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Créer un bulletin de participation avec Word

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Bulletin de participation avec Word

Nous poursuivons les exercices Word du niveau avancé avec la construction intégrale d'un bulletin de participation. La capture ci-dessous illustre le résultat final à reproduire.



Modèle de bulletin de participation pour exercice Word

Présentation de la problématique
Une fois n'est pas coutume, aucune source ne mérite d'être téléchargée. Les informations de texte sont peu nombreuses. La réalisation de ce bulletin consiste essentiellement en des jeux de construction.

La partie supérieure introduit le document par le titre. Les réglages qui le concernent sont classiques. Il s'agit de quelques opérations de mise en forme et de réglages de bordure. Nous avons pratiqué ces notions à maintes reprises dans les exercices pour débutants notamment.

La partie restante est semblable à un formulaire d'inscription. Des zones vides explicitement délimitées sont prévues pour recevoir, lettre à lettre, les écritures du candidat. Ces constructions sont délicates. L'utilisateur doit bénéficier de suffisamment de place pour y inscrire facilement les informations demandées. La présentation doit être suffisamment claire, aérée et équilibrée pour un rendu convaincant.

Et précisément, pour un bulletin crédible et professionnel, nous proposons d'améliorer la conception suggérée par le modèle. Ce dernier exploite les tableaux afin de simplifier la construction. Et de fait, comme les hauteurs de certaines cellules varient, les dimensions de certaines zones d'inscription ne sont pas conformes avec les autres.

Nous choisirons donc d'exploiter les peignes avec les taquets de tabulation. Ce sont des caractères spéciaux qui donnent vie à ces fameux peignes. Nous en avions donné une illustration flagrante dans la formation Word pour construire un coupon-réponse.

Titre et bordure de paragraphe
Commençons par le commencement, en l'occurrence la partie la plus simple. Avant d'être mis en forme, le titre doit être écrit. Et pour ce faire, un nouveau document est nécessaire.
  • Démarrer Word et cliquer sur la miniature du document vierge pour débuter,
  • Dans la section Paragraphe du ruban Accueil, cliquer sur le bouton Afficher tout,
Afficher les caractères invisibles pour la conception du bulletin de participation Word

Comme vous le savez parfaitement désormais, ces caractères invisibles sont absolument essentiels dans toute conception de document Word. Ils informent sur la structure du document sans équivoque et relatent les actions réalisées au clavier par le concepteur. Une marque apparaît comme l'illustre la capture ci-dessus. Elle délimite l'unique paragraphe présent à la création d'un nouveau document.
  • Créer un second paragraphe vierge avec la touche Entrée du clavier,
  • Y saisir le texte STAGE DE SPELEOLOGIE - DECOUVERTE en lettres capitales,
  • Enfoncer la touche Entrée du clavier pour créer un paragraphe vierge en-dessous,
Nous aurions pu saisir ce titre en minuscules et modifier sa casse ensuite. La section Police du ruban Accueil propose ce bouton. Mais comme nous l'avions appris, nous pouvons aussi exploiter le raccourci clavier MAJ + F3.
  • Cliquer dans la marge gauche en regard du titre pour sélectionner tout son paragraphe,
  • Réaliser le raccourciclavier CTRL + G pour le passer en gras,
  • Réaliser 5 fois de suite le raccourci clavier CTRL + MAJ + > pour augmenter la taille à 20 pt,
  • Effectuer ensuite le raccourci CTRL + E pour le centrer dans la largeur de la page,
Mise en forme titre de document Word par raccourcis clavier

Dans ces exercices du niveau avancé, nous préconisons l'emploi des raccourcis clavier. Ils apportent beaucoup de confort et d'efficacité pour un traitement de texte qui monopolise les mains sur le clavier. Néanmoins, s'ils ne vous conviennent pas, il suffit de cliquer sur les boutons correspondants dans le ruban Accueil. Souvenez-vous, une info-bulle apparaît lorsque la souris reste immobile au-dessus de l'un d'entre eux. Elle décrit l'outil et rappelle son raccourci associé comme le CTRL + MAJ + > du bouton Augmenter la taille de la police.

