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Mise en forme conditionnelle sur formulaire Access

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Indicateurs visuels dynamiques

Les résultats sont d'autant plus parlants quand ils sont accompagnés de jeux d'icônes ou de couleurs pour les interpréter rapidement et facilement.

Interpréter rapidement les résultats sur un formulaire Access grâce à des jeux de couleurs adaptés dynamiquement aux valeurs numériques

Sur le formulaire exemple illustré par la capture, nous étudions les résultats des commerciaux. Ils sont listés par enregistrements séparés. Dès lors qu'un objectif n'est pas atteint, les contrôles du formulaire se parent d'une couleur rouge foncée. Dans le cas contraire, ils arborent un vert clair de bon aloi. Ces indicateurs visuels sont particulièrement efficaces. C'est dynamiquement qu'ils rendent compte de la situation. Il n'est plus nécessaire de scruter et comparer les données pour interpréter les résultats. Ils apportent donc confort et gain de temps.

Base de données source
Pour la démonstration de cette nouvelle astuce, nous proposons d'appuyer nos travaux sur une base de données offrant ce formulaire.
  • Télécharger le fichier alertes-visuelles.rar en cliquant sur ce lien,
  • Le décompresser dans le dossier de votre choix,
  • Double cliquer sur le fichier résultant pour l'ouvrir dans Access,
  • Puis, cliquer sur le bouton Activer le contenu du bandeau de sécurité,
  • Dans le volet de navigation, double cliquer sur le formulaire f_com pour l'exécuter,
Les résultats du premier commercial apparaissent. Ils sont au nombre de 14 comme le mentionne l'indication dans la petite barre de navigation en bas de la fenêtre Access.

Résultats des commerciaux sur formulaire Access

Ce formulaire f_com a donc été conçu sur la table Commerciaux.

Indicateurs dynamiques de couleurs
C'est la comparaison entre le chiffre réalisé et l'objectif fixé qui nous intéresse. Ces données sont inscrites dans les deux dernières zones. Lorsque le chiffre dépasse l'objectif, nous devons appliquer une couleur verte. Le rouge est préconisé lorsque le chiffre n'atteint pas 80% de l'objectif fixé. Dans le cas restant, soit lorsque le chiffre est légèrement inférieur à l'objectif, entre 80 et 100%, nous proposons d'appliquer une couleur orange. Ces signalétiques renseigneront rapidement sur les résultats de chacun. Comme trois cas sont à considérer, trois règles de mise en forme conditionnelle sont nécessaires.
  • A gauche du ruban Accueil, cliquer sur la flèche du bouton Affichage,
  • Dans la liste des propositions, choisir le mode création,
Nous basculons ainsi dans la vue en conception du formulaire. Vous constatez que les deux dernières zones de saisie se nomment respectivement com_ca et com_obj. C'est par leurs noms que nous pourrons les désigner dans la syntaxe de la règle de mise en forme conditionnelle. Nous devons comparer les valeurs qu'elles portent. Et selon le cas, ce sont tous les contrôles qui doivent réagir dynamiquement. Nous devons donc les sélectionner explicitement avant d'agir.
  • Dans la section Détail du formulaire, tracer un rectangle recoupant les six zones,
Sélectionner plusieurs contrôles ensemble sur un formulaire Access pour appliquer une mise en forme conditionnelle

Les cinq zones de saisie et la liste déroulante sont sélectionnées ensemble indépendamment de leur étiquette.
  • En haut de la fenêtre Access, cliquer sur l'onglet contextuel Format pour activer son ruban,
  • Dans la section Contrôler la mise en forme, cliquer sur Mise en forme conditionnelle,
  • Dans la boîte de dialogue qui suit, cliquer sur le bouton Nouvelle règle,
  • Dans la nouvelle boîte de dialogue, déployer la première liste déroulante et choisir Expression,
  • Dans la zone de saisie sur sa droite, construire la syntaxe suivante : [com_ca]<0,8*[com_obj],
Comme vous le savez, les champs se désignent entre crochets dans la syntaxe Access. Nous cherchons donc à vérifier le cas où le chiffre réalisé (com_ca) est inférieur à 80% de l'objectif fixé (com_obj). Si cette condition est constatée, les contrôles sélectionnés doivent se parer d'un rouge foncé.
  • En dessous de la syntaxe, cliquer sur la flèche du pot de peinture,
  • Dans la palette de couleurs, choisir un rouge foncé,
  • Pour la couleur de police sur sa droite, choisir un gris très clair,
  • Puis, cliquer sur le bouton G pour appliquer un style Gras,
Règle Access de mise en forme conditionnelle pour repérer en couleur les mauvais résultats

Un petit aperçu rend instantanément compte des réglages opérés.
  • Cliquer sur le bouton Ok pour revenir sur la boîte de dialogue précédente,
La règle y apparaît effectivement listée.
  • Cliquer sur le bouton Nouvelle règle pour envisager le deuxième cas,
  • Avec la première liste déroulante, choisir l'option Expression,
  • Dans la zone sur sa droite, taper la syntaxe suivante : [com_ca]<[com_obj],
Cette fois, nous cherchons simplement à savoir si le chiffre réalisé est inférieur à l'objectif. Comme la première règle est prioritaire dans la chronologie, si le chiffre n'est pas inférieur à 80% de l'objectif et que cette seconde règle est vérifiée dans le même temps, nous savons qu'il est compris entre 80 et 100% de l'objectif. Dans ces conditions, la couleur orange doit dominer.
  • Choisir un orange assez clair avec le pot de peinture,
  • Choisir un orange foncé pour la couleur du texte et appliquer un style gras,
Faire ressortir en couleur les champs sur un formulaire Access selon un critère numérique
  • Cliquer sur le bouton Ok pour valider la création de la règle,
  • De retour sur la première boîte de dialogue, cliquer de nouveau sur le bouton Nouvelle règle,
  • Avec la première liste déroulante, choisir l'option Expression,
  • Dans la zone de saisie sur sa droite, construire la syntaxe suivante : [com_ca]>[com_obj],
C'est donc le critère inverse au précédent qui est posé. Lorsque le chiffre d'affaires dépasse l'objectif, c'est une note positive qui doit jaillir.
  • Avec le pot de peinture, choisir un vert assez clair,
  • Puis définir un vert foncé et un style gras pour la police,
  • Cliquer alors sur le bouton Ok pour valider la création de la règle,
Liste des règles de mise en forme conditionnelle pour faire ressortir dynamiquement les contrôles en couleur sur un formulaire Access

De retour sur le gestionnaire de règles, vous constatez qu'elles sont toutes trois énumérées dans l'ordre où vous les avez créées.
  • Cliquer sur le bouton Ok pour revenir sur le formulaire Access,
  • L'enregistrer à l'aide du raccourci clavier CTRL + S,
  • Puis, l'exécuter à l'aide de la touche F5 du clavier,
Le premier commercial apparaît effectivement en vert puisque son score dépasse l'objectif. Sans lire les données, nous savons instantanément que son contrat est rempli. Si vous faites défiler les commerciaux avec la petite barre de navigation, vous observez l'alternance des couleurs selon le cas : Rouge pour un chiffre inférieur à 80% de l'objectif et orange entre 80 et 100%. Si vous changez une valeur, comme celle de l'objectif, vous constatez que la couleur globale s'ajuste automatiquement et instantanément au nouveau contexte.

Indicateurs dynamiques de couleur en fonction des scores sur formulaire Access

 
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