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Exercice Access sur l'importation sélective de données

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Importation sélective de données - Exercice Access

Dans ce deuxième exercice Access, nous poursuivons l'apprentissage du niveau débutant. Dans le premier exercice, nous avons posé les premières pierres afin de concevoir une ossature saine pour la base de données et plus tard, pour l'application finalisée de gestion. Nous avons réceptionné des tables et en avons créé deux nouvelles. Nous avons posé les clés primaires sur les champs dédiés.



Données manquantes dans table Access à importer depuis Excel

Nous l'avions constaté, deux champs ne sont pas renseignés dans la table Clients. Il s'agit des champs Client_dep et Client_ville. A l'avenir, au fil de notre progression, nous voulons pouvoir choisir une ville en fonction du département préalablement désigné. Dans un premier temps, nous devons intégrer ces informations sur les communes dans une table de la base de données.

Source et présentation de la problématique
Pour poursuivre nos travaux, nous devons réceptionner la base de données sur laquelle nous avons travaillé au cours du premier exercice. La décompression fournit deux fichiers. On note en effet la présence de la base de données clients-et-commandes.accdb mais aussi du classeur communes.xlsx. Ce classeur Excel renferme les informations que nous souhaitons intégrer dans la base de données Access.
  • Double cliquer sur le fichier communes.xlsx pour l'ouvrir dans Excel,
  • Puis, cliquer sur le bouton Activer la modification du bandeau jaune de sécurité,
La société de notre application agit seulement sur la région PACA. C'est pourquoi, dans la formation Excel sur l'exportation sélective, nous avions exploité les filtres avancés, afin d'isoler les communes pour les départements de la région souhaitée.

Vous remarquez en effet la présence d'un petit tableau énumérant les communes et pour chacune, le code postal correspondant. Ce tableau Excel comporte environ mille lignes, soit mille communes.
  • Cliquer dans l'une des cellules de ce tableau, par exemple en B4,
  • Puis, réaliser le raccourci clavier CTRL + A,
Ce raccourci clavier est enseigné, entre autres, dans la formation sur les trucs et astuces avec Excel. Au moment de l'exécuter, si la cellule active appartient à un tableau, la sélection s'étend jusqu'à le désigner intégralement.

Sélectionner intégralement un tableau Excel de base de données par raccourci clavier

En consultant la zone Nom, en haut à gauche de la feuille Excel, vous constatez que ce tableau possède un nom. Nous avions en effet pris soin de nommer sa plage de cellules complète. Comme nous l'avait appris la formation Access pour importer des données Excel, ces noms de plages sont précieux. Ils permettent des importations précises et simplifient le procédé.



Importation du tableau Excel dans Access
La table destinée à recevoir ces informations n'existe pas dans notre base de données Access. Mais nous allons le voir, elle peut être créée à la volée. Plus important encore, les champs peuvent être typés et formatés pendant le processus d'importation. Et comme vous le savez, ces réglages sont fondamentaux dans la construction d'une base de données Access.
  • A la racine du dossier de décompression, double cliquer sur la base de données clients-et-commandes.accdb pour l'ouvrir dans Access,
  • Puis, cliquer sur le bouton Activer le contenu du bandeau jaune de sécurité,
Nous y retrouvons les cinq tables paramétrées et construites lors du premier exercice. Elles sont destinées, à terme, à porter l'application de facturation des clients avec gestion des stocks.

Nous le verrons et l'apprendrons, la table Clients devra être liée à la table Commandes. La table Commandes devra être liée à la table Detail_commandes qui elle-même devra être liée à la table Produits. Il s'agit de règles de fonctionnement et de sécurité importantes dans un gestionnaire de base de données professionnel.

Seule la table Remise est indépendante. Elle sera exploitée pour identifier des taux de réduction dans la table Produits, lors d'opérations commerciales.

Si vous ouvrez ces tables en mode conception, comme la table Produits, vous constatez la présence de nos précédents travaux. Les champs sont tous explicitement nommés. Les clés primaires sont posées et les types de données sont judicieusement définis.

Conception de table Access avec types de données et clé primaire

Nous devons désormais ajouter une nouvelle table dans cette base de données, celle des communes et départements.
  • En haut de la fenêtre Access, cliquer sur l'onglet Données externes pour activer son ruban,
  • Tout à fait à gauche du ruban, cliquer sur le bouton Nouvelle source de données,
  • Dans la liste, pointer sur A partir d'un fichier puis cliquer sur Excel,
Définir le type de données Excel à importer dans une base Access