Une bordure doit être appliquée à ce paragraphe. Elle possède une ombre portée. La distance avec le texte doit être augmentée en hauteur pour aérer la présentation. La largeur de cette bordure doit être légèrement inférieure à celle du document. A l'instar de l'alignement des paragraphes, la largeur d'une bordure est contrainte par la position des retraits gauche et droit sur la règle. Si cette dernière n'est pas visible dans votre environnement, vous devez l'afficher. Pour ce faire, vous devez cocher la case Règle dans le ruban Affichage. Le paragraphe de titre doit toujours être sélectionné.
  • Dans la section Paragraphe du ruban Accueil, cliquer sur la flèche de l'outil Bordures,
  • Tout en bas de la liste, choisir Bordure et trame,
Atteindre réglages sépcifiques de bordures pour paragraphe Word

Une boîte de dialogue surgit. Son onglet Bordures doit être actif par défaut.

Style, épaisseur et type de trait pour bordure de paragraphe Word

Les attributs de trait doivent être définis avant d'être placés.
  • En bas de la boîte de dialogue, régler la largeur du trait sur 21/4 pt,
  • Sur la partie gauche, cliquer sur la miniature Ombre,
  • En bas à droite de la boîte de dialogue, cliquer sur le bouton Options,
Réglages Word pour augmenter espace entre texte et bordure

Une nouvelle boîte de dialogue apparaît. Elle permet de définir la distance entre le texte et la bordure.
  • Dans les zones Haut et Bas, saisir 14 pour une distance de 14 pt,
  • Valider ces options par Ok afin de revenir sur la première boîte de dialogue,
  • Valider de nouveau par le bouton Ok l'ensemble de ces réglages,
Nous sommes de retour sur le document. La bordure est conforme aux demandes du modèle. Sa largeur doit être adaptée en revanche.
  • Sur la règle, glisser le curseur du retrait gauche par sa base inférieure à 2,5 cm,
  • Glisser le curseur du retrait droit à 13,5 cm sur la règle,
Ajuster largeur de bordure de paragraphe Word par la position des retraits sur la règle

La bordure s'étend désormais entre les positions modifiées de ces deux retraits.



Zone de formulaire
Nous devons maintenant bâtir le système de cases permettant au candidat de renseigner les informations demandées. Et pour cela, nous allons exploiter les peignes. Ils se construisent par assemblage de caractères spéciaux. Ces derniers peuvent être réglés comme n'importe quel caractère de police. Donc, une fois que nous aurons créé et paramétré la première rangée, nous n'aurons plus qu'à la répliquer et à l'adapter.
  • Cliquer sur le paragraphe vide sous le titre pour y placer le point d'insertion,
  • Enfoncer la touche Entrée du clavier pour créer un nouveau paragraphe,
  • Saisir le texte Nom suivi d'une tabulation,
Cette tabulation doit servir à renvoyer les cases d'écriture à une position bien déterminée, identique pour chaque paragraphe qui suit. Et comme vous le savez, c'est un taquet de tabulation qui permet de fixer cette distance.

Définir nature et alignement du taquet de tabulation Word avant de le poser

Les exercices Word du niveau intermédiaire nous ont appris à maîtriser ces outils. Un taquet offre différents types d'alignement. Il se définit en haut à gauche de l'interface Word, à l'intersection des règles. Le taquet de tabulation gauche est celui qui nous intéresse. Il est matérialisé par un L. S'il n'est pas proposé par défaut, vous devez cliquer à plusieurs reprises sur son symbole pour le voir apparaître. Le point d'insertion doit toujours être placé après la tabulation que nous avons précédemment inscrite, dans le dernier paragraphe.
  • Cliquer sur la partie inférieure de la règle horizontale à 3 cm,
Figer distance et alignement par taquet de tabulation sur la règle Word

