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Mise en page de document avec Word

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Mise en page Word

Nous avons déjà vu l'ensemble des techniques permettant de réaliser des mises en forme professionnelles, notamment avec le support sur la mise en forme des paragraphes et celui sur les taquets de tabulation. Ce que nous abordons ici ne concerne pas l'aspect du texte, ni celui des paragraphes. Il concerne l'aspect du document dans sa globalité, pour l'impression notamment. On parle de mise en page. C'est pourquoi nous allons voir ce que sont les marges dans un document Word, ainsi qu'un en-tête et un pied de page. Nous verrons à quoi ils servent et comment les utiliser. Nous souhaitons insérer un bandeau avec un titre dans l'en-tête et un bandeau avec une numérotation automatique dans le pied de page. Nous verrons aussi comment il est possible de changer d'orientation de page au beau milieu du document. Pour réaliser les manipulations, nous partons d'un document Word existant et de deux fichiers images. Tous trois sont fournis dans les sources.

Le document Word que nous récupérons est en fait le support sur la mise en forme des paragraphes. Il est constitué de neuf pages et offre de la matière intéressante pour réaliser des travaux de mise en page.

L'en-tête du document
L'en-tête qui est matérialisé par cette zone blanche située dans la partie supérieure du document sert généralement à répéter des informations sur la nature du document, sur toutes les pages, comme son titre. Il est délimité par l'espace défini par les marges. On peut y insérer des images, qui se répéteront elles aussi sur toutes les pages. Pour accéder à l'en-tête, il existe deux méthodes principales. Soit vous double-cliquez sur la partie blanche en haut de la page, soit vous passez par le ruban Insertion puis vous cliquez sur la flèche du bouton En-tête et vous choisissez Modifier l'en-tête tout en bas de la liste.
  • Afficher l'en-tête du document selon l'une des deux méthodes,
Création en-tête du document Word

Comme vous le remarquez, le ruban Création pour l'en-tête s'active automatiquement. Il propose certaines options comme par exemple réaliser un en-tête différent pour la première page (Le sommaire par exemple) ou encore un en-tête différent pour les pages paires et impaires. Ce dernier cas concerne généralement les ouvrages reliés comme les livres. Nous allons l'exploiter pour mieux nous rendre compte.
  • Cocher la case Pages paires et impaires différentes,
  • Saisir le texte : Formation Word sur la mise en forme des paragraphes,
  • L'aligner sur la droite à l'aide des outils d'alignement du ruban Accueil,
  • Mettre l'ensemble de ce texte en gras,
  • Puis, double-cliquer dans la page du document pour désactiver le mode conception de l'en-tête,
Texte répété dans entête document Word

Si vous faites défiler les pages du document, vous constatez que seules les pages impaires disposent de l'en-tête que nous venons de créer. C'est bien ce que nous avons mentionné en cochant cette case. Pour affecter un en-tête aux pages paires :
  • Se placer sur la page 2 du document,
  • Afficher son en-tête,
  • Saisir de nouveau le texte : Formation Word sur la mise en forme des paragraphes,
  • Conserver son alignement à gauche et mettre tout le texte en gras,
  • Double-cliquer de nouveau dans la page du document pour refermer l'en-tête.
Cette fois, toutes les pages disposent d'un en-tête avec un alignement alterné selon leur position. Bien sûr, au fur et à mesure que vous ajouterez des pages dans votre document, elles seront automatiquement associées à l'en-tête approprié. Les réglages de mise en page se définissent une bonne fois pour toutes. Nous allons ajouter une image de fond dans l'en-tête.
  • Revenir sur la première page par CTRL + Home par exemple,
  • Double-cliquer sur son en-tête pour l'afficher,
Vous remarquez que le point d'insertion, la petite barre verticale qui clignote, est placé au tout début du texte. Il s'agit de l'endroit à partir duquel nous allons insérer l'image.
  • Activer le ruban Insertion,
  • Cliquer sur le bouton Images,
  • Dans la boîte de dialogue, après avoir sélectionné le dossier dans lequel ont été téléchargées les images, double-cliquer sur le fichier entete.png,
Insertion image répétée dans en-tête document

Comme vous le constatez, l'image s'insère dans l'en-tête en repoussant le texte en-dessous. Nous souhaitons que le texte apparaisse sur l'image. Il s'agit d'une question d'habillage de l'image. L'image étant toujours sélectionnée :

