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Détecter les lignes répondant à une ou plusieurs conditions

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Repérer sur un critère parmi plusieurs

Avec cette nouvelle astuce Excel, nous allons voir comment repérer facilement des lignes d'un tableau à la recherche de plusieurs critères qui ne doivent pas être forcément recoupés. Lorsque la ligne porte l'une des valeurs énumérées, elle doit surgir automatiquement en couleur.



Classeur source
Nous proposons d'appuyer l'étude sur une base de données d'articles vestimentaires. Nous découvrons un tableau relativement long constitué de deux colonnes. Les références des articles sont inscrites en première rangée tandis que les désignations apparaissent en seconde rangée.

Tableau Excel pour rechercher un critère parmi plusieurs

Une colonne vierge, intitulée Réponses, est placée sur la droite. Elle doit livrer les résultats des tests. Le principe est de repérer les lignes de ce tableau comportant au moins l'un des mots clés recherchés. Certes, nous pourrions engager classiquement la fonction de dénombrement Nb.Si dans une fonction Ou non exclusive. Mais la syntaxe serait relativement longue et le terme d'astuce ne serait pas justifié.



Détecter les lignes de l'un des critères
Ici, l'idée consiste à passer une matrice des termes recherchés dans la zone de critère de la fonction Nb.Si. En sommant les résultats de ce test, rangés dans les colonnes de la matrice de retour, nous saurons si la ligne répond favorablement lorsque le résultat retourné est supérieur à zéro.
  • Sélectionner la cellule du premier test à livrer en cliquant sur la case E4,
  • Taper le symbole égal (=) pour initier la syntaxe de la formule,
  • Puis, inscrire la fonction d'addition suivie d'une parenthèse, soit : Somme(,
  • Inscrire alors la fonction de dénombrement conditionnel suivie d'une parenthèse, soit : Nb.Si(,
  • Indiquer la première désignation à tester en cliquant sur sa cellule C4,
  • Puis, taper un point-virgule (;) pour passer dans l'argument du critère,
C'est ici que l'astuce réside. Ce n'est pas seulement une condition que nous souhaitons vérifier, mais une multitude de critères potentiels dont la liste peut s'allonger à souhait. Et pour l'exemple, nous souhaitons repérer les lignes de cette base pour lesquelles la désignation contient le mot Lin ou le mot Cuir ou encore le mot Lacet. Et nous allons le voir, cette astuce permet de considérer aussi les enregistrements recoupant plusieurs de ces mots à la fois sans bien sûr ignorer ceux n'en comptant qu'un seul.
  • Construire dès lors la matrice suivante : {"* Lin *";"* Cuir *";"* Lacet *"},
Ce sont les accolades qui signent cette matrice de termes énumérés. Vous notez l'emploi du caractère générique ou WildCard avec le symbole de l'astérisque. Placé avant et après chaque mot, il indique à la fonction de dénombrement de ne pas se soucier de ce qui est placé avant ou après. Seule la présence du terme mentionné compte. Remarque : La présence des espaces avant et après chaque mot n'est pas superflue ici. L'idée est de ne pas détecter les désignations comprenant par exemple le mot Mousseline qui lui-même englobe le terme Lin. Si la désignation venait à commencer ou à se terminer par le mot Lin, alors il suffirait de remplacer ce critère par les deux suivants : "*Lin *";"* Lin*". L'espace est ainsi placé une fois avant et une fois après.

C'est ainsi que la fonction de test va répondre par une matrice de booléens comme par exemple {1;1;0} lorsque la désignation contient à la fois le mot Lin et le Mot Cuir. Dès lors, la fonction Somme en additionnant ces valeurs, livrera on ne peut plus explicitement son verdict.
  • Fermer la parenthèse de la fonction Nb.Si,
  • Puis, fermer la parenthèse de la fonction Somme,
  • Ajouter le critère d'inégalité suivant : >0,
  • Enfin, valider la formule par le raccourci clavier CTRL + Entrée pour garder la cellule active ,
La première sentence tombe (Faux) et elle est fort logique dans la mesure où la première désignation ne comporte aucun des mots clés énumérés.
  • Cliquer et glisser la poignée du résultat jusqu'en bas du tableau, soit jusqu'en cellule E247,
Comme vous pouvez le voir, les enregistrements concordants surgissent instantanément en vert. Vous le réalisez d'autant mieux en faisant défiler les lignes vers le bas.

Surligner en couleur les lignes en fonction de plusieurs critères

C'est une règle de mise en forme conditionnelle prédéfinie sur le tableau qui permet de faire ressortir les lignes pour lesquelles le résultat du test est sanctionné par la valeur Vrai dans la colonne des réponses. Vous pouvez facilement la consulter. Pour cela, après avoir sélectionné l'une des cellules du tableau, il suffit de cliquer sur le bouton Mise en forme conditionnelle dans la section Styles du ruban Accueil. Ensuite, il s'agit de choisir l'option Gérer les règles en bas de la liste des propositions. Dès lors, en cliquant sur le bouton Modifier pour accéder à la syntaxe et aux jeux de couleurs associés : =$E4=VRAI.

Mise en forme conditionnelle Excel pour repérer les lignes des critères en couleur

Il existe cependant une contrainte à cette astuce :

=SOMME(NB.SI(C4;{"* Lin *";"* Cuir *";"* Lacet *"}))>0

Les termes des critères doivent être inscrits en dur. Il n'est pas possible de désigner des cellules, donc des variables. En revanche, elle simplifie considérablement la syntaxe pour des résultats épatants. Elle offre donc beaucoup de souplesse à l'adaptation quand il est question de déceler les enregistrements répondant favorablement à une toute autre panoplie de mots clés.

 
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