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Extraire une ligne sur deux avec une requête Access

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Extraire une ligne sur deux

Pour des raisons diverses et variées, nous pourrions être amenés à devoir procéder à l'extraction des données une ligne sur deux, soit par lignes paires ou par lignes impaires. Sur des chiffres d'affaires par exemple, l'intérêt pourrait être de consolider les informations une année sur deux.



Source et procédure
Une petite source de données nous attend pour la mise en place de cette nouvelle astuce Access.
  • Télécharger le fichier chiffres-annees.rar en cliquant sur ce lien,
  • Le décompresser dans le dossier de votre choix,
  • Double cliquer sur le fichier résultant pour l'ouvrir dans Access,
  • Puis, cliquer sur le bouton Activer le contenu du bandeau de sécurité,
Comme l'indique le volet de navigation, cette petite base de données n'offre qu'un objet pour l'instant. Il s'agit d'une table et elle se nomme ca.
  • Double cliquer sur son nom pour l'afficher en mode Feuille de données,
Table Access des chiffres d-affaires par années et par mois

Des chiffres d'affaires réalisés sont archivés pour chaque mois de plusieurs années. L'année est renseignée dans le premier champ de cette table. Et nous souhaiterions bâtir une requête capable de n'extraire que les chiffres d'une année sur deux. Bien sûr, nous imaginons agir sur un nombre d'années beaucoup plus conséquent. Mais pour l'exemple, cette table fera parfaitement l'affaire.
  • Cliquer sur la croix de l'onglet pour fermer la table,
  • En haut de la fenêtre Access, cliquer sur l'onglet Créer pour activer son ruban,
  • Dans la section Requêtes du ruban, cliquer sur le bouton Création de requête,
Comme la table ca est la seule dans cette base de données, elle est sélectionnée par défaut dans la boîte de dialogue qui suit.
  • Cliquer sur le bouton Ajouter puis sur le bouton Fermer,
De fait, nous l'ajoutons dans l'éditeur de requête dans sa représentation schématisée.
  • Dans la représentation schématisée de la table, double cliquer sur le symbole de l'étoile,
Cette action a pour effet d'intégrer tous les champs à restituer lors de l'extraction. Ils sont certes représentés sous forme compactée.

Symbole étoile de requête Access pour représenter tous les champs de la table



Dans la colonne vierge qui suit, nous devons créer ce champ calculé capable de ne restituer qu'une ligne sur deux.
  • Enregistrer la requête (CTRL + S) sous le nom UnSurDeux,
  • Dans la colonne vide à droite, taper la syntaxe suivante : 1sur2:[Année] Mod 2,
Nous nommons ce champ calculé : 1sur2. Il porte donc bien son nom. Conformément à la syntaxe Access, nous le faisons suivre du symbole deux points (:) pour annoncer l'opération à suivre. Cette opération est exercée sur le champ Année, nécessairement inscrit entre crochets. Elle calcule le modulo 2 de chaque année. En d'autres termes, elle restitue le reste de la division de l'année par 2. Si l'année est impaire, le reste de la division par 2 vaut 1. Si elle est paire en revanche, le reste vaut 0.
  • Enregistrer la requête (CTRL + S) et cliquer sur le bouton Exécuter à gauche du ruban Créer,
Repérer les enregistrements pairs et impairs dans un champ calculé de requête Access



Comme vous pouvez le voir, grâce à ce champ calculé, chaque année paire est identifiée par le chiffre 0 tandis que chaque année impaire est identifiée par le chiffre 1. La solution est donc triviale pour filtrer les enregistrements une ligne sur deux. Dans la zone Critères du champ calculé, il suffit d'inscrire l'un de ces deux chiffres pour ne conserver que l'alternance souhaitée.
  • Tout à fait à gauche du ruban Accueil, cliquer sur le bouton Affichage,
Nous revenons ainsi dans la vue en conception de la requête.
  • Dans la zone Critères su champ 1sur2, taper le chiffre 0,
Critère sur champ calculé de requête Access pour extraire uniquement les lignes paires

Nous souhaitons donc conserver uniquement les années paires à l'extraction. Et nous ne souhaitons pas visualiser les résultats du champ calculé. Il doit uniquement servir de filtre.
  • Décocher la case de la zone Afficher pour ce champ calculé,
  • Enregistrer les modifications puis exécuter la requête,
Filtrer les lignes et années paires ou impaires avec une requête Access

Seules les années paires subsistent effectivement.

 
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