Application VBA de facturation avec gestion des stocks

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Créer une application de facturation en VBA Excel

Ce développement VBA Excel est constitué de 7 cas pratiques. Ils permettent de construire une application complète de facturation des clients avec gestion des stocks.

Module 1 sur 7 : Gestion des clients et produits



L'objectif de ce premier développement VBA Excel est de permettre à l'utilisateur de définir les articles et les clients à facturer par le biais de listes déroulantes. Elles doivent être remplies automatiquement des informations de bases de données Excel grâce au code Visual Basic. Vous débutez ainsi les travaux d'une application Excel de gestion et de facturation des clients. Une interface doit offrir à l'utilisateur la possibilité de désigner le client à facturer et les produits achetés. Un bouton doit autoriser la création d'un nouveau client à archiver en base de données. Dans les prochaines étapes, vous alimenterez la facture, toujours par le code VBA.

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Module 2 sur 7 : Villes et codes postaux



Ce développement VBA Excel consiste à créer une liste déroulante auto ajustée des communes. Celles-ci doivent être importées en fonction du code postal saisi pour le client. Vous poursuivez donc la conception de l'application Excel de gestion et de facturation. Pour plus d'ergonomie à la création d'un nouveau client, une liste de choix doit se nourrir automatiquement des informations liées. Vous déclenchez un code VBA Excel sur l'événement détecté du changement de valeur dans la cellule spécifiée. Vous parcourez la base de données pour construire une plage de cellules des villes extraites. Vous nommez cette plage et vous la retravaillez grâce à la fonction Excel Decaler. C'est ainsi qu'elle varie en hauteur selon le nombre de villes importées. Dès lors, vous exploitez ce nom comme source de données pour enrichir et ajuster la liste déroulante avec les communes précisément attachées au code postal.

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Module 3 sur 7 : Approvisionner les stocks



Vous devez maintenant actualiser les quantités en stock. Ces références sont inscrites en base de données Excel. Un traitement Visual Basic doit être déclenché au clic sur un bouton de la feuille. Vous peaufinez donc la construction de l'application de gestion et de facturation des clients. Il s'agit de mettre à jour le stock de la référence désignée, en fonction de la quantité approvisionnée. Pour cela, vous développez un traitement itératif sur la base de données à la recherche du code article concordant. Lorsqu'il est trouvé, la cellule de son stock doit s'indexer en fonction la valeur mentionnée par l'utilisateur.

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Module 4 sur 7 : Ajouter des articles à la facture



Dans cette quatrième étape, vous devez rendre fonctionnelle la construction des commandes clients. Les éléments clés sont les références articles en base de données et les quantités renseignées à l'achat. Bien sûr, chaque montant total hors taxes doit être consolidé. C'est un code VBA Excel qui doit chercher la référence en base de données et qui doit rapatrier les informations associées. Les articles doivent être insérés les uns en-dessous des autres avec des couleurs alternées une ligne sur deux. Le montant total peut être consolidé grâce à l'utilisation d'une variable publique. Avec une règle de validité stricte posée sur le champ de la quantité, vous veillez à ce que cette dernière ne dépasse pas la valeur disponible en stock.

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Module 5 sur 7 : Gestion des articles en cours d'achat



Il arrive parfois que des articles soient achetés ou insérés par erreur. L'opérateur doit être en mesure de supprimer une référence désignée, avec réactualisation du montant total, afin de ne pas devoir tout refaire. Vous devez donc lui permettre de retirer des produits de la commande avant validation de la facture.

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Module 6 sur 7 : Archiver la facture client



Dans cette avant dernière étape, vous devez aboutir le processus consistant à archiver et valider les commandes des clients. Les éléments de la commande doivent être enregistrés pour des raisons de traçabilité notamment. A chaque achat, vous devez veiller à ce que les stocks soient parfaitement actualisés en base de données. Enfin, vous devez créer un code VBA pour éditer la facture au format PDF et l'archiver dans la source d'informations des clients.

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Module 7 sur 7 : Traçabilité des commandes



Pour finaliser l'application, vous devez construire une console de gestion des commandes clients. Elle doit permettre d'extraire les factures PDF sur des critères recoupés comme la date, le nom du client ou encore son identifiant. Vous bâtissez donc un code VBA Excel capable de chercher et d'importer instantanément les éléments correspondant aux besoins spécifiés par ces conditions recoupées. Les factures mises en page doivent être accessibles par liens cliquables.

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