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Liste des attributs de fichiers d'un dossier sans VBA Excel

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Lister les attributs des fichiers d'un dossier

Une astuce Excel existe pour scruter en détail le contenu d'un dossier à désigner.

Liste des fichiers d-un dossier dans Excel

Cette astuce exploite PowerQuery et permet de fournir des informations d'une grande précision sur la nature et le type des fichiers. C'est ce qu'illustre le résultat fourni par la capture. De plus des actualisations régulières peuvent être définies pour garder un listing toujours au dernier indice au gré des modifications entreprises dans le dossier concerné. Enfin, des flèches de filtres se rendent automatiquement disponibles en entête du tableau pour isoler rapidement un ou des fichiers spécifiquement cherchés.



Procédure
Il convient de débuter les actions à partir d'un classeur vierge.
  • En haut de la fenêtre Excel, cliquer sur l'onglet Données, pour activer son ruban,
  • Dans la section Récupérer et Transformer du ruban, cliquer sur le bouton Nouvelle requête,
  • Dès lors, pointer sur A partir d'un fichier et cliquer sur A partir d'un dossier,
Nouvelle requête Excel pour récupérer sur la feuille la liste des fichiers placés dans un dossier

Une boîte de dialogue apparaît au centre de l'écran.

Boîte de dialogue Excel pour désigner le dossier des fichiers à analyser

Elle permet de définir l'emplacement du dossier à analyser.
  • Cliquer sur le bouton Parcourir de cette boîte de dialogue,
  • Dans la boîte qui suit, déployer l'arborescence pour atteindre et cliquer le dossier souhaité,
Arborescence Excel pour sélectionner le dossier des fichiers à analyser
  • Puis, valider ce choix en cliquant sur le bouton Ok,
  • De retour sur la première boîte de dialogue, cliquer de nouveau sur le bouton Ok,
Une nouvelle fenêtre apparaît. Elle livre le listing structuré de tous les fichiers trouvés dans le dossier sélectionné. Et grâce à elle, il est possible d'influer sur ce flot d'informations avant importation. L'objectif est de maîtriser les données que l'on souhaite manipuler sur la feuille pour ne pas devoir supprimer après coup certaines colonnes non souhaitées.
  • En bas de la fenêtre, cliquer sur le bouton Transformer les données,
Une nouvelle fenêtre apparaît et remplace la précédente. Nous venons de basculer dans l'éditeur PowerQuery. C'est un outil de requêtage capable de manipuler des données denses pour traiter l'information avec grande efficacité. Mais ici, nous allons nous contenter d'une action simple. PowerQuery fera l'objet de travaux et formations aboutis que je vous proposerai.
  • Cliquer droit sur la colonne Date accessed,
  • Puis, dans le menu contextuel, choisir Supprimer,
Trier les informations des fichiers à importer grâce à l-éditeur PowerQuery

A ce sujet, nous avons en effet déjà assez de détail avec la date de création et la date de modification.
  • En haut à gauche de l'éditeur PowerQuery, cliquer sur le bouton Fermer et charger dans,
  • Dans la liste qui apparaît, confirmer en cliquant sur la ligne Fermer et charger dans,
Une nouvelle boîte de dialogue apparaît. Elle permet notamment de définir le point de départ de l'importation.
  • Cocher la case Feuille existante,
  • Cliquer sur le petit bouton placé à droite de la zone du dessous,
  • Cliquer dans la cellule de votre choix puis valider par Ok,
Définir la cellule de départ pour importation des fichiers du dossier avec PowerQuery Excel

Il ne nous reste plus qu'à finaliser la procédure.
  • Pour cela, cliquer sur le bouton Charger,
Selon la densité du dossier et son imbrication de sous dossiers à analyser, le traitement peut prendre quelques dizaines de secondes. Un volet apparaît sur la droite de l'écran. Il renseigne sur la requête exercée et sur le nombre d'éléments traités et importés ou en cours d'importation. Ce volet peut être fermé à l'issue.

Remarque : Ne soyez pas tenté d'exercer cette analyse sur un dossier trop volumineux. Pour son traitement, PowerQuery écrit ses bases de connaissances sur le disque principal. Ces bases sont très volumineuses et pourraient engorger rapidement votre espace de stockage s'il n'est pas suffisant.

Une petite mise en forme apparaît judicieuse pour améliorer l'apparence du tableau construit automatiquement. Une fois le traitement terminé et en faisant défiler les résultats, vous constatez que ce sont tous les fichiers, y compris ceux résidant dans les sous dossiers, qui ont été importés avec leurs attributs.

Importer la liste des tous les fichiers du dossier avec leurs propriétés grâce à PowerQuery Excel



Parmi ces attributs, outre le nom du fichier, on peut noter la précision sur l'extension isolée dans sa propre colonne. De même, en plus du chemin complet, les précisions sur les dates de modification et de création sont apportées. C'est donc une belle synthèse qui est livrée pour autoriser désormais des traitements spécifiques sur la feuille, grâce aux puissantes fonctions de calcul et d'analyse offertes par Excel.

De plus, les filtres qui se proposent en entête sont précieux pour isoler de l'information spécifique. Par exemple, sur la colonne Extension nous pourrions choisir de filtrer la vue pour ne visualiser que les fichiers Word en cochant la case de l'extension .docx.

Actualisation de la liste des fichiers
Nous l'avons annoncé au début de cette formation, ce listing peut s'actualiser automatiquement à intervalles réguliers. Et cet enjeu est particulièrement important pour les entreprises qui récoltent sur un serveur des données émanant de différents horizons. On peut par exemple imaginer les informations enrichies quotidiennement par les internautes sur un site Web.
  • En haut de la fenêtre Excel, cliquer sur l'onglet Données pour activer son ruban,
  • Dans la section Connexions de ce ruban, cliquer sur le bouton Connexions,
Dans la boîte de dialogue qui suit, la requête qui nous intéresse est présélectionnée puisqu'elle est seule à ce stade.
  • Cliquer alors sur le bouton Propriétés de la boîte de dialogue,
  • Cocher la case Actualiser toutes les,
  • Puis, modifier le minutage associé à votre guise,
Pour des mises à jour permanentes, le traitement peut être enclenché sur des intervalles de temps particulièrement réduits.



Actualiser automatiquement les importations des fichiers du dossier avec les connexions PowerQuery Excel
  • Cliquer alors sur le bouton Ok puis sur le bouton Fermer,
Désormais, si vous ajoutez ou créez un fichier dans le dossier traité, vous constaterez son apparition dans le listing, une fois la minuterie passée.

 
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