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Macros Word pour automatiser les taches

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Macros Word - Automatiser les tâches
Les macros dans Word comme dans tout logiciel de la suite Office, permettent d'automatiser les actions. Pour savoir quand créer une macro dans Word, la question à se poser consiste à savoir quelles sont les actions fastidieuses que vous répétez régulièrement dans vos travaux. Alors, un simple clic sur le bouton réalisera l'enchaînement de ces actions en instantané. Vous gagnerez en confort et en temps. Pour l'exemple ici, nous imaginons que nous réalisons une mise en forme spécifique pour nos titres. Nous grossissons la taille des caractères, nous changeons la couleur, nous réalisons un soulignement continu sur la largeur du document grâce aux taquets de tabulations et nous augmentons la distance entre les lettres. Autant de tâches qui se paramètrent à différents endroits et qui coûtent du temps d'autant plus qu'elles sont fréquentes. Voyons donc comment les remplacer une bonne fois pour toute par une macro Word. Pour les manipulations, nous allons partir d'un document existant segmenté en titres. Il s'agit à l'origine du support de formation sur la mise en forme des paragraphes avec Word. Ce support comporte de nombreux titres à la mise en forme plus que sommaire. Nous aimerions un aspect un peu plus abouti afin de faire ressortir les rubriques.

Mise en forme de texte
Nous allons réaliser les premiers réglages tests sur le premier des titres à l'intérieur du document. A cette occasion, nous allons constater que l'enchaînement des manipulations peut s'avérer fastidieux à force de devoir les répéter.
  • Sélectionner le premier sous-titre, Le retrait de première ligne, en cliquant à gauche dans sa marge,
  • Lui attribuer une taille de 12 à l'aide du ruban Accueil,
  • Lui attribuer une couleur rouge,
  • Le souligner,
  • Puis, cliquer sur le bouton d'option de la section Police du ruban Accueil,
Mise en forme de texte avec ruban Accueil Word
  • Dans la boîte de dialogue qui apparaît, cocher la case Petites majuscules,
  • Activer l'onglet Paramètres avancés,
  • Choisir un espacement étendu à l'aide de la liste déroulante,
  • Cliquer sur Ok pour valider ces réglages.
Espaces entre les lettres du texte Word

Vous êtes de retour sur le document. Le texte apparaît en effet en majuscules et la distance entre les lettres a augmenté. Le titre quant à lui est toujours sélectionné.
  • Cliquer à environ 15,5 cm sur la règle horizontale au-dessus du document,
Vous placez ainsi un repère que l'on nomme taquet de tabulation. Le support Word sur les taquets de tabulation vous enseigne leur utilité.
  • Enfoncer la touche Fin du clavier pour placer le point d'insertion à la fin du titre,
  • Puis enfoncer la touche TAB du clavier pour envoyer ce point d'insertion à la position du taquet, soit 15,5cm,
Vous remarquez que cette action a pour effet de prolonger le soulignement sur la largeur définie par le taquet que nous avons posé. La touche TAB est située en haut à gauche du clavier, au-dessus de la touche permettant de verrouiller les majuscules. Elle est matérialisée par deux flèches opposées.
Soulignement continu grâce aux taquets de tabulation

Voilà autant de réglages qui sont personnels mais qui, mis bout à bout, prennent un certain temps à les réaliser. Cette remarque est d'autant plus vraie s'il s'agit d'appliquer régulièrement les mêmes réglages à chaque titre du document. C'est ainsi que naît la nécessité de créer une macro qui, une bonne fois pour toute, attachée à un bouton, réalisera l'ensemble de ces actions en un seul clic.

Création de la macro
La macro, pour réaliser à votre place l'enchaînement des actions doit d'abord enregistrer la procédure. Cela signifie que vous devez lui montrer comment réaliser ces réglages et dans quel ordre. Nous allons donc refaire l'ensemble de ces manipulations sur un autre titre présélectionné, en ayant enclenché préalablement l'enregistrement. Il est à noter qu'une macro ne peut cependant pas reproduire certaines actions, comme les effets ou habillages d'images, en tous cas, tant qu'on ne passe pas par le code VBA.
  • Sélectionner dans un premier temps le titre suivant, Le retrait gauche, situé en page 2,
La macro ne doit en effet enregistrer que les actions que nous réalisons sur le texte. Elle ne doit pas enregistrer le fait que nous sélectionnons un texte précis. Car si tel était le cas, à chaque exécution, elle sélectionnerait de nouveau le même texte alors que nous souhaitons qu'elle agisse sur un nouveau texte sélectionné au moment de l'enclencher.
  • Cliquer ensuite sur le ruban Affichage pour l'activer,
  • Tout à fait à droite du ruban, cliquer sur la flèche du bouton Macros,
  • Dans la liste, cliquer sur Enregistrer une macro,
  • Dans la boîte de dialogue, lui attribuer un nom sans espace ni accent,
  • Avec la liste, Enregistrer la macro dans, choisir le document en cours,



