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Faire des présentations professionnelles de courriers Word

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Le but de cette formation est de pratiquer les techniques de mise en forme de texte et de paragraphe apprises avec le support pour débuter avec Word. Au travers de trois exercices, nous fournissons un aperçu du résultat à obtenir. En récupérant le texte brut, il s'agit d'être capable d'atteindre ce résultat avec essentiellement les outils de mise en forme du ruban Accueil de Word.



Exercice : Le traitement de texte Word
Mise en forme de texte pour courrier Word

La capture ci-dessus illustre le résultat à atteindre à partir d'un texte sans mise en forme. Avant de débuter toute conception sous Word, il convient d'afficher les caractères masqués. Ils permettent d'indiquer sur le document, par des symboles, les actions du clavier comme les tabulations ou créations de paragraphes.
Caractères masqués de Word pour afficher les marques de paragraphe
  • Dans le groupe Paragraphe du ruban Accueil, cliquer sur le bouton Afficher tout pour l'activer,
Vous devez voir apparaître un symbole, ressemblant à une note de musique inversée, à chaque fin de paragraphe. Il s'agit d'une marque de paragraphe indiquant la fin du paragraphe. Dès lors que vous enfoncez la touche Entrée du clavier, vous ne laissez pas Word retourner naturellement à la ligne. Vous brisez volontairement la continuité de la saisie pour forcer la création d'un nouveau paragraphe. Cette notion de paragraphe est fondamentale dans Word, car la maîtrise des mises en forme de groupes de lignes et non de mots isolés, en dépend. La police utilisée ici est le Calibri. Il s'agit d'une police utilisée couramment pour les documents professionnels. Commençons par le titre. Rien de compliqué, le texte doit être mis en gras et la police légèrement agrandie. Vous remarquez que ce titre est un paragraphe à lui seul puisque qu'une marque de paragraphe le délimite en fin de ligne.
  • Pour le sélectionner, placer la souris, dans la marge de gauche en regard du titre,
Le curseur de la souris se transforme en une flèche inclinée en direction de la ligne.
  • Réaliser alors un simple clic pour sélectionner intégralement la ligne,
  • Cliquer sur le bouton G du groupe Police du ruban Accueil, pour mettre le texte en gras,
  • Choisir une taille 14 pour la police avec la liste déroulante Taille de police,
Mise en forme de texte et police dans Word

