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Déployer une application Access

Le but ultime d'un développement Access est de créer une application multi-utilisateur. Les ressources de la base de données doivent être disposées sur un emplacement partagé. Cet emplacement peut être situé sur un réseau local ou encore sur un serveur Web distant. Ces ressources sont les données de tables. Elles représentent la partie dorsale ou Back-End de l'application partagée.

Les consoles doivent être déployées sur chaque poste des utilisateurs. Ces consoles sont les formulaires permettant d'agir sur les données pour les consulter, mais aussi pour les enrichir et les mettre à jour. C'est ainsi que chaque intervenant dispose des informations au dernier indice. Ces formulaires représentent la partie frontale ou Front-End de l'application partagée.



Base de données source
Pour apprendre à déployer et partager une application Access, nous suggérons d'appuyer l'étude sur une petite base de données existante. En consultant le volet de navigation sur la gauche de l'écran, vous notez que cette application est constituée d'une table, de deux requêtes et de trois formulaires. L'un d'entre eux est plus précisément un sous-formulaire. Il s'agit d'une base de données de gestion des biens immobiliers.
  • Double cliquer sur le formulaire Recherche_biens pour l'exécuter,
Formulaire Access pour rechercher des biens immobiliers selon critères de prix

C'est lui qui utilise le sous formulaire pour présenter les résultats correspondant aux critères émis. Ces critères sont renseignés et croisés à l'aide de la petite barre d'outils verticale placée sur la droite. Il est possible de définir des seuils planchers et plafonds comme la superficie, le nombre de pièces et le prix. A chaque changement de valeur, la liste des biens correspondants s'actualise dans le sous-formulaire au centre de l'écran. Ces données sont toutes archivées dans la table Biens. C'est elle qui doit être partagée sur un emplacement réseau. Et ce sont les formulaires, déployés sur les postes des utilisateurs qui doivent continuer à l'atteindre, pas forcément uniquement pour la consultation d'ailleurs.
  • Fermer le formulaire Recherche_biens en cliquant sur la croix de son onglet,
  • Dans le volet de navigation, double cliquer sur le formulaire Ajout_biens,
Il porte bien son nom. Il permet d'insérer de nouvelles offres dans la table Biens pour les rendre disponibles à la recherche et à la consultation depuis le formulaire Recherche_biens.

Formulaire Access pour ajouter de nouveaux biens immobiliers dans la table source

Lorsque nous aurons créé la partie frontale et la partie dorsale et après distribution du Front-End chez tous les utilisateurs, ce formulaire démultiplié doit donc permettre d'implémenter à distance la table Biens partagée. Nous l'exploiterons donc en frontal pour vérifier que le dorsal est bien enrichi à distance.



Fractionner une base de données
L'enjeu consiste désormais à détacher les sources de données des outils à déployer. Les tables ne doivent plus être hébergées par l'application. Néanmoins, elles doivent rester liées à cette dernière et à toutes ses copies destinées à la distribution. C'est ainsi que nous pourrons les déposer sur un emplacement partagé.
  • Fermer le formulaire Ajout_biens en cliquant sur la croix de son onglet,
Les manipulations à suivre doivent nécessairement intervenir une fois le développement de l'application achevé. Il est même conseillé de créer une copie de la base de données avant de procéder.
  • En haut de la fenêtre Access, cliquer sur l'onglet Outils de base de données,
  • Dans la section Déplacer les données du ruban, cliquer sur le bouton Base de données Access,
Une boîte de dialogue apparaît. Il s'agit de l'assistant Fractionnement.

Fractionner une base de données Access pour la distribuer et la partager

Comme le mentionne le descriptif : "Dans un environnement multi-utilisateur, ce procédé réduit l'encombrement du réseau et permet le développement en avant-plan sans affecter les données ou interrompre les utilisateurs".
  • Cliquer maintenant sur le bouton Fractionner la base de données,
La boîte de dialogue Créer une base de données principale apparaît. C'est grâce à elle que nous allons pouvoir séparer les données de la partie frontale. Nous devons définir un emplacement partagé, conventionnellement situé sur le réseau de l'entreprise.