Cette action a pour effet de placer le taquet à la position définie. De fait, la tabulation du paragraphe parcourt désormais la distance nécessaire pour le rejoindre. Donc, les éléments que nous allons insérer à la suite, seront désormais naturellement repoussés à cette position. C'est ainsi que l'on fige et que l'on structure une présentation fragmentée dans Word.
  • Cliquer sur l'onglet Insertion en haut de la fenêtre Word pour activer son ruban,
  • Tout à fait à droite du ruban, cliquer sur le bouton Symbole,
  • En bas de la liste, choisir Autres symboles,
Atteindre les caractères spéciaux de Word pour construire les peignes du formulaire de participation

Nous affichons ainsi la boîte de dialogue des caractères spéciaux.

Sous-ensemble filets des caractères spéciaux Word pour construire les peignes de saisie

Ces peignes se construisent à l'aide de trois caractères spéciaux.
  • En haut de la boîte de dialogue, dans la liste Police, choisir Arial,
  • Sur la droite, dans la liste Sous-ensemble, choisir Filets,
Les caractères spéciaux de la section correspondante s'affichent au centre de la boîte de dialogue. La construction des ces peignes doit débuter par l'insertion du symbole du L. Chaque case d'écriture doit ensuite être conçue par l'insertion successive du symbole du T à l'envers. Et ce peigne doit être fermé par le symbole du L inversé.
  • Sélectionner le symbole du L et cliquer sur le bouton Insérer pour ouvrir le peigne,
  • Sélectionner le symbole du T à l'envers et cliquer 18 fois sur le bouton Insérer pour les cases,
  • Sélectionner le symbole du L inversé et cliquer sur le bouton Insérer pour fermer le peigne,
  • Enfin, cliquer sur le bouton Fermer pour revenir sur le document,
Création du premier peigne pour inscription du nom dans cases écriture du bulletin de participation

Notre première zone d'inscription est ainsi construite. Mais avant de la répliquer, nous devons la paramétrer. Les espaces proposés par les cases sont insuffisants pour une écriture manuelle des lettres.
  • Sélectionner tout le peigne et seulement le peigne,
  • Dans le ruban Accueil, régler la taille de Police sur 20 pt,
Les cases sont plus grandes mais elles ne sont pas alignées sur la même horizontale que le texte du paragraphe. Nous devons les descendre. Il s'agit d'un réglage spécifique de police que nous avons déjà eu l'occasion de mettre en oeuvre.
  • Cliquer sur le petit bouton d'options en bas à droite de la section Police du ruban Accueil,
  • Dans la boîte de dialogue qui suit, activer l'onglet Paramètres avancés,
  • Régler l'échelle sur 110%,
  • Définir la position sur Décalage bas et la régler sur 5 pt,
  • Valider en cliquant sur le bouton Ok,
Décaler alignement horizontal des peignes pour ajuster avec le texte du paragraphe Word

De retour sur le document, les peignes sont désormais parfaitement alignés sur la même horizontale que le texte du paragraphe.
  • Double cliquer dans le mot Nom en début de paragraphe pour le sélectionner,
  • Réaliser le raccourci clavier CTRL + G pour le formater en gras,
  • Réaliser deux fois le raccourci CTRL + MAJ + > pour augmenter sa taille à 14 pt,
  • Cliquer dans la marge gauche pour sélectionner tout le paragraphe avec le peigne,
  • Réaliser le raccourci clavier CTRL + C pour le copier,
  • Cliquer à la toute fin du paragraphe, après le peigne pour y placer le point d'insertion,
  • Enfoncer la touche Entrée du clavier pour créer un nouveau paragraphe,
  • Réaliser le raccourci clavier CTRL + V pour coller le précédent paragraphe,
  • Sur ce nouveau paragraphe, remplacer le texte Nom par le texte Prénom,
Construction des sections écriture manuelle pour formulaire Word de participation

