Réorganiser des données importées dans plusieurs colonnes

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Réorganiser une liste en tableau

Il peut arriver que nous soyons contraints de travailler à partir d'informations déstructurées. Ces phénomènes peuvent se produire dans le cas d'importations ou d'exportations mal exécutées, quand par exemple les délimiteurs de colonnes ne sont pas reconnus ou mal interprétés. Dans ces conditions, nous nous retrouvons avec un agencement linéaire des données qui n'offrent plus aucune logique de lecture. Il est alors urgent d'intervenir pour réorganiser ces informations sous forme de tableau. Fort heureusement, Excel propose des fonctions toutes particulières comme la fonction Orga.Cols ou encore la fonction Orga.Lignes.



Sur l'exemple illustré par la capture, nous remarquons la présence d'une liste de données sur la droite d'un tableau. Il s'agit des informations d'une facture, issues d'un logiciel externe de gestion. Les références se suivent, puis les désignations s'enchaînent avant de laisser la place à l'énumération des quantités achetées et ainsi de suite. Pourtant, toutes ces valeurs successives devraient être alternées dans différentes colonnes et enchaînées ligne à ligne une fois le Total HT atteint.

Malgré ce handicap, sur la gauche de la feuille, nous parvenons à restructurer ces données en indiquant à la fonction employée de les répartir en colonnes, en passant à la suivante toutes les six informations récupérées. C'est ainsi que nous retrouvons une facture, organisée en tableau, parfaitement exploitable, ce qui n'était pas du tout le cas à l'origine. Et pour cela, c'est une unique formule à la syntaxe triviale que nous allons déployer.

Classeur Excel à télécharger
Nous suggérons d'appuyer l'étude sur un classeur Excel offrant cette liste déstructurée.

• Télécharger le classeur reorganiser-liste-en-tableau.xlsx en cliquant sur ce lien,
• Double cliquer sur le fichier réceptionné pour l'ouvrir dans Excel,
• Puis, cliquer sur le bouton Activer la modification du bandeau de sécurité,

Nous trouvons la liste des informations importées en colonne J, plus précisément sur la plage de cellules J3:J44. D'ailleurs et pour simplifier la construction de la formule, elle a été nommée listeImport. Vous pouvez le constater en déployant la zone Nom en haut à gauche de la feuille Excel.

Un tableau structuré mais vide est en attente entre les colonnes B et H. C'est lui qui doit réceptionner ces données à restructurer. Il est fait de six lignes. Et si vous consultez attentivement la liste en colonne J, vous remarquez que la nature des informations change, tous les pas de six unités. C'est cette information capitale que nous allons exploiter pour réagencer correctement les valeurs.

Restructurer les données importées
Ces informations mal importées doivent donc changer de colonne toutes les six lignes. C'est le deuxième paramètre de la fonction Orga.Cols qui est concerné tandis que le premier doit se concentrer sur la liste à traiter, celle qui est nommée listeImport.

• Sélectionner la première case du tableau à reconstruire en cliquant sur la cellule B4,
• Taper le symbole égal (=) pour amorcer la construction de la formule,
• Inscrire la fonction d'organisation en colonnes, suivie d'une parenthèse, soit : Orga.Cols(,
• Désigner la liste importée à réorganiser par son nom, soit : listeImport,
• Taper un point-virgule (;) pour passer dans l'argument du compteur,
• Inscrire le chiffre 6 pour ordonner le changement de colonne toutes les 6 données,
• Fermer la parenthèse de la fonction Orga.Cols et valider la formule par la touche Entrée,

Comme vous pouvez le constater avec plaisir, nous y voyons beaucoup plus clair. Les données mal importées sont parfaitement réorganisées. Désormais, la facture est très simple à interpréter.