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Les formulaires interactifs dans Word

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Les formulaires interactifs dans Word

Dans cette formation, nous allons voir qu'il est possible d'intégrer des formulaires dans des documents Word. L'objectif est de permettre aux destinataires de répondre à des questions précises, de façon ergonomique, par le biais de contrôles graphiques, tandis que le reste du document est verrouillé, donc protégé. Les formulaires permettent ainsi de réaliser des sondages, des enquêtes ou encore des coupons réponses commerciaux afin de faciliter le tri et la consolidation des données recueillies. En guidant le destinataire dans ses réponses par le biais de cases à cocher ou de listes déroulantes par exemple, la société émettrice évite les réponses disparates desquelles il serait compliqué de tirer des enseignements.



Questionnaire coupon réponse avec Formulaires Word

Dans l'extrait de la capture ci-dessus, la société émettrice compte notamment connaître le nombre de personnes qui participeront à l'inauguration, afin de calibrer au mieux l'opération. Des cases à cocher permettent de définir sans ambiguïté, la participation du destinataire à l'événement. Une liste déroulante permet de définir au plus juste le nombre de personnes accompagnatrices. Enfin un contrôle Calendrier retourne une date précise au format standard. Tous ces éléments combinés permettent de récolter à l'issue, des données calibrées et simples à interpréter. De plus, du point de vue du destinataire, l'ergonomie et la simplicité l'engagent plus volontiers à participer au jeu des réponses. Les formulaires permettent donc ainsi d'optimiser les retours.

Les champs de formulaire
Les champs de formulaire sont ces contrôles graphiques interactifs qui vont permettre de guider l'utilisateur précisément dans ses choix et réponses. Ils doivent être insérés dans un courrier modèle en regard de chaque question posée ou de chaque complément d'information demandé. La nature de chaque contrôle dépendra de la nature de la réponse attendue. Par exemple, s'il s'agit de connaître la civilité de la personne, deux cases à cocher (Une pour Monsieur, une pour Madame) feront l'affaire. S'il s'agit de choisir parmi plusieurs options proposées, une liste déroulante permettra de valider le choix du destinataire parmi les autres possibilités. Bien sûr ces éléments doivent être insérés à des endroits précis dans un courrier qui guide l'utilisateur. Document Word, courrier modèle pour formulaire

Il s'agit d'une société, Paranet, qui réalise une opération commerciale. Et, pour que cette opération soit un succès, elle décide d'inviter un grand nombre de clients potentiels. Mais afin de bien maîtriser son budget, elle a besoin de connaître en retour, le nombre de personnes susceptibles de participer à l'inauguration. Les informations de ce courrier, déjà mis en forme, sont statiques et donc identiques pour chaque destinataire. Il convient d'y ajouter les éléments dynamiques et interactifs, les champs de formulaire. Pour cela, nous avons besoin d'un ruban spécial, le ruban Développeur. Mais ce ruban n'est pas disponible par défaut, il faut l'activer. La technique est similaire dans tous les logiciels Office. D'ailleurs, le support de formation pour débuter la programmation en VBA Excel énonce ce procédé. Mais rassurez-vous, ici il n'est nulle question de programmation.
  • Cliquer sur l'onglet Fichier en haut à gauche de la fenêtre Word,
  • Dans la liste, vers le bas, choisir la rubrique Options,
  • Dans la boîte de dialogue qui suit, cliquer sur la catégorie Personnaliser le ruban dans la liste de gauche,
  • Dans la liste tout à fait à droite, cocher la case Développeur,
  • Valider ces réglages par Ok,
Afficher le ruban Développeur de Word pour les champs de formulaire

De retour sur le document, vous visualisez la présence de l'onglet Développeur.
  • Cliquer sur cet onglet pour activer le ruban Développeur,
Dans la section Contrôles du ruban, vous notez la présence des différents éléments dynamiques. Ainsi sont proposées des cases à cocher, des zones de saisie, des listes déroulantes et bien d'autres champs de formulaire.
Contrôles graphique du ruban Développeur pour formulaires Word