Déployer une base de données Access sur un emplacement réseau partagé

Ici et pour la simulation, nous désignons un emplacement explicitement différent de celui hébergeant la base de données. Et de cette dernière nous le verrons, seule la partie frontale subsistera. Dans la zone Nom du fichier, vous notez l'extension (_be) ajoutée automatiquement par Access au nom de la base de données pour la partie dorsale de l'application. Be est l'abréviation de Back-End.
  • Ouvrir et choisir un dossier différent de celui de la base de données,
  • Puis, cliquer sur le bouton Fractionner en bas de la boîte de dialogue,
  • Valider ensuite le message de confirmation,
Remarque et autre méthode : si l'emplacement réseau de la base de données principale est par exemple \\serveur1\partage1\ et que le nom de fichier de la base de données principale est par exemple immo_be.accdb, vous pouvez entrer directement le chemin complet \\serveur1\partage1\immo_be.accdb dans la zone nom de fichier.

Nous sommes de retour sur la base de données d'origine mais a priori seulement. Cette dernière a été transformée en partie frontale de l'application. A ce titre, vous notez la présence d'une icône plus (+) en regard de la table. Elle symbolise la liaison avec la partie dorsale détachée sur l'emplacement partagé.
  • Cliquer droit sur la table Biens,
  • Dans le menu contextuel, choisir l'option Gestionnaire de tables liées,
Chemin accès partie dorsale, backend, pour application Access partagée sur le réseau

Le chemin de partage est effectivement rappelé.
  • Fermer la boîte de dialogue du gestionnaire d'attaches,
  • Cliquer droit de nouveau sur la table Biens dans le volet de navigation,
  • Dans le menu contextuel, choisir le mode Création,
La table partagée du BackOffice Access ne peut pas être modifiée par un utilisateur

Aussitôt une alerte apparaît dans une boîte de message. Elle indique que la source de données partagée est protégée. En conséquence, les modifications de structure sur la table ne peuvent être entreprises depuis la partie frontale de l'application.
  • Cliquer néanmoins sur le bouton Oui pour basculer en conception de la table,
Chemin accès depuis la partie frontale de la base de données Access déployée sur le réseau

La feuille de propriétés sur la droite de l'écran rappelle la liaison à la source de données de la partie dorsale par son chemin d'accès. Toute modification que vous voudrez entreprendre dans cette vue vous sera strictement refusée.
  • Fermer la table en cliquant sur la croix de son onglet,


Utilisation d'une application partagée
Désormais, la partie frontale qui correspond au fichier d'origine et qui est toujours affichée à l'écran doit être copiée sur tous les postes des utilisateurs. Elle connaît l'emplacement de la partie dorsale comme nous l'avons constaté. Donc, chaque copie exploitée par chaque utilisateur sera capable de questionner les données partagées mais aussi de les modifier ou de les enrichir. Et nous allons le vérifier.
  • Dans le volet de navigation, double cliquer sur le formulaire Ajout_biens pour l'exécuter,
  • Renseigner toutes les zones de saisie en commençant par la ville,
  • Puis, cliquer sur le bouton Ajouter,


Un traitement semble s'opérer puis le formulaire est réinitialisé.
  • Dans l'explorateur Windows, ouvrir le dossier de partage,
Nous y retrouvons la partie dorsale de l'application, soit la source de données. Et comme l'indique la colonne Modifié le, un changement a été opéré très récemment.
  • Double cliquer sur le fichier pour l'ouvrir dans Access,
  • Dans le volet de navigation, double cliquer sur la table Biens,
  • Puis, atteindre la fin des enregistrements,
Données ajoutées dans la table partagée sur le serveur depuis le formulaire frontal application Access

Nous y retrouvons bien l'enregistrement ajouté à distance, soit depuis la partie frontale de l'un des utilisateurs. L'application Access multi-utilisateurs est prête.

 
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