Comme nous avions pris soin de régler tous les attributs de police, nous les récupérons et n'avons plus qu'à adapter les informations de ligne.
  • Placer le point d'insertion à la fin du deuxième paragraphe, après le peigne,
  • Enfoncer la touche Entrée du clavier pour créer un nouveau paragraphe,
  • Réaliser le raccourci clavier CTRL + V pour coller la nouvelle zone de peigne,
  • Sur ce nouveau paragraphe, remplacer le texte Nom par le texte Adresse,
La zone de peigne doit offrir plus de cases à l'écriture. Nous devons simplement ajouter des symboles du T à l'envers dans le flux, entre l'ouverture et la fermeture du peigne.
  • Cliquer n'importe où au milieu de ce troisième peigne,
  • Tout en maintenant le touche MAJ enfoncée, appuyer sur la flèche dirigée à droite du pavé directionnel,
Cette technique est intéressante dans Word. Elle permet de sélectionner uniquement le caractère suivant à partir de la position du point d'insertion. De fait, un symbole du T à l'envers est sélectionné. Si cette méthode ne vous convient pas, vous pouvez cliquer et glisser la souris mais c'est moins précis.
  • Réaliser le raccourci clavier CTRL + C pour copier la sélection en mémoire,
  • Cliquer n'importe où dans le peigne pour désactiver la sélection,
  • Puis réaliser trois fois successivement le raccourci CTRL + V pour ajouter des cases,
Dupliquer les peignes pour augmenter le nombre de cases écriture du bulletin de participation Word



Nous parvenons ainsi à étendre la zone d'inscription sans repasser par la boîte de dialogue des caractères spéciaux.

Les deux paragraphes suivants sont particuliers. Ils doivent être fractionnés. Comme nous le savons, ce sont les tabulations associées aux taquets qui vont permettre de réaliser cette mise en page spécifique. Elles seront aussi nécessaires pour offrir des alignements équilibrés.
  • Cliquer dans la marge du dernier peigne (Adresse) pour sélectionner son paragraphe,
  • Réaliser le raccourci clavier CTRL + C pour le copier,
  • Placer le point d'insertion à la toute fin de ce dernier, après le peigne,
  • Enfoncer la touche Entrée pour créer un nouveau paragraphe,
  • Effectuer le raccourci CTRL + V pour le coller,
Remarque : Pour placer le point d'insertion à la toute fin d'une ligne, vous pouvez aussi exploiter la touche Fin du clavier.
  • Placer le point d'insertion au tout début du peigne, juste après son ouverture par le symbole L, puis enfoncer la touche Suppr du clavier jusqu'à ce qu'il ne reste plus que 5 cases,
  • Placer le point d'insertion après ce peigne soit à la toute fin du paragraphe,
  • Enfoncer la touche Tab du clavier pour placer une tabulation,
  • Puis, saisir le texte Ville,
Fractionner alignement des cases du peigne avec une tabulation de séparation

Le décalage imposé par la tabulation doit être figé par un taquet. Vous devez veiller à ce que le taquet soit toujours réglé sur Tabulation gauche à l'intersection des règles. De plus, la mise en forme du texte Ville doit être normalisée avec les autres mots du formulaire. Elle a récupéré les attributs définis pour les caractères spéciaux.
  • Sur la partie inférieure de la règle, cliquer à 7 cm pour poser le taquet,
  • Double cliquer dans le mot Ville pour le sélectionner,
  • Lui appliquer la police Calibri en taille 14 pt avec un style gras,
Nous aurions aussi pu exploiter l'outil Reproduire la mise en forme. Il est matérialisé par un pinceau et proposé dans la section Presse-papiers du ruban Accueil. Nous aurions ainsi corrigé à la volée le défaut de décalage que nous avions paramétré pour les peignes. Mais nous devons le conserver pour les zones qui suivent. Nous y reviendrons donc en temps voulu.
  • Remplacer le texte Adresse par le texte Code postal,
  • Sélectionner le peigne de 5 cases de ce paragraphe,
La méthode la plus efficace consiste à placer le point d'insertion devant, puis à cliquer juste après tout en maintenant la touche Maj enfoncée.
  • Le copier par le raccourci clavier CTRL + C,
  • Placer le point d'insertion après le mot Ville,
  • Enfoncer la touche Tab pour inscrire une tabulation,
  • Puis, coller le peigne (CTRL + V),
  • Sélectionner un symbole du T à l'envers à l'intérieur de ce peigne,
  • Le copier puis le coller jusqu'à ce la longueur de la zone atteigne la fin du peigne du dessus,
Fractionner et aligner les peignes entre eux pour présentation équilibrée du bulletin de participation Word