Ce sont ces éléments que nous allons insérer dans le document, en fonction des réponses à récolter, pour le rendre interactif. Pour commencer, dans le coupon, les deux informations à récupérer concernent le nom et le prénom du destinataire. Deux zones de saisie feront l'affaire car il n'est pas possible de mieux guider l'insertion d'informations libres, si ce n'est par des indications, que nous allons paramétrer à l'aide des propriétés des champs de formulaire.
  • Cliquer sur le bouton Mode Création du ruban Développeur,
Cette fonctionnalité permet de faciliter la conception du formulaire. Il conviendra de la désactiver à l'issue pour pouvoir verrouiller et protéger le document.
  • Dans la partie du coupon, placer le point d'insertion sur le paragraphe vide situé sous : Vos nom et prénom :,
  • Dans le ruban Développeur, cliquer sur le deuxième contrôle Aa (Contrôle du contenu de texte brut),
Vous remarquez l'insertion d'une zone délimitée par des balises et un cadre. En mode exécution, cette zone permettra la saisie du nom de l'utilisateur. Il existe un autre contrôle Aa que nous n'avons volontairement pas choisi : Contrôle du contenu de texte enrichi. A la différence du premier, il permet les retours à la ligne et les tabulations au clavier, ce que nous ne souhaitons pas.
Zone de texte pour saisie dans formulaire Word

Le contrôle étant toujours actif :
  • Dans le ruban Développeur, cliquer sur le bouton Propriétés,
  • Dans la boîte de dialogue qui suit, taper le texte Votre nom dans la zone Titre,
  • Puis, sélectionner Balise de début/Fin dans la zone Afficher en tant que,
  • Valider ces réglages par Ok,
Réglages et propriétés des contrôles de formulaire Word

En remplaçant le Style Cadre englobant par Balise de début/fin, nous obtenons un contrôle plus explicite et plus facile à manipuler. Notez que nous aurions pu accéder aux propriétés de ce champ de formulaire par clic droit. Mais cette remarque est vraie lorsque le mode création est activé, car le bouton Création du ruban Développeur est enclenché.
  • Remplacer le texte de ce contrôle par Saisissez votre nom,
  • Placer le point d'insertion après ce champ de formulaire, sur la même ligne et enfoncer la barre d'espace,
  • Insérer de nouveau un Contrôle du contenu de texte brut (Aa),
  • Cliquer sur le bouton Propriétés du ruban Développeur,
  • Dans la boîte de dialogue, saisir Votre prénom dans la zone Titre,
  • Puis, sélectionner Balise de début/Fin dans la zone Afficher en tant que,
  • Valider ces réglages par Ok,
  • Remplacer le texte par défaut de ce contrôle par : Saisissez votre prénom,
Champs de saisie pour formulaire Word



Nous obtenons le résultat présenté par la capture ci-dessus avec des indications sans équivoque, pour guider l'utilisateur dans le remplissage des premiers éléments du formulaire.