Le paragraphe qui commence par FORMAT DE TEXTE et qui s'étend jusqu'à couleurs différentes doit être justifié. Justifier un paragraphe consiste à répartir les mots de chaque ligne équitablement de manière à ce qu'ils optimisent l'espace proposé sur la largeur du document. La largeur du document est définie en fonction de la position du retrait gauche et du retrait droit sur la règle horizontale supérieure. Ces notions sont enseignées au travers du support de formation sur la mise en forme des paragraphes. Il s'agit bien d'une mise en forme de paragraphe puisque toutes les lignes du groupe seront impliquées et nous allons le prouver. Donc l'outil pour réaliser cette mise en forme se trouve dans le groupe Paragraphe du ruban Accueil.
  • Cliquer n'importe où dans ce paragraphe pour y placer le point d'insertion,
  • Cliquer ensuite sur le bouton Justifier du groupe Paragraphe dans le ruban,
Les mots se répartissent subtilement sur la largeur du document. Habituellement, lorsque vous mettez en forme un texte, vous devez commencer par sélectionner ce texte. Ici, nous avons simplement placer le point d'insertion dans le paragraphe et la justification s'est appliquée à l'ensemble des lignes délimitées par la marque de paragraphe. Il s'agit bien d'un outil de mise en forme de paragraphe. Le point d'insertion est matérialisé par la petite barre verticale qui clignote. Il indique l'endroit à partir duquel reprend la saisie. Pour justifier le paragraphe, vous auriez pu utiliser la combinaison de touches CTRL + J afin de garder les mains sur le clavier. C'est entre autres ce que rappelle le support de formation sur les raccourcis clavier Word. Tout ce qui suit désormais dans ce paragraphe, concerne de la mise en forme de texte. Certains outils sont directement accessibles via le ruban, d'autres plus spécifiques devront être atteints par l'intermédiaire des boîtes de dialogue. Le texte FORMAT DE TEXTE sans les deux points (:) doit être mis en gras et souligné. Pour réaliser une sélection précise :
  • Cliquer en début de ligne, devant le mot FORMAT pour y placer le point d'insertion,
  • Tout en maintenant la touche MAJ enfoncée, cliquer juste après le mot TEXTE,
La sélection est ainsi parfaite. Elle ne déborde pas.
  • Dans le groupe Police du ruban, cliquer sur le bouton G puis sur le bouton S,
Le texte passe en gras souligné. Au clavier, vous auriez pu réaliser les raccourcis CTRL + G puis CTRL + U. Pour sélectionner un mot facilement dans Word, il suffit de double cliquer dedans.
  • En utilisant ce principe et les outils du groupe Police du ruban Accueil, passer les textes gras, souligné et italique dans leur mise en forme respective,
Au clavier, vous pouvez passer un texte en italique avec le raccourci CTRL + I.
  • Double cliquer dans le mot exposant et cliquer sur le bouton X2 du ruban,
  • Double cliquer ensuite dans le mot indice et cliquer sur le bouton X2 du ruban,
Remarquez l'apparition d'une info-bulle lorsque vous pointez sur un bouton avant de cliquer. Celle-ci décrit le bouton et rappelle généralement son raccourci clavier associé. Si votre version de Word ne fait pas partie des dernières et que les outils exposant et indice ne figurent pas parmi les fonctions, vous pouvez cliquer sur le petit bouton d'option en bas à droite du groupe Police du ruban Accueil. Vous affichez ainsi la boîte de dialogue Police. Le raccourci clavier CTRL + D conduit au même résultat. Là, il ne reste plus qu'à cocher la case correspondante pour mettre en forme le texte sélectionné.
  • Sélectionner le texte double souligné avec la souris et la touche MAJ par exemple,
  • Cliquer sur la flèche du bouton de soulignement du ruban Accueil,
  • Dans la liste, choisir le style double souligné,
Mettre en évidence un texte Word avec soulignement double trait
  • Double cliquer dans le mot barré puis cliquer sur le bouton abc situé à gauche du bouton de soulignement, sur le ruban Accueil,
  • Sélectionner le texte couleurs différentes et choisir une couleur en cliquant sur la flèche du bouton Couleur de Police à partir du ruban,
Attribuer une couleur à un texte sélectionné dans Word

La mise en forme de ce paragraphe et de son texte est terminée. Nous allons passer au suivant ou plutôt celui d'après. En effet, le suivant est un paragraphe vide comme l'indique sa marque de paragraphe. Comme vous le constatez, les lignes situées entre le texte FORMAT DE PARAGRAPHE et interlignes notamment, est aligné sur la droite. Mais un alignement, qu'il soit centré, justifié, à droite ou à gauche se réalise sur la largeur de la page définie, pour ce paragraphe, selon la position des retraits à gauche et à droite. Les retraits sont eux aussi des outils de mise en forme de paragraphe. Si bien qu'il n'est pas nécessaire de sélectionner tous les mots qui le composent pour leur imposer ce décalage. Les retraits sont matérialisés par les curseurs situés sur la règle horizontale à l'intersection des parties grises et blanches. Pour changer leur position, il suffit de les cliquer et de les glisser avec la souris.
  • Cliquer n'importe où dans ce paragraphe pour y placer le point d'insertion,
  • Cliquer et glisser le curseur du retrait gauche depuis sa base inférieure à 4 cm sur la règle,
Décalage lignes paragraphe Word avec retrait gauche

