Interdire l'ajout de champs en mode feuille de données

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Limiter les champs de tables

Avec ce premier volet, nous attaquons une longue série d'astuces Access. Au fil des épisodes, nous découvrirons des fonctionnalités et techniques parfois précieuses, souvent intéressantes et quelques fois plus futiles. Ces astuces peuvent intervenir sur les tables, les formulaires, les requêtes ou encore les macros et les états. Et nous allons débuter par une découverte fort simple mais qui n'est pas dénuée d'intérêt.

• Une petite base de données est proposée au téléchargement,

Au fil de la conception d'une application, l'administrateur cherche à verrouiller et à protéger au mieux la base de données. Pour une exploitation pérenne, les utilisateurs Lambda ne doivent pas avoir accès au mode conception des objets. Mais malgré cela, les tables proposent naturellement de créer de nouveaux champs. Cette astuce montre comment brider cette action de modification de structure.

La petite base de données proposée au téléchargement offre deux tables nommées Commerciaux et Ventes.

• Dans le volet de Navigation, double cliquer sur la table Commerciaux,

Nous l'affichons ainsi en mode Feuille de données. Même si ce n'est pas l'objectif d'une table, cette dernière peut ainsi être alimentée. Chaque commercial est décrit sur sa civilité, son nom et son prénom.



Et précisément après ce dernier champ, vous constatez qu'une nouvelle colonne se propose. Si vous la renseignez, un nouveau champ se crée automatiquement avec un nom attribué par défaut. Et si vous cliquez sur la flèche de son entête, vous notez qu'il est même possible de définir son type de données. Cette fonctionnalité doit être neutralisée pourqu'un utilisateur Lambda n'endommage pas la structure de la table, même par inadvertance.

Remarque : Si vous ouvrez la table Ventes en mode Feuille de données, cette fonctionnalité n'est pas proposée. Cette table n'offre aucune clé primaire. Elle est donc destinée à être liée à une autre table. Et c'est le cas ici, elle dépend de la table Commerciaux. Elle archive tous les chiffres réalisés par chacun des vendeurs. C'est la raison pour laquelle cette option n'intervient pas.

Voyons désormais comment interdire cet ajout de champ à la volée.

• En haut de la fenêtre Excel, cliquer sur l'onglet Fichier,
• Tout en bas de la liste des propositions, choisir Options,
• Dans la boîte de dialogue qui apparaît, sélectionner la catégorie Base de données active,
• Puis décocher la case dont l'intitulé est le suivant :

Autoriser les modifications de structure des tables en mode Feuille de données.



C'est aussi simple que cela, mais l'option est néanmoins bien cachée.

• Cliquer sur le bouton Ok pour valider ce réglage,

De retour sur la table, vous notez néanmoins qu'il est toujours possible de créer de nouveaux champs à la volée. Et le phénomène persiste même si vous la fermez et la rouvrez. Il s'agit d'un paramétrage d'initialisation de la base. Pour qu'il soit pris en compte, celle-ci doit être fermée puis rouverte.

• En haut à droite de la fenêtre Access, cliquer sur la croix pour fermer la base de données,
• Dans le dossier de téléchargement, double cliquer sur le fichier pour la rouvrir,
• Puis, dans le volet Navigation, double cliquer sur la table Commerciaux,

Nous revenons en mode Feuille de données. Et cette fois comme vous pouvez le voir, la fonctionnalité d'insertion de champs a disparu. Elle a été neutralisée.