En l'absence de taquet pour figer la position de la dernière tabulation, nos deux peignes ne sont pas correctement alignés.
  • Placer un second taquet sur la règle de manière à ce que la fin des deux peignes coïncide,
Ajuster fin alignements des peignes entre eux par un taquet de tabulation

Comme vous le remarquez, dans notre cas, nous le plaçons à 8,5 cm.
  • Double cliquer dans le mot Ville pour le sélectionner,
  • Cliquer sur le petit bouton d'options en bas à droite de la section Police du ruban Accueil,
  • Dans la boîte de dialogue qui suit, activer l'onglet Paramètres avancés,
Ajuster alignement vertical du texte dans paragraphe Word

Nous retrouvons les réglages que nous avions mis en oeuvre pour caler les peignes sur la même ligne horizontale que les textes. Nous devons les effacer pour ce mot.
  • Régler l'échelle à 100% et la position sur Normale,
  • Puis, valider en cliquant sur le bouton Ok,
  • Sélectionner tout le paragraphe en cliquant dans sa marge,
  • Le copier par CTRL + C,
  • Placer le point d'insertion à la fin, soit après le second peigne,
  • Enfoncer la touche Entrée pour créer un nouveau paragraphe,
  • Puis, réaliser le raccourci clavier CTRL + V pour coller,
  • Remplacer le texte Code postal par le texte Date,
  • Puis, remplacer le texte Ville par le texte Participation,
La mise en page peut sembler déstructurer car les longueurs ne sont plus les mêmes. Nous pallierons le défaut en temps voulu. Sur ce dernier paragraphe, le premier peigne doit être morcelé pour permette la saisie d'une date.
  • Placer le point d'insertion à l'intérieur du premier peigne,
  • Enfoncer trois fois la touche Suppr du clavier pour ne conserver que deux cases,
  • Placer le point d'insertion après ce petit peigne,
  • Insérer le symbole du slash (/),
Pour la même raison que précédemment, le défaut de décalage est observé.
  • Double cliquer dans le mot Participation pour le sélectionner,
  • Dans la section Presse-papiers du ruban Accueil, cliquer sur le bouton Reproduire la mise en forme pour prélever ses attributs,
  • Sélectionner alors le symbole du slash pour répercuter les réglages de police,
Répliquer attributs de mise en forme pour corriger défaut de décalage vertical

Comme précédemment, si cet outil ne vous convient pas, vous pouvez reproduire tous les réglages de Police dont le décalage en hauteur mais le processus est beaucoup plus long.
  • Sélectionner désormais le peigne de deux cases avec son Slash (/),
  • Copier la sélection (CTRL + C),
  • Placer le point d'insertion après le symbole du Slash (/),
  • Coller la sélection (CTRL + V) pour reproduire la zone d'inscription à l'identique,
  • Sélectionner désormais un peigne à deux cases sans le slash,
  • Le copier puis le coller à la suite,
  • Ajouter deux cases à ce troisième peigne en copiant et collant un T à l'envers,
Construction des cases pour inscription date par les peignes Word

Nous devons désormais corriger le défaut du dernier peigne. Certaines cases doivent tout d'abord être supprimées. Ensuite, les taquets de tabulation doivent être ajustés pour des alignements millimétrés. Vous remarquez qu'ils existent déjà pour ce dernier paragraphe grâce au copier-coller.
  • Ne conserver que 5 cases dans ce dernier peigne,
  • Ajuster le deuxième taquet sur la règle pour que le texte Participation commence juste après le peigne qui précède,
  • Puis, ajuster le troisième taquet de manière à ce que la fin des peignes coïncide entre les paragraphes,
aligner précisément les zones inscription formulaire participation Word par les taquets de tabulation

La touche Alt du clavier maintenue enfoncée pendant le déplacement d'un taquet permet d'obtenir une grande précision.