  • Cliquer sur son petit bouton contextuel, en haut à droite, comme l'indique la capture,
  • Dans la liste, choisir l'habillage :Derrière le texte,
  • Puis, cocher la case : Corriger la position sur la page,
Habillage image par rapport au texe

Le premier réglage permet à l'image et au texte de se chevaucher. Le second permettra d'ajuster la position du texte indépendamment de l'image.
  • Sélectionner le texte de l'en-tête,
  • Lui attribuer une couleur blanche à l'aide du ruban Accueil,
Il est ainsi plus lisible. Comme vous le constatez, l'image déborde de l'en-tête sur la partie supérieure de la page.
  • Sélectionner l'image et la remonter jusqu'à ce qu'elle ne déborde plus,
  • L'étirer en largeur et en hauteur à l'aide de ses poignées de manière à ce que ses bords collent sur ceux de la page,
Image de fond dans en-tête document Word

Il faut par contre bien comprendre que, même si l'image occupe toute la largeur de la page sur votre écran, à l'impression le rendu sera différent. Les imprimantes ne peuvent pas imprimer jusqu'au bord de la page. Celles qui sont capables néanmoins de s'en rapprocher le plus sont les imprimantes laser. Nous verrons tout cela un peu plus loin avec l'aperçu avant impression et les réglages de marges.

Le texte de l'en-tête est positionné trop bas sur l'image, trop près de son bord inférieur. Pourtant il est bien placé sur la première et unique ligne de cet en-tête. Pour remonter ce texte, nous devons jouer sur l'espace défini par la marge dans l'en-tête. L'en-tête étant toujours activé :
  • Cliquer n'importe où dans le texte,
  • Puis, cliquer et glisser vers le haut à l'intersection des parties grisée et blanche depuis la règle verticale sur la gauche comme l'illustre la capture ci-dessous,
Hauteur de marge entete du document Word

En jouant sur la marge supérieure de l'en-tête, vous donnez un peu plus de place au texte. Vous ne devez pas trop remonter cette marge. Sinon le texte, trop proche du bord de page, risque d'être coupé à l'impression. Nous devons maintenant répliquer ces réglages sur l'en-tête des pages paires. Plutôt que d'insérer de nouveau l'image, nous allons la coller. Ainsi nous conservons quelques attributs comme l'habillage, qui permet au texte et à l'image de se superposer.
  • Sélectionner l'image de l'en-tête de première page,
  • La copier avec CTRL + C par exemple,
  • Puis faire défiler vers le bas jusqu'à atteindre l'en-tête de la deuxième page,
  • Cliquer dans cet en-tête de manière à placer le point d'insertion avant le texte,
  • Coller l'image par CTRL + V par exemple,
  • La déplacer de façon à ajuster ses bords avec ceux de la page,
  • Puis sélectionner le texte et lui attribuer une couleur blanche avec le ruban Accueil,
Mise en forme du texte à répéter dans en-tête

La position du texte sur la hauteur n'est pas à définir cette fois. La marge de l'en-tête se définit une bonne fois pour toutes.

Le pied de page du document
Dans cette partie conventionnellement apparaissent des informations utiles comme la numérotation de page avec le nombre total de pages que compte l'ouvrage. C'est ce que nous allons faire avec, là encore, une image de fond en illustration. Et, comme pour l'en-tête, nous allons choisir d'alterner les alignements sur les pages paires et impaires. Pour accéder au pied de page du document, il existe deux méthodes principales. Soit vous double-cliquez directement sur la zone blanche, près du bord, en bas de page. Soit, dans le ruban Insertion, vous cliquez sur la flèche du bouton Pied de page et vous choisissez Modifier le pied de page dans la liste.
  • Revenir sur la première page par CTRL + Home par exemple,
  • Afficher le pied de page,
Vous remarquez que la case Pages paires et impaires différentes est toujours cochée, ce qui nous convient.
  • En passant par le ruban Insertion, insérer l'image pied.png dans le pied de page,
  • Lui attribuer un habillage : Derrière le texte,
  • Puis, cocher la case Corriger la position sur la page comme toute à l'heure,
  • La déplacer vers le bas, de manière à ce qu'elle ne déborde plus du pied de page,
  • L'étirer à l'aide de ses poignées pour faire coller ses bords avec ceux de la page,
  • La copier et la coller dans le pied de page des pages paires,
  • La déplacer pour repositionner ses bords sur ceux de la page,
Maintenant que nous nous sommes occupés de l'image de fond des pieds de pages, nous allons nous intéresser à leur numérotation. Il doit bien sûr s'agir de numérotations automatiques et dynamiques. C'est-à-dire qu'elles s'adapteront aux modifications du document. En aucun cas nous ne devons saisir nous-même ces numéros.
Image de fond répétée dans pied de page document Word
  • Revenir dans le pied de page de la page 1,
Si nous passons par le ruban Insertion et le bouton Pied de page pour choisir l'une des numérotations par défaut, Word y associe une mise en forme qui supprime le fond que nous avons intégré. Donc nous allons utiliser des champs dynamiques qui permettront d'obtenir le même résultat.
  • Commencer par saisir le texte Page, suivi d'un espace,
  • Activer le ruban Création du pied de page, tout à fait à droite,
  • Cliquer sur la flèche du bouton Descriptif du document,
  • Choisir Champ dans la liste qui suit,
Insertion champs dynamiques et automatiques dans pied de page