Toutes les lignes du paragraphe sont ainsi décalées et commencent désormais à 4 cm par rapport au bord initial. Nous avons glissé ce curseur par sa base inférieure pour imposer un retrait gauche. En effet, si nous l'avions glissé depuis sa base supérieure, nous aurions imposé un retrait de première ligne. Ce retrait, comme son nom l'indique, ne décale vers la droite que la première ligne du ou des paragraphes sélectionnés. Si vous cliquez dans un autre paragraphe, vous constatez que les curseurs des retraits reprennent leur position d'origine. En effet jusqu'ici, les retraits n'ont été modifiés que pour ce paragraphe.
  • Réaliser ensuite un alignement à droite pour ce paragraphe,
  • Puis, sélectionner le texte FORMAT DE PARAGRAPHE sans les deux points (:),
  • Le mettre en gras et le souligner,
Il ne reste plus que le dernier paragraphe. Celui-ci doit être justifié sur la largeur du document définie par la position inchangée des retraits. Puis il s'agit de mettre en gras et souligné le texte LES SELECTIONS comme précédemment.
  • Réaliser les mises en forme du dernier paragraphe,
Au final, pour ces trois paragraphes, vous devez obtenir le résultat suivant.
Présentation et mise en forme de document Word

Vous pouvez de nouveau cliquer sur le bouton Afficher tout du ruban Accueil de manière à enlever l'affichage des caractères masqués et obtenir un rendu plus proche du papier.

La Camargue - Mise en forme de paragraphes
Exercice pour mise en forme de paragraphe avec Word



La capture ci-dessus donne le résultat à obtenir à partir d'un texte brut à récupérer. Comme vous le remarquez, les textes surlignés en jaune ne sont pas à reproduire, il s'agit d'indications pour la mise en forme des paragraphes.
  • Télécharger le fichier 001-La-camargue-texte.docx en cliquant sur son lien,
  • L'ouvrir dans Word,
  • Afficher les caractères masqués comme dans l'exercice précédent,
  • Sélectionner le titre en cliquant dans la marge sur sa gauche,
  • Le centrer, lui attribuer une taille de police de 14 et le mettre en gras,
Tous les paragraphes qui suivent, sauf les deux dernières lignes du document, possèdent une bordure similaire avec un trait vertical sur la gauche et un trait vertical sur la droite. Plutôt que de refaire les mêmes opérations de mise en forme pour chaque paragraphe, nous allons les réaliser sur le premier et les reproduire sur les autres. Mais avant cela, nous avons besoin d'aérer la présentation.
  • A la fin de chaque paragraphe, sauf le dernier, ajouter un paragraphe vide,
Pour ce faire, vous devez placer le point d'insertion à la fin du paragraphe puis enfoncer la touche Entrée du clavier pour chacun.
  • Placer le point d'insertion n'importe où dans le paragraphe de texte (D'un fleuve...),
  • Cliquer sur la flèche du bouton Bordures dans le groupe Paragraphe du ruban,
  • Dans la liste, tout en bas, choisir Bordure et trame,
  • Dans la boîte de dialogue qui suit, choisir une largeur de 2,25 pt avec la liste déroulante du bas,
  • Puis, directement sur l'aperçu de la boîte de dialogue, cliquer à gauche puis à droite du paragraphe pour placer les traits de bordure ainsi définis,
  • Valider par Ok,
Appliquer une bordure personnalisée à un paragraphe Word

