouper les mois par trimestre
Les fonctions Excel Orga.Lignes et Orga.Cols permettent de réorganiser notamment des listes de données en lignes ou en colonnes. Elles attendent les mêmes paramètres. Le premier est la plage à restructurer. Le deuxième permet de définir le nombre de données à caser sur une même ligne avant de passer à la suivante pour construire un tableau. Pour la fonction Orga.Cols, il permet de définir le nombre de données à caser sur une même colonne avant de passer à la suivante pour construire un tableau.

• En bas de la fenêtre Excel,cliquer sur l'onglet Mois pourrevenir sur sa feuille,
• Sélectionner la première case du tableau à structurer en lignes, en cliquant sur C5,
• Taper le symbole égal (=) pour démarrer le calcul,
• Inscrire la fonction d'organisation en lignes, suivie d'une parenthèse, soit : Orga.Lignes(,
• Désigner la plage des mois à réorganiser, par son nom, soit : mois,
• Taper un point-virgule (;) pour passer dans l'argument du nombre de données à placer,
• Inscrire le chiffre 3 pour passer à la ligne après chaque nouveau troisième mois,
• Fermer la parenthèse de la fonction Orga.Lignes,
• Puis, valider la formule par la touche Entrée du clavier,

Comme vous pouvez l'apprécier, en un clin d'oeil, nous avons réussi à réorganiser les mois sur quatre lignes différentes pour les regrouper par trimestre.

Pour la réorganisation en colonnes, le principe est le même, mais la fonction change.

• Sélectionner la cellule H6,
• Taper le symbole égal pour débuter la formule,
• Inscrire la fonction d'organisation en colonnes, suivie d'une parenthèse, soit : Orga.Cols(,
• Désigner la liste des mois par son nom, soit : mois,
• Taper un point-virgule (;) pour passer dans l'argument du compteur,
• Inscrire le chiffre 3 pour changer de colonne tous les 3 mois,
• Fermer la parenthèse de la fonction Orga.Cols,
• Enfin, valider la formule par la touche Entrée du clavier,

Nous regroupons bien les mois de la liste par trimestre mais cette fois, avec une organisation en colonnes.

Pour réunir les mois par semestre sur deux lignes ou sur deux colonnes, vous l'avez compris, le principe est le même. C'est le compteur des données à regrouper qui doit être adapté.

En C10, il convient de bâtir la syntaxe suivante : =ORGA.LIGNES(mois;6). En J11, il convient de bâtir la syntaxe suivante : =ORGA.COLS(mois;6).

Dates en calendrier hebdomadaire
Sur la seconde feuille, à partir d'une liste de dates placée sur la droite et débutant avant le mois qui nous intéresse et se prolongeant jusqu'au dernier jour de ce dernier, nous devons construire automatiquement son planning ou calendrier. Dans un premier temps, nous devons ordonner le changement de ligne tous les 7 jours.

• En bas de la fenêtre Excel, cliquer sur l'onglet Calendrier pour activer sa feuille,
• Sélectionner la première case du premier calendrier à construire en cliquant sur C4,
• Taper le symbole égal (=) pour débuter la construction de la formule,
• Inscrire la fonction d'organisation en lignes, suivie d'une parenthèse, soit : Orga.Lignes(,
• Désigner la plage des dates par son nom, soit : dates,
• Taper un point-virgule (;) pour passer dans l'argument du compteur,
• Inscrire le chiffre 7 pour changer de ligne tous les 7 jours,
• Fermer la parenthèse de la fonction Orga.Lignes et valider la formule par Entrée,

Comme vous pouvez le voir, le résultat est presque parfait mais des anomalies se glissent en bout de course. Des jours sont manquants pour compléter le calendrier. Dans ces conditions, les fonctions Orga.Lignes et Orga.Cols répondent par le message d'erreur #N/A. Mais nous pouvons corriger facilement ce souci. C'est tout l'intérêt de ces phases d'apprentissage.

• Sélectionner de nouveau la cellule C4,
• Dans la barre de formule, cliquer juste avant la parenthèse fermante de la fonction,
• Puis, taper un point-virgule (;) pour passer dans le troisième argument de la fonction,

Il se nomme pad_with. C'est lui qui permet d'indiquer comment réagir lorsqu'il n'y a plus de données.

• Inscrire deux guillemets ("") pour remplacer les erreurs par des cellules vides,
• Puis, valider l'adaptation par la touche Entrée du clavier,

Cette fois les erreurs disparaissent et la réorganisation s'en trouve plus propre.

Bien sûr, pour la réorganisation en colonnes, le principe est le même mais avec la fonction Orga.Cols, comme suit : =ORGA.COLS(dates;7;"").

Enfin, il conviendrait de bâtir une règle de mise en forme conditionnelle sur ces deux calendriers, afin d'atténuer les jours hors du mois. Mais la formation pour créer facilement et rapidement un calendrier annuel, nous avait appris à le faire.