Une boîte de dialogue apparaît. Elle propose d'insérer un très grand nombre de champs remplissant chacun une fonction particulière, comme le champ Date pour insérer la date du jour.
  • Sélectionner le champ Page en faisant défiler la liste,
  • Cliquer sur Ok pour l'insérer,
De retour sur le document, si vous faites défiler les pages, vous constatez que toutes les pages impaires sont numérotées et automatiquement incrémentées.
  • Taper un espace suivi d'une barre oblique (/), elle-même suivie d'un espace après ce champ,
  • Cliquer de nouveau sur la flèche du bouton Descriptif du document,
  • Choisir Champ comme précédemment,
  • Choisir le champ NumPages cette fois et cliquer sur Ok pour l'insérer,
Champ dynamique nombre de pages dans pied de page Word



Information précieuse, vous venez d'insérer le nombre de pages que comporte le document. Ce nombre est bien entendu dynamique. Si vous insérez de nouvelles pages dans votre document, ce champ les comptabilise. Pour le pied des pages impaires, il nous reste à aligner le texte à droite, le formater en blanc et en gras et à ajuster sa marge pour le redescendre légèrement.
  • Sélectionner le texte du pied de page,
  • Le formater en blanc et en gras à l'aide des outils du ruban Accueil,
  • L'aligner à droite avec le bouton d'alignement de la section paragraphe du ruban,
  • Si nécessaire, réduire la marge du pied de page depuis la règle verticale afin de baisser le texte,
Nous n'allons pas refaire toutes les manipulations pour les pages paires.
  • Copier le texte du pied de page,
  • Atteindre le pied des pages paires et le coller,
  • Puis l'aligner à gauche,
Numérotation automatique pied de page document Word

Le copier/coller transporte le texte et conserve les propriétés dynamiques des champs. Ainsi la numérotation se poursuit.

Marges et aperçu avant impression
Il est de temps de voir à quoi ressemble notre document pour l'impression à ce stade.
  • Réaliser un CTRL + P au clavier,
Ce raccourci clavier, P pour Print, affiche une page avec un aperçu avant impression et les réglages de mise en page à disposition. Vous trouverez un support présentant tous les raccourcis clavier pour Word sur le site www.bonbache.fr.
Aperçu avant impression de la mise en page

Dans notre cas, c'est une imprimante à jet d'encre qui est définie sous Windows comme imprimante par défaut. Elle livre son rendu avant impression, c'est-à-dire, exactement comme elle est capable d'imprimer le document, dans la partie centrale de la fenêtre. Et nous constatons un problème. Autant l'en-tête s'imprimera correctement, autant le pied de page sera coupé à tel point que la numérotation ne sera pas visible. Les imprimantes ont toutes des marges par défaut. Si vous souhaitez imprimer le document, il faudra alors jouer sur les marges avec la liste déroulante Marges personnalisées par exemple, sur la gauche de la fenêtre. Ou bien, il faudra revenir sur le document et remonter le pied de page de façon à ce qu'il puisse s'imprimer malgré les marges. Ici, nous souhaitons simplement une version numérisée pour la partager sur le Web, soit une version écran.
  • Dans la liste déroulante Imprimante, sélectionner Microsoft XPS Document Writer,
L'aperçu s'adapte en temps réel au centre de la fenêtre. L'en-tête et le pied de page deviennent parfaitement visibles pour cette version écran. Il n'y a même plus de fond perdu entre l'en-tête et le bord de la page, idem pour le pied de page. Vous auriez aussi pu choisir une version PDF si un logiciel tel que PDF Creator est installé sur votre ordinateur.

