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Transformer des chaînes de textes avec Excel

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Supprimer selon des positions variables

Cette nouvelle astuce Excel montre comment il est possible de traiter ou corriger des chaînes d'informations.

Nettoyer et corriger des textes avec des fonctions Excel

Dans l'exemple illustré par la capture, nous travaillons sur deux tableaux. Dans le premier, nous purgeons les chaînes de textes de leurs sauts de ligne grâce à une formule très simple. Dans le second, nous isolons uniquement l'information essentielle, celle située après le symbole des deux points (:). Sa position varie selon les cas et c'est là aussi une formule simple qui donne la solution.



Classeur source
Pour la démonstration de ces astuces, nous proposons de récupérer ces tableaux. Ce classeur est constitué de deux feuilles hébergeant les deux tableaux que nous évoquions.



Supprimer les sauts de ligne
Le premier enjeu consiste à pouvoir remettre à plat une information textuelle présentée sur plusieurs lignes. Et cette opération doit intervenir en colonne C du tableau de la feuille Sauts.
  • En bas de la fenêtre Excel, cliquer sur l'onglet Sauts pour activer sa feuille,
La fonction Excel Car permet de reproduire n'importe quel caractère. Avec un code bien précis, elle peut désigner un saut de ligne. Le saut de ligne est effectivement une action au clavier. Il est donc assimilé à un caractère. La fonction Excel Substitue permet de remplacer un caractère par un autre. Nous devons donc imbriquer les deux.
  • Sélectionner la cellule du premier texte à aplanir, soit la cellule C4,
  • Taper le symbole égal (=) pour initier le calcul,
  • Inscrire la fonction de remplacement suivie d'une parenthèse, soit : Substitue(,
  • En premier argument, désigner le texte à corriger en cliquant sur sa cellule B4,
  • Taper un point-virgule (;) pour passer dans l'argument du texte à remplacer,
  • Inscrire la fonction simulant les caractères, suivie d'une parenthèse, soit : Car(,
  • En paramètre, lui passer la valeur 10,
C'est précisément ce code qui désigne un saut de ligne en effet.
  • Fermer la parenthèse de la fonction Car,
  • Taper un point-virgule (;) pour passer dans l'argument du texte de remplacement,
  • Inscrire un espace entre guillemets, soit : " ",
De cette manière, en remontant les textes sur la même ligne, nous séparons les mots des autres par un espace. Cette astuce permet de conserver active la cellule du résultat pour l'exploiter dans la foulée. Comme vous pouvez le voir, le premier texte initialement inscrit sur trois lignes est ramené sur une seule et même ligne. Tous les mots sont effectivement parfaitement séparés les uns des autres par un espace.
  • Cliquer et glisser la poignée de la cellule du résultat sur les deux cellules du dessous,
Transformer les textes sur plusieurs lignes en chaînes sur une seule ligne par formule Excel

Aussitôt, la logique est répliquée. Toutes les chaînes de la première colonne sont traitées et corrigées. La syntaxe complète de la formule que nous avons construite est la suivante :

=SUBSTITUE(B4; CAR(10); "")



Supprimer une information variable
Sur la deuxième feuille de ce classeur, nous devons retranscrire uniquement l'information utile, placée après le symbole des deux points.
  • En bas de la fenêtre Excel, cliquer sur l'onglet Repères pour activer sa feuille,
La fonction Substitue que nous venons d'exploiter permet de remplacer binairement un texte par un autre. Mais dans ce nouveau contexte, nous ne connaissons pas à l'avance l'information à changer. Elle dépend de la position du symbole des deux points (:). C'est la raison pour laquelle Excel propose la fonction Remplacer. Celle-ci permet de spécifier l'information à modifier en définissant les positions des bornes de début et de fin. Dans notre cas, la borne de départ est le premier caractère. La borne de fin est l'emplacement du symbole cherché.
  • Sélectionner la cellule du premier texte à extraire, soit la cellule C4,
  • Taper le symbole égal (=) pour débuter la syntaxe de la formule,
  • Inscrire la fonction de remplacement suivie d'une parenthèse, soit : Remplacer(,
  • Désigner le texte à traiter en cliquant sur la cellule B4,
  • Taper un point-virgule (;) pour passer dans l'argument de l'indice de départ,
  • Saisir le chiffre 1 pour débuter l'analyse à partir du premier caractère,
  • Taper un point-virgule (;) pour passer dans l'argument de la longueur à remplacer,
  • Inscrire la fonction de recherche d'une occurrence suivie d'une parenthèse, soit : Cherche(,
  • Taper le symbole deux point entre guillemets, soit : ":", pour désigner l'élément à chercher,
  • Taper un point-virgule (;) pour passer dans l'argument du texte de recherche,
  • Cliquer de nouveau sur la cellule B4 pour désigner son texte,
  • Puis, fermer la parenthèse de la fonction Cherche,
Ce calcul va retourner la position située juste après le symbole trouvé dans l'expression. Nous partons effectivement de la première lettre. Il va en résulter le nombre de caractères à remplacer. Mais cette position ne considère pas l'espace situé après le symbole des deux points. Nous devons donc nous décaler d'un caractère supplémentaire pour l'ignorer.
  • Ajouter une unité à ce calcul, soit : +1,
  • Taper un point-virgule (;) pour passer dans l'argument du texte de remplacement,
  • Inscrire deux guillemets, soit : "", pour supprimer tout texte situé avec les deux points,
  • Fermer la parenthèse de la fonction Remplacer,
  • Puis, valider la formule à l'aide du raccourci clavier CTRL + Entrée,
Comme vous pouvez le voir, pour la première case, seul le texte (2020) situé après le symbole des deux points est extrait.
  • Tirer la poignée de la formule à la verticale sur les cinq cases du dessous,
Conserver seulement l-information placée après le symbole deux points par formule Excel

Malgré la position variable du symbole, vous constatez que nous parvenons à extraire seulement l'information utile et ce, à l'aide d'une seule formule à la syntaxe relativement simple. La syntaxe complète de la formule que nous avons construite est la suivante :

=REMPLACER(B4;1; CHERCHE(":";B4)+1; "")

 
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