Les champs de formulaire suivants doivent être plus restrictifs afin de guider précisément l'utilisateur. Ils offriront le double avantage de permettre une récolte simple et précise des résultats pour l'organisme émetteur. Ainsi pour la question sur le nombre de personnes, nous allons proposer un choix multiple par le biais d'une liste déroulante. Le destinataire ne pourra fournir d'autres réponses que celles qui lui sont proposées. Pour la question sur la présence, deux possibilités s'offrent. Donc deux cases à cocher permettront à l'utilisateur de répondre le plus simplement du monde, en cliquant sur l'un ou l'autre choix.
  • Placer le point d'insertion à la fin du paragraphe suivant : Nombre de personnes vous accompagnant :,
  • Réaliser le raccourci MAJ + Entrée pour créer un saut de ligne et rester dans le même paragraphe,
Le support de Formation sur les raccourcis clavier dans Word enseigne des astuces précieuses pour gagner en efficacité. Le raccourci MAJ + Entrée pour créer un saut de ligne en fait partie.
  • Dans la section Contrôles du ruban Développeur, cliquer sur le bouton Contrôle du contenu de zone de liste déroulante,
  • Puis, cliquer sur le bouton Propriétés du ruban Développeur,
  • Dans la boîte de dialogue, régler la zone Afficher en tant que sur Balise de début/Fin,
  • Dans la liste, en bas de la boîte de dialogue, sélectionner la ligne Choisissez un élément,
  • Puis cliquer sur le bouton Supprimer sur la droite, pour l'enlever de la liste,
  • Cliquer ensuite sur le bouton Ajouter et saisir le texte 1 Personne dans la zone Titre puis valider par Ok,
  • Réitérer cette opération pour ajouter les propositions 2 Personnes, 3 Personnes et 4 Personnes,
  • Valider ces réglages par Ok,
  • Modifier le texte par défaut du contrôle par : Choisissez le nombre,
  • Cliquer sur le bouton Création du ruban pour le désactiver et tester le formulaire,
Lorsque vous cliquez sur le contrôle que vous venez de créer, vous notez l'apparition d'une flèche sur la droite, qui vous invite à dérouler la liste. Lorsque vous cliquez sur cette flèche, toutes les propositions s'affichent. Seule l'une d'entre elles peut être choisie. Elle s'affiche alors en lieu et place du champ de formulaire. Nous avons donc réussi à créer une liste déroulante à choix multiples tout à fait fonctionnelle. Nous allons poursuivre l'implémentation des champs dans le coupon.
Liste déroulante à choix multiples dans formulaire Word
  • Activer de nouveau le mode Création depuis le ruban,
  • Placer le point d'insertion après le mot Essayage, plus bas dans le coupon,
  • Enfoncer la barre d'espace,
  • Puis, cliquer sur le bouton Case à cocher du ruban,
  • Cliquer ensuite sur le bouton Propriétés du ruban,
  • Dans la boîte de dialogue, régler la zone Afficher en tant que sur Balise de début/Fin,
  • Valider ce réglage par Ok,
  • Double cliquer sur les balises encadrant ce champ pour le sélectionner intégralement,
  • Réaliser le raccourci clavier CTRL + C pour le copier,
  • Placer le point d'insertion à la fin de la ligne (Touche Fin) pour l'autre proposition,
  • Enfoncer la barre d'espace,
  • Coller ce champ de formulaire par le raccourci clavier CTRL + V,
Nous obtenons ainsi une copie parfaite de la case à cocher avec les réglages de propriétés que nous avons définis.
  • Désactiver le mode création depuis le ruban,
  • Cliquer sur l'une des cases pour constater qu'elle se coche, en guise de réponse,
Case à cocher pour choix de réponse dans questionnaire Word
  • Cliquer de nouveau sur la case pour la décocher,
  • Puis réactiver le mode création car la construction du formulaire n'est pas terminée,
Il est à noter que rien n'empêche l'utilisateur de cocher les deux cases s'il le souhaite. Mais c'est ainsi que fonctionnent les cases à cocher des formulaires. Il existe cependant un contrôle avancé qui permet de restreindre ce choix. Il s'agit des cases d'options. Ces contrôles sont fréquemment utilisés conjointement avec la programmation VBA sur les userform notamment. Le support de formation sur la facturation Excel en VBA explique comment manipuler ces formulaires graphiques avec différents contrôles.

Quoiqu'il en soit, si vous insérez une case d'option dans le document Word et que vous cliquez sur le bouton Propriétés du ruban Développeur, vous notez l'apparition d'un volet des propriétés pour ce contrôle. Si pour chaque case d'option ainsi insérée, vous réglez la propriété GroupName sur le même nom, le fait de cliquer l'une, décochera toutes les autres. Il s'agit donc de la solution pour éviter que l'utilisateur coche plusieurs cases à la fois.

Malgré cette parenthèse, illustrée par la capture ci-dessous, nous allons conserver les cases à cocher, plus conventionnelles, que nous avons insérées précédemment.
Cases options formulaire Word VBA pour choix unique à cocher

Il reste deux champs de formulaire à incorporer. Le premier doit permettre à l'utilisateur de définir une date facilement, grâce à un contrôle graphique calendrier. Le second est une simple zone de saisie en texte brut, autorisant les retours chariots, pour permettre à l'utilisateur de saisir une information longue.
  • Placer le point d'insertion sur le paragraphe vierge après la question sur la date,
  • Dans le ruban Développeur, cliquer sur le Contrôle du contenu de sélecteur de date,
  • Cliquer ensuite sur le bouton Propriétés du ruban Développeur,
  • Dans la boîte de dialogue, régler la zone Afficher en tant que sur Balise de début/Fin,
  • Puis, choisir un format Date longue comme l'illustre la capture ci-dessous,
  • Valider ces réglages par Ok,
Choisir une date dans un contrôle calendrier de formulaire Word