Les bordures apparaissent bien de part et d'autre. Il s'agit maintenant de les reproduire et non de les reconstruire. Le point d'insertion étant toujours placé dans le paragraphe :
  • Double cliquer sur l'outil Reproduire la mise en forme du groupe Presse-papiers du ruban,
Le double clic sur cet outil permet de reproduire la mise en forme des bordures en cascade sur les autres paragraphes. Un simple clic ne permet d'utiliser l'outil qu'une fois et impose de recommencer.
  • Sélectionner les trois lignes du paragraphe de texte suivant depuis sa marge gauche,
Lorsque vous relâchez le bouton de la souris, la mise en forme des bordures est reproduite. L'outil Reproduire la mise en forme permet de répercuter tous les attributs de format. Comme ici, seules les bordures diffèrent, seuls ces attributs semblent être reproduits. C'est la raison pour laquelle nous réalisons cette manipulation en premier car ensuite, les mises en forme diffèrent entre les paragraphes.
  • Sélectionner les deux lignes du paragraphe de texte suivant,
  • Puis, réitérer l'opération pour les deux paragraphes de texte qui suivent,
  • Enfin, enfoncer la touche Echap du clavier.
Cette action permet de désactiver l'outil Reproduire la mise en forme. Les bordures se poursuivent sur quelques points en dessous des paragraphes. Cela est dû à un espace après paragraphe naturellement configuré par Word pour aérer la présentation. Pour pallier le problème :
  • Sélectionner tous les paragraphes avec bordures en cliquant et glissant la souris dans la marge gauche du document,
  • Dans le groupe Paragraphe du ruban, cliquer sur le flèche du bouton des espacements, illustrée par la capture ci-dessous,
  • Puis, choisir la commande Supprimer l'espace après le paragraphe,
Réduire les espaces entre les paragraphes, mise en forme Word

Les bordures s'étalent ainsi sur la hauteur du texte seulement.
  • Placer le point d'insertion dans le paragraphe commençant par le texte D'un fleuve,
  • Glisser le curseur de son retrait gauche à 2 cm,
  • Glisser le curseur de son retrait droit à 14 cm, soit 2 cm vers la gauche,
Alignement paragraphe sur largeur définie par les retraits

Le paragraphe est désormais aligné à gauche selon la position du retrait gauche (2cm) et retourne naturellement à la ligne à la position du retrait droit (14 cm).
  • Justifier ce paragraphe,
Les mots constituant le paragraphe se répartissent équitablement sur la position définie par ces deux retraits.
  • Placer le point d'insertion dans le paragraphe commençant par La Camargue,
  • Lui attribuer un alignement centré,
  • Placer le point d'insertion dans le paragraphe commençant par Le temps d'un rêve,
  • Glisser le curseur du retrait gauche en le cliquant depuis sa forme triangulaire orientée vers le haut, jusqu'à 1 cm sur la droite,
Déplacer toutes les lignes du paragraphe sauf la première, retrait négatif

Comme vous le remarquez, seule la base du curseur est déplacée cette fois. Il s'agit d'un retrait négatif. Le retrait négatif décale, à la position indiquée, toutes les lignes d'un paragraphe sauf la première.
  • Placer maintenant le point d'insertion dans le paragraphe commençant par Placée sous le signe,
  • Glisser son retrait gauche à 2 cm,
  • Glisser son retrait droit sur 1 cm vers la gauche,
  • Glisser ensuite le curseur de gauche en le cliquant cette fois depuis sa partie supérieure à 1,25 cm plus loin, soit 3,25 cm au total,
Décaler uniquement les premières lignes de paragraphes, retrait de première ligne

