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Chercher les références dans un autre classeur Excel

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Rechercher dans un classeur fermé

Cette nouvelle astuce Excel va nous apprendre à extraire de l'information à partir d'un autre classeur, qui plus est fermé. Et pour cela nous allons le voir, nous allons engager une simple et classique fonction RechercheV.

Rechercher et extraire avec Excel à partir de la feuille d-un autre classeur fermé

Sur l'exemple illustré par la capture, l'utilisateur choisit une référence à l'aide d'une liste déroulante. Et aussitôt, les informations attachées sur la désignation, le prix et le poids sont rapatriées dans des cellules prévues à cet effet. Pourtant, dans le classeur de cette feuille, il n'existe aucune base de données. Les formules vont piocher dans la feuille d'un autre classeur, abritant un tableau dense.



Classeurs Excel à télécharger
Pour la démonstration de la technique, nous suggérons d'appuyer l'étude sur deux classeurs existants. Le premier héberge la base de données externe tandis que le second abrite la feuille d'extraction avec sa liste déroulante. Comme vous le constatez, la décompression livre en effet deux classeurs. Le premier est nommé bdd.xlsx tandis que le second est intitulé chercher-dans-classeur-ferme.xlsm.
  • Double cliquer sur le premier pour l'ouvrir dans Excel,
  • Puis, cliquer sur le bouton Activer la modification du bandeau de sécurité,
Nous découvrons effectivement une base de données d'articles vestimentaires de plus de 200 lignes. Les références à trouver sont inscrites en colonne B. Le nom de la feuille est catalogue. Cette référence est importante à connaître pour atteindre ses cellules à distance.

Base de données Excel pour recherches externes

Nous l'avons dit, cette recherche doit s'exercer depuis un autre classeur tandis que celui-ci est fermé.
  • Fermer le classeur en cliquant sur la croix de sa fenêtre,
  • A la racine du dossier de décompression, double cliquer sur le second classeur,
Nous découvrons la feuille d'extraction avec sa liste déroulante en cellule E5. Elle offre toutes les références qui sont stockées dans la base de données externe.

Liste déroulante pour choisir une référence à trouver dans un autre classeur Excel

La désignation, le prix, le poids et le stock attachés à la référence choisie sont attendus en cellules respectives C7, C9, E9 et G9. Chacune doit donc accueillir une formule, similaire à un détail près, celui du numéro de la colonne d'extraction.



Le protocole de recherche externe
C'est une classique recherche verticale que nous devons engager sur la référence désignée en E5. Comme vous le savez, cet élément doit être fourni en premier paramètre de la fonction RechercheV. Mais le tableau de recherche lui, est situé sur une feuille d'un autre classeur. Avant de désigner ce tableau de recherche en deuxième argument, nous devons le préfixer entre côtes :
  • du chemin d'accès complet,
  • du nom du classeur entre crochets,
  • du nom de la feuille suivi d'un point d'exclamation après la côte fermée,
  • et enfin, de la plage de cellules cible désignant le tableau de recherche.
La formule de recherche
Il est donc temps de construire cette syntaxe toute particulière pour pointer sur la feuille d'un autre classeur et ainsi réaliser une recherche externe.
  • Cliquer sur la cellule C7 de la désignation pour l'activer,
  • Taper le symbole égal (=) pour initialiser la syntaxe de la formule,
  • Inscrire le nom de la fonction de recherche suivi d'une parenthèse, soit : RechercheV(,
  • Désigner l'élément cherché en cliquant sur la référence choisie en cellule E5,
  • Taper un point-virgule (;) pour passer dans l'argument du tableau de recherche,
  • Enfoncer la touche 4 en haut à gauche du clavier pour inscrire une simple côte ('),
C'est ici que le chemin d'accès complet doit être reconstruit en partant du classeur pour rejoindre les cellules de la feuille externe de recherche.
  • Revenir dans l'explorateur Windows sur le dossier de décompression,
  • Cliquer dans la barre d'adresse pour sélectionner le chemin d'accès complet,
  • Puis, le copier avec le raccourci clavier CTRL + C,
Copier le chemin au classeur externe pour formule extraction Excel

Comme vous le savez, il est toujours préférable qu'il n'y ait pas d'espaces dans ces noms de dossiers et de sous dossiers.
  • Revenir dans Excel (ALT + Tab),
  • Dans la barre de formule, coller cette adresse (CTRL + V) à la suite de la syntaxe,
  • Ajouter un antislash (\) à la suite pour entrer dans le sous dossier,
  • Désigner le nom du classeur externe entre crochets, soit : [bdd.xlsx],
Maintenant que le nom du classeur externe est explicitement et intégralement désigné, nous allons pouvoir descendre dans la hiérarchie des objets enfants pour atteindre finalement les cellules de la base de données. Mais avant cela, nous devons atteindre la feuille concernée sur ce classeur.
  • Inscrire le nom de la feuille cible, soit : Catalogue,
  • Fermer la simple côte (') et inscrire un point d'exclamation (!),
Nous le répétons, dans la syntaxe Excel, le nom de la feuille doit être séparé de la plage de cellules par un point d'exclamation.
  • Désigner la plage complète du tableau de données, soit : B4:H247,
  • Taper un point-virgule (;) pour passer dans le troisième argument de la fonction RechercheV,
La désignation à rapatrier est placée en deuxième colonne du tableau de recherche ainsi désigné.
  • Inscrire le chiffre 2 suivi d'un point-virgule (;),
  • Puis, ajouter le booléen Faux pour réaliser une recherche exacte,
  • Fermer la parenthèse de la fonction RechercheV,
  • Enfin, valider la formule avec la touche Entrée du clavier,
Comme vous pouvez l'apprécier, la désignation associée est aussitôt extraite. Et bien entendu, si vous changez de référence avec la liste déroulante, l'information attachée s'actualise aussitôt. Vous pouvez vérifier la parfaite cohérence des résultats en ouvrant la base de données externe et en pointant sur la ligne de la référence.

Pour les autres informations, il suffit simplement d'adapter le numéro de la colonne d'extraction en troisième paramètre de la fonction RechercheV : 3 pour le Prix, 4 pour le Poids et 6 pour le Stock. Pour cela, il suffit de copier la syntaxe de la précédente formule de barre de formule à barre de formule et d'ajuster le troisième argument. Pour le prix par exemple :

=RECHERCHEV(E5; 'D:\Formation\ ... \[bdd.xlsx]Catalogue'!B4:H247; 3; FAUX)

 
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