Ainsi, comme il s'agit d'un essai, la macro ne sera disponible qu'avec ce document. Si vous choisissez, Tous les documents, la macro sera fonctionnelle pour tout nouveau document Word. Il s'agit de bien trier les besoins afin de ne pas saturer la bibliothèque de macros inutiles.
Créer une macro dans Word
  • Cliquer ensuite sur Ok pour débuter l'enregistrement,
A partir de ce point, Word vous enregistre. Vous devez donc exécuter les opérations strictement nécessaires afin que la macro les reproduise à l'identique.
  • Reproduire les réglages de mise en forme précédents, taille 12, soulignement, couleur rouge,
  • Puis, à l'aide du bouton d'option de la section Police, cocher Petites majuscules et définir l'espacement sur Etendu,
  • Valider par ok,
  • Placer un taquet de tabulation à environ 15,5 cm sur la règle horizontale,
  • Enfoncer la touche Fin puis la touche TAB,
Voilà c'est fini en ce qui concerne les manipulations que doit retenir la macro. Nous ne devons pas en faire une de plus car l'enregistrement est toujours en cours. Il faut le stopper.
  • Activer le ruban Affichage,
  • Cliquer sur la flèche du bouton Macros et choisir Arrêter l'enregistrement dans la liste,
Fin de la création de la macro Word

Voilà la macro existe mais elle paraît bien virtuelle à ce stade. La première question qui se pose est de savoir comment l'utiliser dorénavant. En réalité il reste une étape. Pour la matérialiser, nous devons créer un bouton que nous associerons à la macro. Ainsi lorsque nous cliquerons sur le bouton, elle s'exécutera.

Création du bouton pour exécuter la macro
Cette phase est beaucoup plus simple que dans les anciennes versions de Word.
  • Cliquer sur le ruban Fichier tout à fait en haut à gauche de la fenêtre,
  • Choisir ensuite la rubrique Options tout à fait en bas de la liste,
  • Dans la boîte de dialogue qui suit, choisir la rubrique Barre d'outils Accès rapide,
  • Avec la liste Catégories suivantes, choisir la catégorie Macros,
Du coup, votre macro apparaît dans la liste du dessous.
  • La sélectionner puis cliquer sur le bouton Ajouter au centre de la boîte de dialogue,
La macro bascule ainsi dans la liste de droite. Cela signifie qu'elle sera disponible dans la barre d'accès rapide, au-dessus des rubans au même titre que les fonctions pour Enregistrer, Annuler et Rétablir.
  • Cliquer sur le bouton Modifier en bas de cette liste pour lui attribuer une image,
  • Choisir une image dans la boîte de dialogue qui apparaît et cliquer sur Ok,
Création du bouton pour la macro avec une image
  • Cliquer de nouveau sur Ok pour valider la boîte de dialogue des Options Word.
Nous venons de matérialiser notre macro par un bouton. Elle est désormais disponible dans la barre d'accès rapide au-dessus des rubans. Il ne reste plus qu'à la tester.
Bouton macro au-dessus des rubans de Word
  • Sélectionner le titre suivant dans le document en cliquant dans sa marge gauche,
  • Cliquer sur le bouton de la macro,
Vous remarquez que tous les réglages que nous avions mis du temps à définir s'appliquent en un clin d'oeil. Si vous devez l'appliquer sur tous les autres titres, et pour tous les documents à venir, d'une part vous gagnerez beaucoup de temps et d'autre part vous vous assurerez de toujours reproduire à l'identique cette mise en forme, question de charte. La fonction première d'une macro est donc bien d'automatiser des tâches récurrentes.

Visual Basic - VBA Word
Les macros peuvent se créer par le code à l'aide du langage Visual Basic. Pour les développeurs cette technique permet de largement repousser les limites des macros. Tout ou presque peut être automatisé ainsi. On peut même concevoir de mini applications dans Word grâce au langage de programmation. Mais sachez qu'une macro automatique, telle que nous l'avons conçue est bel et bien transcrite dans ce le langage. C'est ce que nous allons voir.
  • Activer le ruban Affichage,
  • Cliquer sur la flèche du bouton Macros,
  • Choisir Afficher les macros dans la liste,
  • Sélectionner la macro que vous avez créée et cliquer sur le bouton Modifier,
Vous basculez dans l'éditeur de code Visual Basic. Le code que vous voyez est celui qui retranscrit toutes les actions que vous avez réalisées pendant l'enregistrement. Pour ceux qui veulent apprendre ce langage, cette méthode constitue une très bonne façon de débuter.
Editeur de code Visual Basic pour les macros Word

Selection est un Objet qui désigne le texte ou le paragraphe sélectionné. Font est l'une de ses propriétés pour désigner la police du texte sélectionné. Et Size est une propriété dérivée de la propriété Font de l'objet Selection. Ainsi réglée à 12 (.Size = 12) signifie que nous réglons la taille de la police du texte sélectionné sur 12 pt. Essayons de modifier la couleur du texte à l'aide de la ligne .Color = wdColorRed. Red désigne le rouge pour la propriété dérivée Color de la propriété Font de l'objet Selection.
  • Remplacer wdColorRed par wdColorGreen,
  • Puis enregistrer les modifications par CTRL + S,
  • Fermer la fenêtre de l'éditeur de code,
  • Sélectionner un titre qui n'a pas encore été mis en forme,
  • Cliquer de nouveau sur le bouton de la macro,
Tous les réglages sont de nouveaux répliqués à la différence près que sa couleur change. C'est cette toute petite modification dans le code qui provoque cette incidence. Vous voyez qu'il peut s'agir d'un moyen très simple pour apprendre ce langage.




 
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