Une boîte de dialogue apparaît. Elle consiste dans un premier temps à désigner le classeur Excel renfermant les informations à importer dans Access.
  • Cliquer sur le bouton Parcourir,
  • Dans la boîte de dialogue qui suit, pointer dans le dossier de décompression,
  • Puis, double cliquer sur le fichier communes.xlsx,
  • Cliquer alors sur le bouton Ok situé en bas de la première boîte de dialogue,
L'assistant importation se déclenche. Il offre d'ores et déjà un aperçu limpide des données à traiter. En effet, il n'y a pas d'ambiguïté sur le classeur source. Le tableau est seul sur sa feuille. De plus, il est parfaitement délimité. Néanmoins, nous préconisons la méthode professionnelle exploitant les plages nommées. C'est elle qui permet, en toutes circonstances, de désigner précisément les informations à importer.
  • Cocher la case Afficher les plages nommées,
Importer des données précises dans Access grâce aux plages de noms reconnues dans Excel

Nous y retrouvons le nom liste_villes qui borne parfaitement le tableau Excel des communes et départements. Ce nom est sélectionné par défaut.
  • En bas de la boîte de dialogue, cliquer sur le bouton Suivant pour progresser,
Une alerte se déclenche. Elle sensibilise sur le fait que les noms de champs détectés, soit les entêtes de colonnes, ne sont pas corrects. Nous l'avons expliqué en effet dans le premier exercice. Les noms de champs ne doivent pas proposer d'espace. De même, il est préférable d'éviter les caractères latins, comme les accents.
  • Cliquer sur le bouton Ok pour valider cette alerte,
Assistant importation Access, intitulés de champs à renommer



Dans l'étape qui suit, Access isole en effet la première ligne. Il comprend que ces textes sont les titres des colonnes. C'est pourquoi la case Première ligne contient les en-têtes de colonnes est cochée. Et nous devons la conserver en l'état. Cependant, ces champs ont été renommés avec des noms standards très peu explicites. Mais nous pourrons les modifier à loisir.
  • Cliquer de nouveau sur le bouton Suivant en bas de la boîte de dialogue,
Dans cette nouvelle étape, nous pouvons nommer et typer les champs. Ces réglages sont très importants.
  • Nommer le premier : Commune_nom,
  • Conserver son type de données sur Texte court,
  • Cliquer sur l'étiquette du second champ pour le désigner,
  • Le nommer : Commune_dep,
  • Puis, changer son type de données pour Texte court à l'aide de la liste déroulante,
Aucune opération n'est en effet à entrevoir sur des codes postaux. Access avait réglé le type sur Réel double, identifiant la présence de valeurs numériques. Qui peut le plus, peut le moins. Mais l'un des enjeux dans la construction d'une base de données est de typer les champs au plus juste pour préserver les ressources et améliorer les performances.

Typer les données Excel importées dans Access avec assistant

Nous n'avons pas encore défini de clé primaire, essentielle pour toute table de base de données. Mais vous allez le constater, l'assistant importation le prévoit.
  • Cliquer sur le bouton Suivant en bas de la boîte de dialogue,
Définir champ de la clé primaire avec assistant importation de données Access

Effectivement, Access propose de créer un champ auto-incrémenté pour y placer la clé primaire. Et ce choix nous convient parfaitement. Il existe en effet des redondances dans les communes et les codes postaux. Et souvenez-vous, la clé primaire identifie chaque enregistrement de façon unique. Aucun doublon n'est autorisé.
  • Cliquer sur le bouton Suivant pour atteindre la dernière étape de l'assistant importation,
  • Nommer la table Communes et cliquer sur le bouton Terminer pour procéder,
  • Valider la dernière boîte de dialogue qui apparaît en cliquant sur le bouton Fermer,
Comme vous le remarquez, la table communes apparaît désormais listée dans le volet des objets Access sur la gauche de l'écran.
  • Double cliquer sur son nom pour l'afficher en mode feuille de données,
Données Excel importées dans table Access

Comme l'indique la petite barre de navigation en bas de la table Communes, 1003 enregistrements ont été importés avec succès. Les champs sont correctement typés et la clé primaire a été placée. Cependant, le nom attribué par défaut n'est pas conforme avec les autres champs de la table.
  • Dans le ruban Accueil, cliquer sur la flèche du bouton Affichage,
  • Dans la liste, choisir Mode création,
Mode création de la table Access importée pour modifier nom du champ de la clé primaire
  • Renommer le champ ID en : Commune_id,
  • Puis, enregistrer les modifications (CTRL + S),
Comme vous l'avez remarqué, le symbole de la clé primaire est bien présent en regard du champ. Mais cette clé a cette fois été créée à la volée, durant la phase d'importation. Et comme l'indique son onglet Général en bas de la fenêtre, ce champ est fort naturellement indexé sans doublons.

Nous en avons terminé avec ce deuxième exercice. Nous avons continué de préparer les données pour la construction de la base Access. Mais les travaux à réaliser sur les tables sont loin d'être finis. Ce sont elles qui conditionnent le fonctionnement général de l'application que nous bâtirons. Dans le prochain exercice, nous prendrons soin de formater les champs de chacune des tables. La mise en forme restituée est précieuse pour l'exploitation des données par les formulaires.
  
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