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Date de Rendez-vous disponible la plus proche

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Rendez-vous le plus proche

Avec cette nouvelle astuce Excel qui serait utile pour les médecins notamment, nous allons voir comment repérer le premier créneau disponible dans un planning des rendez-vous.

Trouver le premier rendez-vous disponible dans un planning par formule Excel

Sur l'exemple illustré par la capture, l'utilisateur tape la date de la demande de rendez-vous, dans une zone de saisie, sur la droite d'un calendrier relatant les créneaux horaires déjà réservés. A validation, la date du premier créneau disponible surgit dans une cellule placée trois cases en-dessous. Et grâce à elle, une mise en forme conditionnelle déclenche une couleur de repérage immanquable sur ce premier rendez-vous disponible.

Classeur Excel à télécharger
Pour développer cette solution, nous proposons d'appuyer l'étude sur un classeur offrant ce calendrier des réservations de dates. Nous trouvons bien le tableau des rendez-vous. Pour l'exemple, lorsqu'un créneau horaire est réservé, sa case est marquée du texte Rdv. Elle est vierge en revanche lorsque la plage horaire est encore disponible. L'utilisateur saisit une date de demande de rendez-vous au format date, en cellule J6. C'est une formule matricielle triviale qui doit livrer la prochaine date du premier créneau disponible dans le planning. Une mise en forme conditionnelle qui doit utiliser cette date calculée, est déjà en place sur le tableau. Nous proposons de la découvrir.
  • Cliquer sur une cellule du tableau, par exemple C6,
  • Dans la section Styles du ruban Accueil, cliquer sur le bouton Mise en forme conditionnelle,
  • En bas des propositions, choisir l'option Gérer les règles,
Le gestionnaire de règles apparaît. Il livre la syntaxe de la mise en forme bâtie : =ET($B6=$J$9;C6=""). Il dévoile aussi la couleur qui est susceptible de se déclencher sur les cellules honorant ses critères. Dans cette règle, ce sont deux conditions qui doivent être réunies. La correspondance doit être observée entre la date analysée dans la colonne des dates et la date trouvée par la formule en cellule J9. Et dans le même temps, une case doit être vide sur la ligne de cette date.
  • Cliquer sur le bouton Fermer du gestionnaire pour revenir sur la feuille Excel,
Pour simplifier la construction de la formule matricielle, des noms ont été attribués à différentes plages. Elles seront ainsi plus faciles à désigner. Vous pouvez le constater en déployant la zone Nom en haut à gauche de la feuille Excel.

Noms des plages de cellules pour simplifier la construction de la formule matricielle Excel

La plage Rdv représente toutes les cellules des créneaux horaires à marquer de la mention Rdv. La plage nommée dates représente la première colonne du tableau, celle des dates.

Extraire la date libre la plus proche
Pour mettre en place ce raisonnement matriciel, une double condition doit être observée premièrement sur la matrice des Rendez-vous (Rdv) et deuxièmement sur la matrice des dates (première colonne). Toutes les cellules vont être passées en revue tour à tour dans ce raisonnement matriciel. Si pour une date supérieure à celle demandée (dates>J6), une plage horaire est vide (Rdv=""), nous devons restituer une matrice isolant la date concordante, noyée dans un nuage de booléens.
  • Cliquer sur la cellule J9 pour la sélectionner,
  • Taper le symbole égal (=) pour initier la syntaxe de la formule matricielle,
  • Inscrire la fonction rendant le plus petit nombre, suivie d'une parenthèse, soit : Min(,
  • Inscrire alors la fonction conditionnelle suivie d'une parenthèse, soit : Si(,
  • Puis, cliquer sur le bouton de l'assistant fonction à gauche de la barre de formule,
Assistant fonction Excel pour aider à trouver le premier rendez-vous disponible le plus proche

En répondant par des matrices de valeurs, il va nous aider à comprendre le déroulement et l'issue de la formule d'extraction à construire.
  • Dans la zone Test_logique, ouvrir une parenthèse pour accueillir la matrice conditionnelle,
  • Désigner la plage des rendez-vous par son nom, soit : Rdv,
  • Puis, taper le critère suivant : ="",
Nous le savons, dans une formule matricielle, ce sont toutes les cellules désignées qui sont analysées tour à tour. Et dans ce cas, nous cherchons premièrement à isoler celles dont les cases sont vides et qui pourraient correspondre à un rendez-vous à prendre, si d'aventure la date n'était pas trop éloignée de la demande. Et pour le savoir, nous allons recouper cette matrice avec une seconde matrice conditionnelle exerçant son critère, précisément sur la date initiale.
  • Fermer la parenthèse de la matrice conditionnelle,
  • Taper le symbole de l'astérisque (*) pour annoncer le recoupement à suivre,
  • Ouvrir une nouvelle parenthèse pour la seconde matrice conditionnelle,
  • Désigner la plage des dates par son nom, soit : dates,
  • Puis, inscrire le critère suivant : >J6,
  • Fermer alors la parenthèse de cette seconde matrice conditionnelle,
Matrice de booléens repérant les dates concordantes dans la formule Excel

Comme vous pouvez le voir sur la droite de la zone Test_logique, l'assistant répond par une matrice de chiffres alternant les 1 et les 0. Les chiffres 1 identifient simplement les positions des cases concordantes. Il s'agit donc de celles qui sont à la fois vides et pour lesquelles la date est supérieure à celle de la demande. Mais comme ce calcul est embarqué dans la fonction Min, nous n'allons conserver que la plus petite, soit la date du rendez-vous le plus proche. Et pour cela, il s'agit de lui confronter la matrice des dates dans la branche Alors de la fonction Si.
  • Dans la zone Valeur_si_vrai, désigner la plage de dates par son nom, soit : dates,
Instantanément, vous voyez apparaitre une matrice de résultats en bas à droite de la zone Valeur_si_faux. Il s'agit d'un mélange de booléens (FAUX) et de numéros de séries. Ces numéros de séries traduisent les dates repérées et concordantes avec les deux critères. La date doit être supérieure et la case Rdv doit être vide. Comme cette matrice résultante est embarquée dans la fonction Min, il va en découler le numéro de série le plus petit, soit la date la plus proche pour le prochain rendez-vous disponible par rapport à la date de la demande.

Isoler la date disponible la plus proche par formule Excel
  • Valider la formule matricielle par le raccourci clavier CTRL + MAJ + Entrée,
  • Puis, valider la demande de correction effectuée par Excel,
En effet, la parenthèse fermante de la fonction Min est manquante et c'est ainsi que nous l'ajoutons. Comme vous pouvez le voir, la date la plus proche pour le prochain créneau horaire disponible tombe et ses cases sont instantanément illuminées dans le tableau grâce à la règle de mise en forme conditionnelle qui exploite désormais cette date extraite.
  • En cellule J6, taper la date suivante : 06/10/2022 et valider par la touche Entrée,
Trouver le prochain rendez-vous disponible par formule Excel

Comme le planning des réservations est bien garni après cette date, la formule livre la prochaine échéance encore disponible quatre jours plus tard. Et c'est avec plaisir que l'utilisateur peut fournir le premier créneau horaire, surligné en jaune, encore non rempli.

 
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