De retour sur le document du formulaire Word, si vous désactivez le mode Création, à l'activation du contrôle Calendrier, vous notez l'apparition d'une flèche sur la droite. Lorsque vous cliquez dessus, un calendrier graphique, calé sur la date du jour, apparaît. Il ne reste plus à l'utilisateur, qu'à cliquer visuellement sur la date de son choix.
  • Placer le point d'insertion sur le dernier paragraphe vierge du coupon,
  • Cliquer sur le Contrôle du contenu de texte brut dans le ruban Développeur,
  • Cliquer sur le bouton Propriétés du ruban pour personnaliser cette zone de saisie,
  • Dans la boîte de dialogue, régler la zone Afficher en tant que sur Balise de début/Fin,
  • Cocher la case Autoriser les retours chariots et valider ces réglages par Ok,
  • Remplacer le texte par défaut de la zone par : Veuillez saisir vos suggestions (Facultatif),
Tous les champs de formulaire ont été insérés pour faciliter l'interaction avec le destinataire et inciter sa participation au questionnaire. Avant de finaliser l'opération, nous souhaiterions appliquer une légère mise en forme, de manière à ce que le nom du participant apparaisse en gras. La manipulation n'est pas si anodine que cela, elle doit être précise.
  • Sélectionner l'intégralité de la première zone de saisie (Votre nom), en double cliquant sur sa balise sur la gauche,
Si vous cliquez une simple fois, seul le contenu du contrôle est sélectionné. Si bien que si vous lui appliquez une mise en forme, elle ne sera pas respectée lors de l'exécution du formulaire. Tandis que lorsque vous double cliquez sur la balise du contrôle, vous constatez que la sélection s'étend à l'intégralité du champ de formulaire.
  • Cliquer sur le bouton G du ruban Accueil ou réaliser le raccourci CTRL + G,
Mettre en forme un champ de formulaire Word



Verrouiller et protéger le formulaire Word
Avant d'envoyer ce document, par mailing list par exemple, il doit être verrouillé et protégé. Le destinataire ne doit avoir accès qu'aux zones qui lui sont dédiées, les champs de formulaire.
  • Désactiver le mode création dans le ruban Développeur,
  • Cliquer sur le bouton Restreindre la modification de la section Protéger du ruban,
Le volet Restreindre la modification s'affiche sur la droite de l'espace de travail. Nous n'allons pas cocher la première case : Limiter la mise en forme à une sélection de styles. En effet, ce réglage empêcherait au style gras de s'appliquer sur la zone de saisie Nom, car il ne s'agit pas d'un style de mise en forme Word. De plus nous n'avons affecté aucun Style aux champs de formulaire. C'est un choix qui peut se définir dans la boîte de dialogue Propriétés des contrôles.
  • Cocher la case de l'étape 2, Restrictions de modifications,
  • Dans la liste déroulante de cette section, choisir Remplissage de formulaire,
Il s'agit en effet du seul mode proposé dans la liste, permettant à la fois de protéger l'intégralité du document, tout en proposant de personnaliser les informations par le biais des champs de formulaire, qui restent actifs. Vous remarquez dès lors que le bouton pour activer la protection devient disponible.
  • Cliquer sur le bouton Oui, activer la protection,
  • Dans la boîte de dialogue qui suit, taper un mot de passe et le confirmer,
  • Valider par Ok,
Verrouiller et protéger formulaire Word par mot de passe

Le formulaire est fin prêt, tout à fait fonctionnel et protégé. Il peut donc être livré à l'ensemble des destinataires pour lancer la promotion et commencer à récolter les retours sur le questionnaire. Vous êtes le seul à pouvoir modifier la trame de ce document, grâce au mot de passe que vous avez tapé.

Si vous essayez de sélectionner un texte ou un paragraphe sur le document, vous n'y parvenez pas. Il n'est pas possible de le modifier. Seuls les champs de formulaire sont accessibles. D'ailleurs la zone Nom est active par défaut. La touche Tabulation permet de passer au champ suivant dans un formulaire, afin de faciliter son remplissage. Vous pouvez saisir les informations dans les zones de saisie, sélectionner une préférence dans la liste déroulante, faire un choix en cochant une case et choisir une date avec le calendrier.
Enquête Word, questions et réponses, avec les formulaires
 
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