Les sauts de section
Nous allons maintenant réaliser une opération très particulière que seuls les réglages de mise en page permettent d'atteindre. Nous souhaitons insérer une page entre le texte du début du document et le titre Les retraits de paragraphes. Sur cette nouvelle page, nous voulons une image ou une forme dans laquelle sera écrit, le texte annonçant les rubriques à suivre. Mais surtout, nous souhaitons que cette nouvelle page s'affiche au format Paysage (Papier à l'horizontal), indépendamment de toutes les autres pages du document qui resteront en portrait. Bien sûr, nous avons besoin de deux sauts de page, un pour créer la nouvelle page et un autre pour repousser le titre Les retraits de paragraphes, sur la page suivante. Mais un saut de page à lui tout seul ne permet pas d'imposer un changement d'orientation sans influer sur la globalité du document. Pour réaliser cette opération très spécifique, nous avons besoin d'un saut de section page suivante.
  • Placer le point d'insertion au tout début du titre Les retraits de paragraphes en page 1,
  • Activer le ruban Disposition,
  • Cliquer sur la flèche du bouton Sauts de pages,
  • Dans la liste, choisir Page suivante dans les sauts de section,
  • Réitérer cette opération pour ajouter à la suite un second saut de section page suivante,
Saut de section page suivante pour alterner orientation page
  • Placer le point d'insertion en cliquant juste avant le deuxième saut de section,
Vous vous placez ainsi sur la deuxième page.
  • Activer le ruban Disposition,
  • Cliquer sur la flèche du bouton Orientation,
  • Choisir Paysage dans la liste,
Vous remarquez que seule la page 2 est affectée, indépendamment des autres.
  • Pour cette page, supprimer les en-tête et pied de page,
  • Insérer une forme de votre choix à l'aide du bouton Formes du ruban Insertion,
  • L'étirer pour qu'elle occupe globalement la largeur de la page,
  • Cliquer avec le bouton droit de la souris sur cette forme,
  • Dans le menu contextuel, choisir Ajouter du texte,
  • Saisir Les retraits de Paragraphe,
  • Formater ce texte en blanc avec une police suffisamment grande,
Pages paysage et portrait dans le même document

L'aperçu avant impression (CTRL + P) illustre le résultat obtenu. Nous avons bien des orientations différentes au sein du même document.

Les modèles de document
L'intérêt d'un modèle Word est de pouvoir partir d'une base existante, correspondant à une charte, sans devoir refaire les réglages de mise en page systématiquement. De plus, un modèle, s'il est correctement enregistré, sera proposé directement depuis l'écran d'accueil des nouveaux documents Word. Enfin, il s'ouvrira avec un nouveau nom, comme une copie, afin de ne pas risquer d'écraser ou d'endommager le modèle. Voyons comment faire.
  • Sélectionner tout le texte du document par CTRL + A par exemple,
  • Enfoncer la touche Suppr du clavier,
Vous supprimez ainsi tout le texte du document et il ne reste plus que la première page avec son en-tête et son pied de page.
  • Remplacer le texte de l'en-tête par le texte Titre du document ici,
  • Cliquer ensuite sur la rubrique Fichier en haut à droite de la fenêtre,
  • Dans la liste, choisir Enregistrer sous puis cliquer sur Parcourir,
  • Dans la liste Type en bas de la boîte de dialogue, choisir Modèle Word (*.dotx),
Vous remarquez que Word change l'emplacement de l'enregistrement vers le lieu des modèles personnalisés. Il faut conserver cet emplacement proposé.
  • Taper un nom pour ce modèle et cliquer sur Enregistrer,
  • De retour sur le document, le fermer par CTRL + W par exemple,
  • Puis passer par Fichier et Nouveau,
Vous remarquez la présence d'une nouvelle rubrique Personnel à côté de la rubrique Proposés.
Modèles personnalisés depuis accueil des nouveaux documents
  • Cliquer sur le lien Personnel,
L'aperçu de votre modèle apparaît.
  • Cliquer dessus pour l'ouvrir,
Il s'affiche avec un nom différent et arbitraire comme l'indique sa barre de titre. Il est donc complètement détaché du modèle ainsi préservé de toutes modifications. Il a en revanche récupéré tous les réglages de mise en page. Si vous changez le texte de l'en-tête et que vous créez de nouvelles pages, vous remarquez d'une part que l'en-tête est bien répliqué sur chaque nouvelle page du document. D'autre part, vous constatez que la numérotation automatique fonctionne, qui plus est, avec l'alternance d'alignement sur les pages paires et impaires comme nous l'avions réglé.



 
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