Il s'agit cette fois d'un retrait de première ligne. Comme son nom l'indique, il décale à la position indiquée, uniquement la première ligne du paragraphe ou de chaque paragraphe sélectionné. La formation sur la mise en forme des paragraphes enseigne ces retraits. Ensuite, comme l'indique la procédure :
  • Appliquer un retrait gauche de 1,28 cm et un retrait droit de 3,25 cm au paragraphe commençant par Jadis, ces terres,
Pour obtenir une telle précision, vous devez maintenir la touche Alt enfoncée en même temps que vous glissez le curseur du retrait. La position s'affiche alors en temps réel en lieu et place des graduations de la règle. Pour obtenir n'importe quelle position au millimètre près, vous pouvez aussi passer par la boîte de dialogue Paragraphe, dans laquelle vous pouvez saisir précisément la position voulue. Il ne reste plus que les deux dernières lignes, chacune dans un paragraphe :
  • Sélectionner ces deux lignes,
  • Supprimer les espaces après paragraphe,
  • Les aligner sur la droite,
  • Les mettre en gras,
  • Placer le retrait gauche à environ 11 cm,
  • Afficher la boîte de dialogue Bordure et trame,
  • Définir une bordure gauche épaisse et valider,
  • Sélectionner ensuite tout le texte du document sauf le titre La Camargue ,
  • Régler la taille de police sur 12 pt,
Le résultat à obtenir est présenté ci-dessous.
Présentation document Word avec retraits, bordures et alignements

Cas pratique - Réponse candidature
Avec ce que nous avons acquis, nous allons facilement pouvoir mettre en forme le prochain courrier qui est une réponse émanant d'une entreprise, à une candidature émise par une femme. La seule nouvelle notion concerne les listes à puces qui permettent d'énumérer explicitement des informations. Mais comme vous allez le voir, leur mise en oeuvre est triviale avec Word. Il s'agit du texte brut comme toujours, à partir duquel l'objectif est de réaliser la mise en forme proposée par la capture ci-dessous.
Réaliser courrier administratif professionnel avec Word
  • Afficher les caractères maqués,
Vous remarquez que chaque ligne est placée dans un paragraphe différent. Du fait des espacements prédéfinis entre les paragraphes, ce courrier est trop aéré. Il ne tient pas sur une page.
  • Sélectionner tout le texte du document avec le raccourci clavier CTRL + A,
  • Supprimer les espaces après paragraphes comme nous l'avons vu précédemment,
  • Mettre la première ligne en gras,
  • Sélectionner ensuite les cinq premiers paragraphes, soit les 5 premières lignes sur ce document,
  • Leur appliquer un retrait gauche de 9 cm,
  • Sélectionner le paragraphe du texte 15 janvier 2017 à 9 heures en cliquant dans sa marge gauche,
  • Le centrer dans la largeur du document et le mettre en gras,
  • Puis sélectionner les trois paragraphes allant du mot DIRECTION à LYON,
  • Les centrer,
  • Sélectionner le paragraphe du numéro de téléphone,
  • Lui imposer un retrait gauche de 2 cm et souligner son texte,
  • Appliquer un retrait gauche de 8 cm au paragraphe LE DIRECTEUR GENERAL,
  • Passer le texte PS : en gras et souligné,
  • Sélectionner les trois paragraphes du dessous,
  • Cliquer directement sur le bouton Puces du groupe Paragraphe du ruban,
Mise en forme de listes énumérées avec les puces de Word

Cette mise en forme préfixe chaque paragraphe d'une puce que vous ne pouvez pas sélectionner. Ces puces imposent un décalage par défaut réglé par le retrait gauche et le retrait négatif. Le retrait négatif est décalé plus loin sur la règle, de sorte que toutes les lignes suivantes dans une liste énumérée recommencent sous la position de la première ligne. Vous pouvez changer l'apparence de ces puces en déroulant la liste du bouton Puces du ruban. Pour modifier leur position, il suffit d'agir sur les curseurs des retraits comme nous l'avons appris dans cette formation. Ne vous souciez pas du soulignement bleu de certains mots. Word suggère une potentielle faute de grammaire du fait que chaque début de phrase doit commencer par une majuscule. Il s'agit ici d'un courrier spécifique. Ces soulignements ne s'impriment pas. Si toutefois, vous souhaitez les masquer, vous devez cliquer avec le bouton droit sur chaque mot concerné et choisir Ignorer dans le menu contextuel. Le résultat est donné ci-dessous. Vous pouvez encore adapter certaines tailles de police à votre guise.
Présentation professionnelle pour un courrier entreprise



 
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