Quelques mots avant ou après avec Excel

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Quelques mots avant ou après

A l'occasion d'une formation passée, nous avions appris à extraire les N derniers mots d'une phrase. Mais en l'absence des fonctions Texte.Avant et Texte.Apres, certes pour une solution universelle, la syntaxe que nous avions livrée s'avérait cependant relativement complexe.



Sur l'exemple illustré par la capture, nous récidivons mais avec de nouveaux moyens. En fonction d'indications numériques placées sur la droite d'un tableau, nous réalisons les extractions des N premiers et N derniers mots, à partir de phrases placées dans des cellules.

Classeurs Excel à télécharger
Nous suggérons d'appuyer l'adaptation sur ce classeur que nous avions utilisé pour démontrer l'ancienne syntaxe.

• Télécharger le classeur quelques-mots.xlsx en cliquant sur ce lien,
• Double cliquer sur le fichier réceptionné pour l'ouvrir dans Excel,
• Puis, cliquer sur le bouton Activer la modification du bandeau de sécurité,

Nous découvrons un tableau entre les colonnes B et D. Les phrases à découper sont placées en colonne B. En fonction d'informations numériques et dynamiques fournies en cellules F4 et F5, nous devons réaliser les extractions des N derniers et N premiers mots de ces phrases, en colonnes C et D. En colonne C, ces N derniers mots sont déjà extraits mais selon la syntaxe complexe que nous avions autrefois bâtie. Pour la consulter, il suffit de cliquer sur la cellule C4 par exemple et de regarder sa barre de formule :

=STXT(B4; TROUVE("-";SUBSTITUE(B4; " "; "-"; NBCAR(B4)-NBCAR(SUBSTITUE(B4; ""; "")) - ($F$4-1)))+1; 100)

Les N premiers
Le délimiteur à utiliser est donc l'espace. Mais pour extraire les N premiers mots, nous devons considérer la position dynamique de ce délimiteur, renseignée en cellule F5. C'est ainsi, à l'aide des trois premiers paramètres de la fonction Texte.Avant, que nous serons en mesure d'extraire une portion bien définie, en début de chaque chaîne.

• Sélectionner la plage de cellules C4:C22,
• Enfoncer la touche Suppr du clavier,

Nous retrouvons ainsi une colonne purgée de ses anciens calculs.

• Cliquer sur la cellule D4 pour la sélectionner,
• Taper le symbole égal (=) pour débuter la construction de la formule,
• Inscrire la fonction pour prélever devant, suivie d'une parenthèse, soit : Texte.Avant(,
• Désigner la première chaîne à partir de laquelle prélever, en cliquant sur sa cellule B4,
• Taper un point-virgule (;) pour passer dans l'argument du délimiteur,
• Inscrire un espace entre guillemets, soit : " ",
• Taper un autre point-virgule (;) pour passer dans le paramètre de la position du délimiteur,
• Désigner cette valeur dynamique en cliquant sur sa cellule F5,
• Figer cette dernière en enfonçant la touche F4 du clavier, ce qui donne : $F$5,

En effet, nous allons répliquer cette formule sur les lignes du dessous pour extraire chaque N premiers mots de chaque cellule (B5, B6 etc...). La position du délimiteur quant à elle ne doit pas bouger. Elle est inscrite en cellule F5 et seulement en cellule F5.

• Fermer la parenthèse de la fonction Texte.Avant,
• Puis, valider la formule par le raccourci clavier CTRL + Entrée,

Ainsi, la cellule du résultat reste active. Et selon la valeur qui est définie par défaut en cellule F5, ce sont bien les trois premiers mots de la cellule qui sont extraits avec succès, avec une syntaxe considérablement plus simple que celle que nous avions construite autrefois.



Une virgule accompagne le troisième mot. En effet, elle lui est attachée et le délimiteur utilisé est ici l'espace. Mais nous pourrions encapsuler le tout dans la fonction Substitue pour éliminer ces quelques parasites potentiels. Si vous cliquez et glissez la poignée de la cellule D4 jusqu'en cellule D22, vous obtenez les extractions des N premiers mots sur la hauteur du tableau.

Bien sûr, si vous modifiez la valeur numérique en cellule F5, vous augmentez ou diminuez le nombre des N premiers mots extraits.

Les N derniers
Pour extraire les N derniers mots, selon l'indication numérique fournie en cellule F4, le procédé est très proche, à deux détails près. Pour extraire à partir de la fin, il n'est plus question d'utiliser la fonction Texte.Avant. C'est la fonction Excel Texte.Apres qui entre en lisse. De plus, il n'est plus question de considérer le énième premier délimiteur mais le énième dernier. Et pour cela, comme nous l'avons appris dans les volets précédents, dans le troisième paramètre de la fonction, il suffit d'entrer une valeur négative, pour partir de la fin.

• Cliquer sur la cellule C4 pour la sélectionner,
• Taper le symbole égal (=) pour initier la syntaxe de la formule,
• Inscrire la fonction pour prélever derrière, suivie d'une parenthèse, soit : Texte.Apres(,
• Désigner le texte à partir duquel prélever en cliquant sur sa cellule B4,
• Taper un point-virgule (;) pour passer dans l'argument du délimiteur,
• Inscrire un espace entre guillemets, soit : " ",
• Taper un point-virgule (;) pour passer dans l'argument de la position du délimiteur,
• Taper le symbole moins (-) pour partir de la fin,
• Puis, spécifier cette position dynamique en cliquant sur la cellule F4,
• Figer cette cellule avec la touche F4 du clavier, pour les mêmes raisons que précédemment,
• Fermer la parenthèse de la fonction Texte.Apres,
• Enfin, valider la formule par le raccourci clavier CTRL + Entrée,

Cette fois-ci, ce sont bien les trois derniers mots qui sont isolés.



Si vous cliquez et glissez la poignée de la cellule C4 jusqu'en cellule C22, vous obtenez bien l'extraction des trois derniers mots pour chaque cellule. Et si vous modifiez la valeur numérique en cellule F4, naturellement le nombre de mots extraits s'adapte en cohérence sur toute la hauteur du tableau.