Pour parachever la présentation, nous devons ajouter une zone de signature dans un cadre. Ce cadre peut être conçu avec une zone de texte du ruban Insertion. Mais cette mise en page peut aussi être réalisée avec les bordures dont la largeur est contrainte par les retraits.
  • Sous les peignes, conserver un paragraphe vierge puis saisir le texte Signature du stagiaire :, sur le paragraphe du dessous,
  • Ajouter trois nouveaux paragraphes vides à la suite et les sélectionner avec le texte,
Préparation de la zone de signature pour le bulletin de participation Word

Cette sélection désigne l'ensemble de la zone à encadrer.
  • Dans la section Paragraphe du ruban Accueil, cliquer sur la flèche de l'outil Bordures,
  • Tout en bas de la liste, choisir Bordure et trame,
  • Dans la boîte de dialogue qui suit, régler l'épaisseur de trait sur 1 pt,
  • Puis, cliquer sur le type Encadrement et valider par Ok,
  • De retour sur le document, placer le retrait gauche à 8 cm,
  • De même, glisser le retrait droit à environ 15 cm pour correspondre avec les peignes,
Comme nous le rappelons à chaque occasion, les retraits sont des outils de mise en page. Ils permettent d'influer sur les alignements et de contraindre les largeurs des bordures de paragraphes Word.
  • Réaliser le raccourci clavier CTRL + E pour centrer le texte dans son cadre,
  • Puis, effectuer la combinaison de touches CTRL + G pour le formater en gras,
Création du cadre par les bordures Word pour définir la zone du bloc de signature
  • Sur un dernier paragraphe vierge, ajouter enfin le texte : (Merci de compléter ce formulaire en lettres capitales) puis le formater en italique,


Aérer la présentation du bulletin de participation
Pour plus de clarté mais aussi de confort à l'inscription des informations, il est nécessaire d'augmenter l'espace entre les paragraphes, notamment pour la zone des peignes.
  • Sélectionner tous les paragraphes des peignes en incluant le paragraphe vierge du dessus et du dessous,
  • Dans la section Paragraphe du ruban Accueil, cliquer sur le bouton Interligne et espacement,
  • Dans la liste, choisir Options d'interligne,
Augmenter les espaces entre les zones inscriptions du formulaire Word par options interligne

La boîte de dialogue Paragraphe apparaît.
  • Dans la section Espacement, régler l'espace après sur 30 pt,
  • Puis, valider ces réglages avec le bouton Ok,
Le formulaire est désormais très explicite pour le candidat. Il peut procéder à l'inscription des informations requises en tout confort.

Il convient enfin de repousser la mention en italique plus bas dans le document.
  • Placer le point d'insertion dans son paragraphe,
  • Dans la section Paragraphe du ruban Accueil, cliquer sur le bouton Interligne et espacement,
  • Dans la section espacement de la boîte de dialogue, régler l'espace avant sur 30 pt,
  • Valider ces réglages par le bouton Ok,
Notre bulletin de participation est désormais terminé. Son rendu est meilleur que celui proposé par le modèle finalisé. Souvenez-vous, les tableaux y sont exploités. Ici, nous avons réalisé la construction à l'aide de peignes et des taquets de tabulation. Vous pouvez commander un aperçu avant impression à l'aide du raccourci clavier CTRL + P.

Modèle de bulletin de participation Word avec zones de formulaire par les peignes

Le bulletin d'inscription est parfaitement aéré et équilibré. La présentation est professionnelle. Les zones d'inscription sont suffisamment espacées pour permettre au candidat une écriture confortable.

 
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