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Importer les données dans un autre formulaire Access

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Transmettre les données entre formulaires

Cette nouvelle astuce Access tient à démontrer comment il est possible de récupérer les valeurs d'un formulaire depuis un autre formulaire.

Transmission de données et de paramètres entre deux formulaires Access

Dans l'exemple illustré par la capture, nous consultons les résultats des commerciaux d'une entreprise par le biais d'un premier formulaire. Au clic sur un bouton, un autre formulaire s'affiche récoltant toutes les données de l'enregistrement en cours de consultation depuis le premier formulaire. La vocation de ce second formulaire est d'entreprendre des modifications sur les informations du commercial ainsi récupéré.



Source et présentation
Avant de débuter les démonstrations, nous proposons de réceptionner une base de données offrant des réglages avancés et ces formulaires.
  • Télécharger le fichier recuperer-autre-formulaire.rar en cliquant sur ce lien,
  • Le décompresser dans le dossier de votre choix,
  • Double cliquer sur le fichier résultant pour l'ouvrir dans Access,
  • Puis, cliquer sur le bouton Activer le contenu du bandeau de sécurité,
  • Dans le volet de navigation, double cliquer sur le formulaire f_com pour l'exécuter,
  • A l'aide de la barre de navigation en bas de l'écran, atteindre par exemple le 4ème commercial,
Mise en forme conditionnelle sur formulaire Access en fonction des résultats et des chiffres

Comme vous le constatez, tous les contrôles se parent d'une couleur rouge foncé.

Ils indiquent que les résultats de ce commercial ne sont pas suffisants par rapport à l'objectif fixé. Nous avons développé cette solution dans une précédente astuce. Et pour cela, nous avons construit des règles de mise en forme conditionnelle consistant à comparer le chiffre d'affaires développé par le commercial avec l'objectif fixé et propre à chacun.
  • Cliquer alors sur le bouton Modifier,
Un formulaire d'authentification se dresse. Avant d'atteindre le formulaire de modification, il est question de vérifier que la personne est habilitée et donc qu'elle est en possession du mot de passe administrateur.
  • Dans la zone de saisie, taper le mot de passe : abc123,
Mot de passe encrypté pour accéder au formulaire Access de modification

Comme vous pouvez le voir, celui-ci est encrypté. Il s'agit aussi d'une solution que nous avons apportée à l'occasion d'une astuce précédente.
  • Cliquer alors sur le bouton Valider,
Comme le mot de passe est reconnu, l'affichage du formulaire de modification est commandé. Mais à ce stade et comme vous pouvez le constater, ses champs sont vides. Son rôle est de récupérer les informations en cours de consultation depuis le premier formulaire pour permettre leur modification.

Formulaire Access pour récupérer les données à modifier du formulaire appelant



Transmettre des données entre formulaires
Pour que le formulaire appelé récupère les informations du formulaire appelant, l'astuce consiste à bâtir des expressions de correspondance entre les contrôles respectifs. Hormis la première zone de saisie du formulaire f_modif, tous les contrôles portent les mêmes noms. Ils sont issus de la table Commerciaux : com_civilite, com_nom, com_prenom, com_ca et com_obj.
  • Fermer le formulaire f_modif puis fermer le formulaire f_com,
  • Dans le volet de navigation, cliquer droit sur le formulaire f_modif,
  • Puis, dans la liste des propositions, choisir le mode création,
  • Sur le formulaire en conception, cliquer sur la deuxième zone de saisie : com_civilite,
Cette zone de texte doit récupérer l'information sur la civilité dans le contrôle du même nom, com_civilite, issu du formulaire appelant f_com. Pour bâtir l'expression de correspondance, le générateur d'expression est d'une efficacité redoutable.
  • Activer l'onglet Données de la feuille de propriétés,
  • Cliquer sur le petit bouton à l'extrémité droite de la propriété Source contrôle,
Etablir la correspondance entre les champs de deux formulaires Access

Cette action a pour effet d'afficher le générateur d'expression.
  • Déployer l'arborescence de la liste de gauche jusqu'à atteindre le formulaire f_com,
  • Dans la liste du centre, double cliquer sur le contrôle com_civilite,
L'expression de correspondance se bâtit ainsi naturellement dans la partie supérieure du générateur d'expression : Formulaires![f_com]![com_civilite]. L'information du champ du même nom est ainsi prélevée depuis le formulaire f_com pour être rapatriée dans le contrôle com_civilite du formulaire f_modif.
  • Cliquer sur le bouton Ok du générateur d'expression pour valider la syntaxe,
Expression de correspondance pour relier deux formulaires Access



De retour sur le formulaire, vous notez que la syntaxe est parfaitement inscrite dans le champ com_civilite. Plutôt que de répliquer le processus pour les autres contrôles, nous suggérons de coller cette syntaxe en adaptant simplement le nom du champ ciblé. Dans la propriété Source contrôle, adapter respectivement les autres syntaxes comme suit :
  • Pour le champ com_nom : =[Formulaires]![f_com]![com_nom],
  • Pour le champ com_prenom : =[Formulaires]![f_com]![com_prenom],
  • Pour le champ com_ca : =[Formulaires]![f_com]![com_ca],
  • Pour le champ com_obj : =[Formulaires]![f_com]![com_obj],
Il ne nous reste plus qu'à tester la validité de ces expressions de correspondance.
  • Enregistrer le formulaire (CTRL + S) puis le fermer,
  • Dans le volet de navigation, double cliquer sur le formulaire f_com pour l'exécuter,
  • Avec la barre de navigation en bas de la fenêtre, atteindre par exemple le sixième commercial,
  • Cliquer alors sur le bouton Modifier,
  • Dans le formulaire d'accès qui se déclenche, taper le mot de passe : abc123,
  • Puis, cliquer sur le bouton Valider,
Comme vous pouvez le voir, le formulaire de modification s'affiche en restituant parfaitement les informations récoltées depuis le formulaire f_com. Le but est désormais de permettre de modifier l'objectif du commercial pour l'actualiser dans la table source. Et nous le verrons, il s'agit du sujet de l'astuce à venir.

 
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