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Extraire les premiers meilleurs résultats avec Access

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Extraire les premiers meilleurs résultats

Pour des bilans simplifiés et évidents, il est judicieux de n'extraire que les N premiers ou N derniers résultats. Cette astuce Access montre à quel point il est trivial de limiter ces extractions et de les manipuler à notre guide.



Source et procédure
Nous proposons de travailler à partir d'une petite source de données existante.
  • Télécharger le fichier premieres-valeurs.rar en cliquant sur ce lien,
  • Le décompresser dans le dossier de votre choix,
  • Double cliquer sur le fichier résultant pour l'ouvrir dans Access,
  • Cliquer sur le bouton Activer le contenu du bandeau de sécurité,
  • Dans le volet de navigation, double cliquer sur la requête r_primes,
Requête de synthèse Access pour consolider les ventes réalisées avec calcul conditionnel de primes

Nous l'affichons ainsi en mode Feuille de données. Il s'agit d'une requête de synthèse que nous avons bâtie à l'occasion d'une précédente astuce. Elle consolide toutes les ventes effectuées par les commerciaux, dont les informations sont regroupées pour chacun sur une seule et même ligne. Puis, elle réalise le calcul conditionnel d'une prime, grâce à la fonction VraiFaux.

Désormais, nous souhaitons limiter cette extraction, seulement aux cinq meilleurs vendeurs. Il s'agit donc des cinq commerciaux ayant réalisé les meilleurs chiffres d'affaires.
  • Tout à fait à gauche du ruban Accueil, cliquer sur le bouton Affichage,
Nous basculons ainsi dans la vue en conception de la requête. Pour la manipulation à suivre, la feuille de propriétés est nécessaire. Si elle n'est pas visible dans votre environnement, vous devez cliquer sur le bouton Feuille de propriétés tout à fait à droite dans le ruban contextuel Créer.
  • Cliquer sur un emplacement vide de l'éditeur en dehors de la grille de requête,
Ainsi, nous désignons la requête dans sa globalité. Et désormais, la feuille de propriétés propose de régler ses attributs.
  • Déployer la liste déroulante de son attribut Premières valeurs,
  • Dans la liste, choisir le chiffre 5 pour n'extraire que les 5 premiers,
Propriété de requête Access pour extraire seulement les premiers résultats



Comme vous le constatez, il est aussi possible de définir ces valeurs limitantes en pourcentage. Bien sûr, nous pouvons tout aussi bien les saisir pour une limitation personnalisée.
  • Enregistrer les modifications avec le raccourci clavier CTRL + S par exemple,
  • Puis, cliquer sur le bouton Exécuter à gauche dans le ruban Créer,
De retour en mode Feuille de données, le résultat ne répond pas à nos attentes. Certes, seuls cinq commerciaux sont extraits, mais il ne s'agit pas des cinq meilleurs.

Extraire uniquement quelques enregistrements avec une requête Access

La raison est pourtant simple et évidente. Ce sont les premiers champs qui sont utilisés comme référents, celui de la civilité et du nom en l'occurrence et pas celui des ventes consolidées. Pour caler l'extraction sur les meilleurs chiffres, l'astuce est triviale. Elle consiste à organiser un tri sur le champ SommeDev_montant.
  • Dans le ruban Accueil, cliquer sur le bouton Affichage pour revenir en conception,
  • Puis, double cliquer à deux reprises dans la zone Tri du champ v_montant,
Tri numérique pour extraire seulement les premiers meilleurs résultats par requête Access

Ainsi, nous basculons son état une première fois sur Croissant puis finalement sur Décroissant. En classant les ventes de la plus grande à la plus petite et en extrayant seulement les cinq premiers résultats, nous devrions obtenir la liste limitée aux cinq meilleurs vendeurs.
  • Enregistrer les modifications et cliquer sur le bouton Exécuter dans le ruban Créer,
Extraction des premières plus grandes valeurs avec une requête Access de regroupement



En mode Feuille de données, le résultat est effectivement conforme à nos attentes. Si nous avions choisi un tri croissant sur ce champ des ventes, nous aurions obtenu à l'inverse la liste des cinq moins bons vendeurs. Cette astuce est donc intéressante pour afficher une vue restreinte à étudier selon les besoins. Et d'ailleurs, nous allons démontrer que nous pouvons encore affiner les résultats de cette requête. Désormais, nous souhaitons connaître les cinq meilleures femmes commerciales.
  • Dans le ruban Accueil, cliquer sur le bouton Affichage pour revenir en conception,
  • Dans la zone Critères du champ c_civ, saisir le texte : Madame,
Critère de requête Access sur les plus grandes données à extraire

Ce champ ne peut en effet accueillir que deux valeurs, soit Madame, soit Monsieur.
  • Enregistrer les modifications et cliquer sur le bouton Exécuter dans le ruban Créer,
Extraire seulement les meilleurs résultats avec critère Access

Nous obtenons bien la vue souhaitée. Seules les cinq meilleures vendeuses sont extraites et affichées. Si vous affichez le mode SQL de la requête, vous constatez que c'est la clause TOP qui permet cette extraction restreinte. Nous l'avions d'ailleurs démontrée à l'occasion de la présentation de ce langage dans une autre formation.

 
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