Choisir les lignes et les colonnes à l'extraction avec Excel

Pour partager cette vidéo sur les réseaux sociaux ou sur un site, voici son url :


Sujets que vous pourriez aussi aimer :


Fonctions ChoisirLignes - ChoisirCols

Les deux fonctions Excel ChoisirLignes et ChoisirCols permettent de réaliser des extractions arrangées de tableaux, en lignes ou en colonnes. Dans leur exploitation classique, elles offrent des vues simplifiées et personnalisées de données sources. Nous proposons de les présenter dans ce premier volet.

Classeur Excel à télécharger
Nous suggérons d'appuyer la découverte sur un classeur Excel existant.

• Télécharger le classeur choisir-lignes-cols.xlsx en cliquant sur ce lien,
• Double cliquer sur le fichier réceptionné pour l'ouvrir dans Excel,
• Puis, cliquer sur le bouton Activer la modification du bandeau de sécurité,

Nous découvrons un tableau de clients, avec adresses partielles sur la gauche de la feuille, entre les colonnes B et F. Deux grilles vides d'extraction se suggèrent entre les colonnes H et J mais aussi entre les lignes 13 et 17.

Les deux fonctions ChoisirLignes et ChoisirCols ont la même signature. En premier argument, elles attendent le tableau à analyser. Les arguments suivants, au nombre variable, attendent les numéros respectifs de lignes ou de colonnes à extraire. Seuls les deux premiers paramètres sont obligatoires. Nous pouvons énumérer autant de numéros de colonnes que souhaités pour l'extraction.

=CHOISIRCOLS(Tableau; numCol1; [numCol2]; [numCol3]...)

Choisir les colonnes
Nous proposons de débuter avec la fonction ChoisirCols pour démontrer qu'il est possible de restreindre le nombre de colonnes à l'extraction. Ces colonnes peuvent être choisies certes, mais leur ordre aussi pour favoriser la réorganisation des données. Dans un premier temps, nous souhaitons seulement restituer le prénom et le nom de chaque client.

• Cliquer sur la cellule H3 pour la sélectionner,
• Taper le symbole égal (=) pour débuter la construction de la formule,
• Inscrire la fonction du choix de colonnes, suivie d'une parenthèse, soit : ChoisirCols(,
• Désigner le tableau à étudier en sélectionnant la plage de cellules B3:F11,

C'est le nom tabl qui s'inscrit en premier paramètre de la fonction. En effet, un nom a été attribué à ce tableau en amont.

• Taper un point-virgule (;) pour passer dans l'argument du premier numéro de colonne,
• Saisir le chiffre 3 pour désigner la colonne des prénoms,
• Taper un point-virgule (;) pour passer dans l'argument de la colonne à lui associer,
• Saisir le chiffre 2 pour désigner la colonne des noms,
• Fermer la parenthèse de la fonction ChoisirCols,
• Puis, valider la formule par la touche Entrée du clavier,

Comme vous pouvez le voir, il s'agit bien d'une fonction matricielle. Elle ne retourne pas une seule donnée mais un ensemble de résultats selon les volontés énoncées dans les paramètres de la fonction ChosirCols. Toutes les lignes sont bien restituées. Mais seules deux colonnes subsistent, mais dans un ordre inversé par rapport à celui proposé par le tableau d'origine.



En partant de la dernière
Maintenant, nous voulons ajouter une colonne en préfixe de cette extraction. Il s'agit de la donnée sur la ville. Nous pourrions désigner la colonne numéro 5 en premier paramètre de la fonction ChoisirCols. Mais avec des valeurs négatives, comme nous l'avons déjà constaté avec d'autres fonctions, nous pouvons débuter par la fin des colonnes. En partant de la fin, la colonne des villes est la première.

• Sélectionner de nouveau la première case de la grille d'extraction en cliquant sur la cellule H3,
• Dans la barre de formule, cliquer après le premier point-virgule pour placer le point d'insertion,
• Taper la valeur -1 pour désigner la dernière colonne, celle des villes,
• Puis, taper un point-virgule (;) pour rendre la main aux anciens paramètres suivants,
• Enfin, valider la formule par la touche Entrée du clavier,

Nous obtenons bien l'extraction chirurgicale souhaitée sur toutes les lignes du tableau mais sur les quelques colonnes réorganisées invoquées. La syntaxe de la formule que nous avons construite est la suivante : =CHOISIRCOLS(tabl;-1;3;2).

Choisir les lignes
Nous pouvons aussi choisir d'extraire seulement certaines lignes comme les premières ou une ligne sur deux. Dans ce premier volet, nous choisissons de les renseigner manuellement.

• Cliquer sur la cellule B13 pour la sélectionner,
• Taper le symbole égal (=) pour amorcer la construction de la formule,
• Inscrire la fonction de choix de lignes par son nom, avec une parenthèse : ChoisirLignes(,
• Désigner le tableau par son nom, soit : tabl,
• Taper un point-virgule (;) pour passer dans l'argument de la première ligne à extraire,
• Saisir le chiffre 1 pour la ligne d'entête,
• Taper un point-virgule (;) pour passer dans l'argument de la ligne suivante,
• Saisir le chiffre 3 pour prélever deux lignes plus bas,
• Taper un point-virgule (;) pour passer dans l'argument de la ligne suivante,
• Saisir le chiffre 5 pour prélever deux lignes plus bas,
• Taper un point-virgule (;) pour passer dans l'argument de la ligne suivante,
• Saisir le chiffre 7 pour prélever deux lignes plus bas,
• Taper un point-virgule (;) pour passer dans l'argument de la ligne suivante,
• Saisir le chiffre 9 pour prélever deux lignes plus bas,
• Fermer la parenthèse de la fonction ChoisirLignes,
• Puis, valider la formule par la touche Entrée du clavier,

Comme vous pouvez le voir, dans cet usage statique que nous améliorerons dans les prochaines formations, nous réalisons l'extraction de l'intégralité des colonnes du tableau d'origine mais une ligne sur deux seulement.